En este Post conocerás la importancia de la figura del Patrocinador del Proyecto. Este es un importante rol en la Gestión del Proyecto y el PMBOK en su Séptima Edición así lo destaca, por ello dedicó uno de sus apéndices a este rol clave.
Un patrocinador activo en un proyecto es considerado un factor crítico de éxito para lograr resultados positivos.
Tabla de Contenido
Iniciador del Proyecto
Lo primero que tienes que saber es que los proyectos son iniciados por una entidad externa a estos, como un Patrocinador.
También pueden ser iniciados como parte de un Programa o por un representante de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) o un gerente del Portafolio de Proyectos.
El iniciador del proyecto o Patrocinador debe encontrarse a un nivel adecuado para obtener el financiamiento del proyecto y comprometer los recursos para el mismo.
El siguiente gráfico me gusta mucho porque muestra los límites del proyecto y se observa que un Patrocinador es quien da pie al proyecto. Este gráfico estuvo disponible hasta el PMBOK en su Sexta Edición.
Si no lo sabes el PMBOK en su Séptima Edición tiene una estructura totalmente. En el vídeo te explico la estructura del PMBOK en su Séptima Edición.
Responsabilidades del Patrocinador del Proyecto
A continuación, se indican las responsabilidades del Patrocinador del Proyecto:
- Le otorga autoridad y poder al Director del Proyecto.
- Su involucramiento activo y supervisión brinda soporte al Director del Proyecto y al equipo para impulsar sus resultados.
- Vincula al equipo del proyecto con la estrategia y la visión ejecutiva de la organización.
- Asegura la comunicación de la visión, las metas y expectativas al equipo.
- Aboga por el proyecto y por el equipo.
- Facilita las decisiones a nivel ejecutivo.
- Asegura los recursos requeridos para el proyecto, ya sean recursos del equipo o de personal y los recursos físicos. En el caso de los recursos del equipo debe garantizar que cuenten con las habilidades necesarias.
- Mantiene al proyecto alineado con los objetivos del negocio.
- Elimina obstáculos y aborda los problemas que estén fuera de la autoridad del equipo del proyecto.
- Asegura que luego del cierre del proyecto se materialicen los beneficios del mismo, los cuales debió documentar en el caso de negocio del proyecto.
Recuerda que el patrocinador es el responsable del desarrollo y mantenimiento del caso de negocio. En el siguiente vídeo explico la estructura del caso de negocio.
En el siguiente vídeo muestro un ejemplo del caso de negocio.
Ubicación del Patrocinador del Proyecto
En la imagen de la Esfera de Influencia del Director de Proyectos podrás ver que el Patrocinador se encuentra a nivel de los comités de dirección, la Oficina de Gestión del Cambio o Change Management Office (CMO) y la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Áreas que apoya el Patrocinador del Proyecto
Si eres patrocinador de un proyecto o si diriges un proyecto debes saber que el Patrocinador te debe apoyar en seis áreas claves:
- Visión: establecer y comunica la visión y dirección del proyecto.
- Valor del negocio: mantiene al equipo alineado con los objetivos estratégicos y de negocio.
- Enfoque en el cliente: equilibra las necesidades y prioridades de los interesados.
- Decisiones: toma o dirige las decisiones que estén fuera de la autoridad del equipo del proyecto.
- Motivación: se involucra y apoya activamente al equipo del proyecto.
- Rendición de cuentas: a la organización sobre los resultados del proyecto.
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Un gran aliado del proyecto
Ten en cuenta que el Patrocinador siempre debe estar involucrado con el proyecto. De no ser así se pueden ocasionar impactos negativos al mismo.
También trabaja junto con el equipo para adaptar la estructura, la cultura, los procesos y roles para lograr mejores resultados.
Influye y colabora con los interesados de la organización para habilitar los cambios que surgen como consecuencia del proyecto. Asimismo, elimina impedimentos y barreras o incidentes que estén fuera de la autoridad o capacidad del equipo.
Una actuación efectiva del Patrocinador aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos.
Además, debes tomar en consideración que el Patrocinador puede ser interno o externo a la organización del Director del Proyecto.
Su rol permite promover el proyecto y ser portavoz frente a los altos niveles de dirección para conseguir apoyo y promover los beneficios del proyecto.
Igualmente, sirve como una vía de escalamiento para los asuntos que están fuera del alcance del Director del Proyecto y del equipo.
Debe garantizar la transferencia eficiente de los entregables del proyecto hacia el negocio o las operaciones de la organización.
También puede participar en asuntos importantes como las autorizaciones de cambios de alcance, revisiones al final de las fases, revisiones de riesgo o decisiones sobre si el proyecto debe continuar o no.
Como pueden observar el Patrocinador es un gran aliado del proyecto.
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