En un entorno cambiante como en el que vivimos los proyectos cada vez serán más complejos. Por ello en el PMBOK 7ma. Edición se incluye un Principio de Dirección de Proyectos denominado Navegar la Complejidad.
Este Principio nos invita a navegar continuamente la complejidad de los proyectos para que los enfoques y planes que apliquemos permitan ejecutar los proyectos de manera exitosa.
Si quieres saber sobre los enfoques a aplicar en los proyectos en OPM Integral Academy tenemos un curso para saber cuándo usar Metodologías Ágiles o Tradicionales o cómo determinar el Enfoque de los Proyectos.
CURSO
¿Qué Enfoque aplico a mis proyectos Ágil o Tradicional?
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Tabla de Contenido
¿A qué se debe la Complejidad en los Proyectos?
La complejidad es una característica de los proyectos o de su entorno y esta se debe al comportamiento humano, al comportamiento del sistema, a la incertidumbre, a la ambigüedad y a la innovación tecnológica. Es decir, la Complejidad está asociada con sistemas dinámicos que tienen resultados impredecibles.
También debes tener en cuenta que a su vez la complejidad contribuye en generar incertidumbre, la cual debemos gestionar. Estas condiciones o eventos del entorno de los proyectos pueden afectar el valor que estos van a entregar. También puede afectar su alcance, a las comunicaciones, a los interesados y a los riesgos del proyecto.
Asimismo, debes comprender que la complejidad no se puede controlar. Por lo tanto, los miembros de los equipos de los proyectos pueden modificar las actividades para abordar los impactos de la complejidad.
¿Qué Determina el grado de Complejidad de un Proyecto?
Se deben considerar varios aspectos como los siguientes:
- La naturaleza del proyecto.
- El número de las interacciones entre los elementos del proyecto o sus interacciones con otros sistemas y con el entorno del proyecto.
- Comportamientos o resultados de elementos individuales dentro del proyecto o del sistema del proyecto en su conjunto.
- Existencia de muchas influencias interconectadas que se comportan e interactúan de diferentes maneras.
Consideraciones de la Complejidad en los Proyectos
Es importante tener en consideración que la complejidad puede ser una característica del programa donde se encuentra el proyecto, del proyecto propiamente o de su entorno.
También se debe tener en consideración que estamos ante un proyecto complejo cuando no hay manera de hacer predicciones precisas sobre la probabilidad de cualquier resultado potencial. Además, debes considerar que la complejidad puede surgir e impactar el proyecto en cualquier área y punto del ciclo de vida.
Por lo tanto, los equipos del proyecto pueden identificar elementos de complejidad a lo largo del proyecto analizando continuamente sus componentes y el proyecto en su conjunto. En ese sentido, es útil emplear el pensamiento sistémico, utilizar sistemas adaptativos, tener en cuenta la experiencia del trabajo pasado del proyecto, utilizar la experimentación y el aprendizaje continuo. Esto les dará a los equipos mayor capacidad para navegar la complejidad de los proyectos para ejecutarlos de manera exitosa.
Navegar Efectivamente la Complejidad
Para poder gestionar efectivamente este aspecto del proyecto debes estar atento a los indicios de complejidad para adaptar el enfoque y los planes para navegar a través de una posible interrupción de la entrega del proyecto.
Otro aspecto que tienes que considerar es que es parte del trabajo del proyecto navegar efectivamente la complejidad, así como también es parte del trabajo del proyecto gestionar la incertidumbre y la ambigüedad. Por eso debemos saber gestionar proyectos en entornos VUCA.
También debes tener en cuenta que la complejidad se amplía cuando se tiene un mayor número de interesados. Entonces Los interesados pueden tener un impacto significativo en la complejidad.
Las adquisiciones también pueden introducir complejidad a los proyectos, y esto depende de los momentos en que se realizan las adquisiciones, si son con múltiples vendedores, si son contrataciones de servicios pocos conocidos, etc.
Entre otros elementos que pueden añadir complejidad a los proyectos se tienen cuando se requieren nuevas habilidades y tecnologías emergentes. Asimismo, cuando los proyectos son de grandes proporciones, con equipos en diferentes zonas geográficas, idiomas y husos horarios.
Incluso cuando el alcance del proyecto per sé es complejo, ya sea por ser una innovación nunca antes desarrollada o por la cantidad de elementos e interacciones que haya que considerarse para poder completar el alcance del proyecto.
En tal sentido, debes considerar que en proyectos complejos los marcos de referencia o las metodologías a utilizar deben adaptarse considerando la Complejidad particular del proyecto.
Complejidad Emergente
También debes tener en cuenta que ahora hasta se habla de Complejidad Emergente y los equipos del proyecto a menudo no la pueden prever. La Complejidad Emergente es el resultado de muchas interacciones, riesgos, dependencias, eventos y relaciones.
Además, ten en cuenta que el Riesgo General del proyecto depende de la complejidad, así como de la ambigüedad y la volatilidad. Si el Riesgo General del proyecto es demasiado alto la organización puede optar por cancelar el proyecto. Si necesitas cancelar un proyecto de manera profesional revisa el siguiente video sobre el tema.
Modelos para Gestionar la Complejidad
Como mencionaba el equipo del proyecto debe mantenerse atento a la identificación de elementos de complejidad y debería utilizar una variedad de métodos para reducir la cantidad o el impacto de la complejidad.
Por ello el PMBOK en séptima edición ahora incluye modelos para gestionar la complejidad de los proyectos. Estos modelos no se incluían en ediciones anteriores del PMBOK, lo cual significa que los proyectos cada vez serán más complejos y debemos aprender navegar la complejidad.
Entre lo modelos que incluye el PMBOK séptima edición se tienen:
- El Marco de Referencia Cynefin de Dave Snowden: que es un marco de referencia conceptual utilizado para diagnosticar las relaciones de causa y efecto, que ayuda a la toma de decisiones. Este modelo ofrece 5 contextos problemáticos y de toma de decisiones.
- La Matriz de Stacey de Ralph Stacey: que examina dos dimensiones para determinar la complejidad relativa de un proyecto. Estas dimensiones son la incertidumbre relativa de las necesidades del producto y la incertidumbre relativa de la tecnología que se utilizará para crear el entregable.
La Adaptación y la Complejidad
Como sabemos para que los proyectos sean exitosos se debe llevar a cabo la adaptación del ciclo de vida y del enfoque de desarrollo. Asimismo, se debe llevar a cabo la adaptación de los procesos, del involucramiento de los interesados, de las herramientas y de los métodos y artefactos, y esto se debe hacer con perspectiva holística.
Es decir, se llevar a cabo la Adaptación considerando el tamaño y la duración del proyecto, la industria a la cual pertenece la empresa que ejecuta el proyecto, la cultura de la organizacional, su nivel de madurez en Dirección de Proyectos, así como la complejidad del proyecto.
Por lo tanto, la complejidad es un desafío con el que hay que trabajar y para gestionar proyectos complejos debes adquirir las habilidades de un Project Influencer. Es decir, debes convertirte en un Project Influencer.
En tal sentido, desarrollé un curso que es único en el mercado que incluye todas las habilidades que requieres para que te conviertas en Project Influencer. Con este curso conocerás todas las habilidades que requieres para pasar de un Project Manager tradicional a un Project Influencer, las cuales te permitirán transformar tu carrera y desarrollar habilidades de vanguardia para destacar en esta era de cambios.
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