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Una herramienta útil para verificar el desempeño del proyecto
En materia de Gestión de Proyectos existen muchas herramientas y técnicas que se pueden emplear para verificar su desempeño. El estado de salud del proyecto es una de esas herramientas.
Las buenas prácticas señalan que se debe controlar el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, los riesgos, entre otros aspectos de los proyectos, mediante el empleo de diferentes métricas.
Las organizaciones deben adaptar a sus necesidades las herramientas y técnicas que emplearán para controlar los diferentes aspectos de sus proyectos. El estado de salud del proyecto es uno de esos aspectos.
En el 6to. Congreso de Gerencia de Proyectos llevado a cabo por el Project Management Institute – Capítulo Venezuela (julio de 2012), se contó con la participación de Harold Kerzner, una de las voces más destacadas del mundo en lo que a Gestión de Proyectos se refiere.
Kerzner, indicó en este Congreso que para reportar el éxito del proyecto se deben emplear mediciones o indicadores de rendimiento. Resaltó, que se deben incluir métricas para la revisión de su salud, que muestren la imagen del estado de salud del proyecto.
Cómo medir el Estado de Salud del Proyecto
Utiliza una encuesta
Como herramienta para determinar el estado de salud de un proyecto se puede emplear una encuesta como parte de los procesos de monitoreo y control.
Esta encuesta puede contener una serie de preguntas relacionadas con diversos aspectos, que permiten evaluar la salud de los proyectos de una forma integral.
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Entre algunos aspectos que se pueden considerar en esta encuesta se tienen, por ejemplo, los siguientes:
- Compromiso del nivel de dirección y ejecutivos de la empresa con el proyecto.
- Cumplimiento del plan de comunicaciones.
- Expectativas / beneficios que cubre o genera el proyecto.
- Satisfacción con el equipo del proyecto.
- Aplicación de una metodología de Gestión de Proyectos.
- Aplicación de modelos de Gestión del Cambio Organizacional.
- Desviación del cronograma.
- Documentación de problemas e incidentes.
- Formalización de los cambios del proyecto.
- Cumplimiento de los criterios de aceptación.
- Recursos asignados al proyecto.
- Habilidades, motivación y cumplimiento del equipo del proyecto.
- Aplicación de la gestión de riesgos en el proyecto.
- Seguimiento de la gestión financiera.
- Entre otros.
Utiliza los colores del semáforo
Esta encuesta se puede responder empleando los colores del semáforo. Por ejemplo, si se estás evaluando el compromiso del nivel de dirección y ejecutivos de tu empresa con el proyecto, las respuestas serían:
Rojo: no existe compromiso
Amarillo: parcialmente comprometidos
Verde: muy comprometidos
Realiza cálculos ponderardos
- Cada resultado seleccionado toma un valor. Por ejemplo: Rojo = 1, Amarillo = 2 y Verde = 3.
- El valor luego es multiplicado por un factor o peso de acuerdo a la importancia que tenga el aspecto evaluado en tu organización.
- Finalmente, se suman los resultados obtenidos y se establece el rango de valores para los cuales el proyecto se considera saludable. De esta forma se determina si el proyecto está:
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