Evolución de la PMO según el PMBOK 7

La PMO es una unidad estratégica dentro de una organización. En este Post explico cómo evolucionan las PMO según el PMBOK 7, el cual le dedica uno de sus apéndices denominado la Oficina de Dirección de Proyectos.

En el artículo sobre las Funciones de la PMO explico qué hace esta unidad tan importante en las empresas y en este artículo explico como el PMBOK en su 7ma edición visualiza a la PMO.

Qué es una PMO según el PMBOK 7

El PMBOK en su séptima edición señala que el acrónimo PMO puede referirse a una Oficina de Dirección de Portafolios, Programas o Proyectos y que la:

Oficina de Dirección de Proyectos representa una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, herramientas, metodologías y técnicas.

Por qué tener una PMO – Propuesta de valor de la PMO

Por otra parte, el PMBOK 7ma edición señala que las empresas crean PMO por diversas razones, pero que el beneficio central es contar con una mejor dirección de proyectos, que permita alinear el trabajo de los proyectos con los objetivos estratégicos.

La PMO también debe involucrar y colaborar con los interesados. Además debe desarrollar el talento de las personas que participan en los proyectos y obtener valor de las inversiones que se realizan en los mismos.

El apéndice sobre la PMO del PMBOK séptima edición también describe un poco los tipos de PMO, el cual como mencioné anteriormente los detallo en el Post de las Funciones de la PMO y en el siguiente video.

Si quieres conocer la estructura del PMBOK en su séptima edición en el siguiente video lo explico en detalle.

Qué es una EPMO

El PMBOK 7 también señala que las empresas pueden tener una PMO a nivel empresarial conocida como EPMO (Enterprise Project Management Office), lo cual representa una evolución muy importante de las PMO.

El alcance de la EPMO incluye la implementación de la estrategia organizacional a nivel del portafolio de programas y proyectos. Esto con el objetivo de generar resultados, cambios o productos específicos.

Las EPMO existen normalmente en organizaciones que cuentan con capacidades de dirección de proyectos bien establecidas que están directamente vinculadas al logro de la estrategia y los objetivos empresariales.

Qué es un Centro de Excelencia Ágil (ACoE) u Oficina de Entrega de Valor (VDO)

El PMBOK 7ma edición indica, que las empresas con estructuras más planas, que ejecutan iniciativas centradas en clientes y que utilizan enfoques de entregas adaptativos pueden adoptar una estructura de tipo de Centro de Excelencia Ágil (ACoE), también conocida como Oficina de Entrega de Valor (VDO).

Funciones de la VDO

LA ACoE o VDO es un habilitador, en lugar de cumplir funciones de gestión o supervisión.

Su función consiste en realizar coaching a los equipos, desarrollar aptitudes y capacidades ágiles en la empresa y mentoría a los patrocinadores y dueños de productos para que sean más efectivos en sus roles.

En el post, el Coach es un aliado clave para el Gerente del Proyecto explico la diferencia entre el mentoring de proyectos y el coaching de proyectos.

Las ACoE o VDO son comunes en las organizaciones que adoptan estructuras descentralizadas, donde los equipos deben responder rápidamente a las necesidades cambiantes de los clientes.

El PMBO 7ma Edición también señala que las PMO puedes ser estratificadas. Es decir, una EPMO puede tener una PMO y una VDO subordinadas.

La estratificación apoya la alineación estratégica a nivel de la EPMO y las capacidades relacionadas con la dirección de proyectos dentro de la PMO o VDO departamental. 

Creación de una VDO

La creación de cualquier tipo de PMO o VDO depende de las necesidades organizacionales. Las personas influyentes dentro de la empresa dan forma a la PMO o VDO, determinando:

  • Su tamaño.
  • La estructura.
  • El grado de toma de decisiones que tendrán, es decir, centralizadas o descentralizadas.
  • La cultura corporativa.
  • Los tipos de proyectos que gestionarán.

El apéndice del PMBOK señala que las PMO y VDO evolucionan en el tiempo a medida que cambian las necesidades de las empresas. Por ejemplo, una PMO puede convertirse en una VDO. La PMO puede cerrarse al cumplir el propósito para el cual fue creada.

Capacidades clave de la PMO

El PMBOK 7 señala que los proyectos son parte del sistema de entrega de valor de las empresas. Las PMO apoyan a este sistema y son parte del mismo.

Componentes del sistema de entrega de valor

Asimismo, señala que las PMO necesitan contar con capacidades específicas para ofrecer resultados, entre ellas destacan tres capacidades clave que permiten que apoyen la entrega de valor:

Fomentar la entrega y las capacidades orientadas a los resultados

  • Fomentar capacidades de dirección de proyecto. Esto asegura que los empleados, contratistas y asociados entiendan, desarrollen, apliquen y valoren las habilidades y competencias de dirección de proyectos.
  • Dimensionar los procesos y la gobernabilidad en función de las características únicas de los proyectos. Esto permite obtener los resultados con calidad, de manera eficiente, rápida y efectiva.  

Mantener la perspectiva del panorama general

  • Es clave para el éxito de un proyecto mantenerse fiel a los objetivos.
  • Las PMO fuertes deben evaluar el desempeño de los proyectos para la mejora continua.
  • También evalúan el trabajo teniendo en cuenta el contexto del éxito general de la empresa, en lugar de sólo centrarse en el resultado específico de un proyecto.
  • Proporcionan información y orientación a los equipos de proyecto, a la alta dirección y los líderes para que puedan comprender las circunstancias y opciones actuales y puedan tomar decisiones.

Mejora continua, transferencia de conocimiento y gestión del cambio

  • Las PMO fuertes deben compartir los resultados de los proyectos a toda la organización. Esto se debe realizar de forma regular con la finalidad de transmitir el conocimiento obtenido en cada proyecto.
  • Las actividades de aprendizaje y de intercambio informan los objetivos estratégicos y de negocio.
  • Mejoran las actividades que fortalecen la ejecución futura de los proyectos.
  • Promueven la gestión efectiva del cambio que ocasionan los proyectos en la organización.
  • Construyen y mantienen la alineación mediante actualizaciones de procesos, mejoras de las capacidades y de nuevas habilidades que apoyen a la dirección de proyectos en la empresa.

Evolución de las PMO para fortalecer la obtención de beneficios

Como sabemos las empresas se enfrentan cada vez a mayor incertidumbre. Existe un ritmo acelerado de cambios, mayor competencia y clientes más empoderados, por lo que las empresas deben producir valor en un entorno cada vez más complejo.

El diferenciador clave de las empresas es la capacidad de implementar nuevas iniciativas estratégicas y cambiar rápidamente.

Todos estos cambios del entorno de las empresas ejercen mayor presión sobre las PMO, las cueles deben demostrar sus contribuciones en la obtención de beneficios y la creación de valor.

Desafíos de la PMO

El PMBOK 7 también señala que las PMO se enfrentan a grandes desafíos:

Centrarse en iniciativas críticas

  • Todos los proyectos de una empresa son importantes, pero las iniciativas estratégicas pueden afectar el futuro de la empresa, su relación con los interesados y sus capacidades.
  • Las PMO están evolucionando. Están dejando de ser guardianes de los proyectos a dirigir conversaciones entre jefes de unidades de negocio, dueños de productos y equipos de proyectos.
  • Las conversaciones proporcionan información sobre el desempeño de los proyectos. Así como las amenazas y oportunidades que pueden afectar las iniciativas estratégicas que son importantes para la empresa.
  • Este tipo de conversaciones promueven la visión necesaria en torno a posibles riesgos emergentes y a la obtención de mejores resultados de negocio.

Establecer procesos inteligentes y sencillos

  • Las PMO dimensionan correctamente las capacidades de su organización.
  • Establecen procesos y prácticas para permitir una comunicación, colaboración y mejora continua efectiva.
  • Esto deben hacerlo sin agregar pasos innecesarios o anular procesos que producen valor.

Fomentar el talento y la capacidad

  • Las PMO desempeñan un rol más proactivo en los procesos de reclutamiento y retención de miembros del equipo talentosos y valiosos para la organización.
  • Desarrollan y nutren habilidades técnicas, estratégicas, de liderazgo y gestión dentro de los equipos de proyecto y la empresa.

Fomentar y habilitar una cultura de cambio

  • Las PMO se convierten en líderes del cambio al crear apoyo y compromiso a nivel de toda la empresa.
  • Esto con el fin de obtener los resultados y desempeño centrados en los beneficios esperados.
  • Llevan a cabo la gestión del cambio en la empresa, lo cual las convierte en diferenciadores competitivos.  

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.