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Las estrategias para el éxito del proyecto
En los proyectos que emprende una organización se deben definir las estrategias más adecuadas para su implementación exitosa.
Estas estrategias deberían ser definidas en cada proyecto por el equipo de gestión del cambio, en conjunto con los patrocinadores, miembros del equipo del proyecto e interesados clave.
Las estrategias del proyecto deben ser establecidas de manera clara y utilizadas para abordarlo, a fin de lograr sus objetivos de la mejor manera.
Estas estrategias representan la forma como la organización transitará del estado actual al estado deseado, o los que es lo mismo, cómo se ejecutará el proceso de cambio que el proyecto persigue o genera.
Elementos a considerar para la definición de las estrategias
La definición de las estrategias del proyecto debe tomar en consideración lo siguiente:
- Los lineamientos estratégicos (planificación estratégica).
- La cultura organizacional.
- El impacto que genera el cambio previsto del proyecto sobre la organización (cantidad de personas, tecnologías, procesos o servicios impactados).
- Los conocimientos que se tengan sobre el tópico que aborda el proyecto.
- Los recursos disponibles.
- El uso que se le dará al resultado, producto o servicio del proyecto.
- El detalle de la magnitud, alcance y complejidad del cambio.
- Los recursos requeridos para el cambio.
- Las herramientas, técnicas y tecnologías necesarias que utilizará el equipo de Gestión del Cambio.
Estas estrategias clarifican qué se necesita hacer, por qué debe hacerse, quién y cuándo lo hará, así como cuáles resultados se obtendrán.
Si por ejemplo se tiene un proyecto cuyo objetivo es servir un pastel, entonces el equipo de Gestión del Cambio, como parte de las estrategias de ejecución del proyecto, deberá determinar:
- Cómo es la mejor manera de picar el pastel.
- Cuáles utensilios utilizará para picarlo y servirlo.
- En qué tipo de plato lo servirá.
- Con cuál otro postre lo acompañará.
- Quién lo picará y quién lo servirá.
- Cuándo lo servirá.
- Cuál es el orden de entrega de cada pedazo de pastel a los comensales.
- Otros.
En ese sentido, las estrategias del proyecto ayudan a definir:
- Los requerimientos y las opciones de implementación.
- Las restricciones y oportunidades.
- Los factores críticos de éxito.
- Las métricas.
- La gobernabilidad para gestionar las actividades de gestión del cambio que se requieren para el logro exitoso.
- La sostenibilidad del cambio implementado.
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Estrategias por temas específicos
Las estrategias del proyecto pueden estar asociadas a varias materias, como por ejemplo estrategias para manejar:
- La comunicación.
- El patrocinio.
- El compromiso de los interesados.
- La evaluación del impacto del cambio y preparación para el mismo.
- El aprendizaje.
- La utilización de métricas y evaluación de los beneficios.
- La sostenibilidad del cambio.
Estrategias de ejecución
Como parte del desarrollo de las estrategias del proyecto también se debe determinar si la ejecución del cambio se realizará de forma incremental/progresiva, big bang o por fases/por etapas.
La ejecución es progresiva cuando la implementación de los elementos incluidos dentro del alcance del proyecto es por ejemplo: por procesos, servicios, módulos de un sistema, etc.
A continuación se describen algunos tipos de estrategias de ejecución:
| Estrategia | Impacto en la organización | Consideraciones |
| Estrategia big bang | Todos los elementos incluidos en el alcance del proyecto se implementarán de una sola vez. | Los recursos humanos y financieros para la implementación deben estar disponibles de manera inmediata.
Alcanzar el objetivo planteado requiere un período de tiempo más corto. |
| Estrategia por foco | La ejecución de la implementación de los elementos incluidos dentro del alcance del proyecto es progresiva, por ejemplo: por procesos, servicios, módulos de un sistema, etc.
Se va avanzando paulatinamente durante la implementación. | Permite un crecimiento gradual, corrigiendo los posibles inconvenientes de forma paulatina.
Alcanzar el objetivo planteado requiere un período de tiempo largo. |
| Estrategia por foco extendido | Se inicia la implementación para procesos, servicios, módulos de un sistema, etc., relacionados y se va creciendo paulatinamente. | Permite un crecimiento semi gradual, corrigiendo los posibles inconvenientes de forma paulatina. |
| Estrategia combinada | Contempla la combinación de algunos de los elementos planteados en las estrategias anteriores. | Permite crear una estrategia flexible, de acuerdo a las condiciones que ofrece el la organización. |
Foco = empresas, agencias, localidades, regiones, procesos, servicios, sistemas, módulos, unidades, etc.
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Las estrategias del proyecto vs. la planificación
La claridad que se tenga sobre las estrategias del proyecto o la forma como este será abordado, proporcionará la guía sobre cómo y en qué orden se ejecutará el trabajo previsto en el mismo.
Para el equipo del proyecto y los interesados es importante conocer estas estrategias, pues regirá el camino durante el viaje que representa el proyecto.
Es por ello, que el equipo de Gestión del Cambio debe evaluar las estrategias más pertinentes, que se aplicarán durante la ejecución del proyecto, de forma temprana y antes de desarrollar la planificación, pues impactan los planes del proyecto.
Se debe tener en cuenta que los proyectos y sus estrategias de ejecución también deben estar alineados con la estrategia empresarial y la estrategia de la empresa puede verse afectada por el entorno.
Te invito a revisar un post muy interesante sobre cómo el entorno afecta a las estrategias de la empresa titulado ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas, desarrolla estrategias de éxito
2 comentarios en «Las estrategias del proyecto»
excelente!
Muchas gracias Marisabel por tu comentario