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Un elemento clave en la Gestión del Cambio Organizacional
Un aspecto importante de la Gestión del Cambio es la evaluación del impacto organizacional que generan los proyectos.
En tal sentido, esta evaluación se debe realizar tomando en cuenta los cambios que se producen en:
Los procesos
- Cuando cambian los procesos surge una nueva forma de gestionarlos. Entonces, puede resultar recomendable realizar la comparación del proceso actual (as is) con el diseño del nuevo proceso (to be).
- Esto permitirá que las personas de la organización identifiquen fácilmente los cambios generados, los nuevos términos empleados y visualicen las mejoras obtendidas.
- Resultaría muy conveniente si esta comparación de los procesos actuales versus los futuros, es realizada por una persona asignada al proyecto que pertenezca a la empresa.
- Los cambios de los procesos deben ser considerados en los manuales de normas y procedimientos de la organización.
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La estructura organizativa
- Cuando la estructura organizativa de una empresa se ve afectada por un proyecto se deben realizar los ajustes correspondientes en los departamentos, tales como:
- Funciones.
- Descripciones de cargos.
- Ubicación del personal de acuerdo a las nuevas necesidades de la organización, originadas por los cambios que genera el proyecto.
La tecnología
- Afectada por los cambios de los procesos, productos o servicios incluidos dentro del alcance del proyecto o porque el proyecto corresponde a un cambio tecnológico en sí mismo, ameritando:
- Ajustes de la misma.
- Definición de los accesos.
- Permisos y funciones que tendrán los usuarios o miembros de la organización en su interacción con esta tecnología.
Las personas
- Afectadas por los cambios generados en los procesos, estructura organizativa y tecnologías.
- Requerirán estar informadas sobre los cambios que vivirán como consecuencia del proyecto.
- Deben ser capacitados en la forma cómo se llevarán a cabo los nuevos procesos, productos o servicios, así como en la manera como interactuarán con la tecnología.
- Adicionalmente, en términos de los cambios de la estructura organizativa deben ser informadas sobre:
- Dónde quedarán ubicados (cargos y unidades).
- Cuáles responsabilidades asumirán.
- Cuáles competencias o capacidades técnicas requerirán para el desarrollo de su trabajo.
La cultura:
- Cambiada por el producto o resultado del proyecto, como consecuencia de las variaciones en:
- Los procesos.
- La estructura.
- La tecnología.
- Las nuevas competencias del personal.
- Los nuevos comportamientos de las personas afectadas por el proyecto.
El equipo de Gestión del Cambio
Se puede observar que son muchos los cambios o impactos organizacionales que puede producir un proyecto, por tanto, el equipo de gestión del cambio como parte de la evaluación del impacto organizacional, debe establecer los planes de acción correspondientes para los impactos identificados.
El adecuado manejo de estos impactos inicide de manera positiva en la motivación y compromiso de los interesados del proyecto.
El equipo de gestión del cambio del proyecto, debe incluir dentro de las actividades del cronograma un adecuado plan de capacitación y de comunicaciones, a fin de minimizar los riesgos de fracaso del proyecto, preparar a la organización para el cambio y disminuir la resistencia al cambio de las personas.
El equipo de gestión del cambio, también puede valerse de herramientas como el Mapa de Impacto Organizacional para realizar parte de la evaluación del impacto del cambio.
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El entorno genera impactos en las empresas y sus proyectos
Además de los proyectos el entorno puede generar impactos en las empresas. Este impacto puede afectar las estrategias y los proyectos empresariales, las cuales deben ser evaluadas para determinar si siguen siendo pertinentes.
Como parte de esta evaluación podrán surgir nuevos proyectos, los cuales afectarán a los procesos, a la estructura organizativa, la tecnología, las personas y la cultura.
En la actualidad los cambios del entorno generan mucha incertidumbre en las empresas, que incluso pueden conllevar al cambio del modelo de negocios de las mismas. Si te interesa este tema te invito a leer nuestro interesante artículo ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas, desarrolla estrategias de éxito.
