Oficina de Proyectos

Funciones de la PMO

Qué es la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos

La PMO es una unidad formal dentro de una organización. Las Funciones de la PMO  incluye la estandarización de los procesos de Gestión de Proyectos, así como el establecimiento de los mecanismos de gobernabilidad que aplicarán a los mismos.

Otras funciones de la PMO consisten en facilitar el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas para poder gestionar los proyectos dentro de una organización.


Significado de la sigla PMO

PMO como unidad organizativa: significa Project Management Office u Oficina de Gestión de Proyectos.

PMO como cargo: significa Project Management Officer y hace referencia a la persona que lidera la Oficina de Gestión de Proyectos o al Gerente de la PMO.

En el caso de las siglas en español corresponde OGP, que significa Oficina de Gestión de Proyectos.


Tipos de PMO

Existen tres tipos de PMO, en función del grado de influencia y control que ejerce esta unidad sobre los proyectos en una organización. Estos tipos son:

De Apoyo

Este tipo de PMO tiene un rol consultivo dentro de la organización, es decir, se le consulta cómo gestionar los proyectos dentro de la organización. En tal sentido, puede definir o proveer plantillas, políticas, metodologías y mejores prácticas para gestionar los proyectos dentro de la empresa.

También puede brindar capacitación a los miembros de la organización para gestionar los proyectos. Igualmente, recopila las lecciones aprendidas de los proyectos dentro de la empresa.

La PMO de apoyo también tiene la responsabilidad de servir como repositorio de los proyectos de la empresa. Este tipo de PMO tiene un bajo nivel de control dentro de la organización.

De Control

La PMO de Control brinda soporte, apoyo y dirección en materia de Gestión de Proyectos dentro de la organización. Esta unidad puede exigir el cumplimiento en cuanto a la adopción de las metodologías de Gestión de Proyectos, las plantillas, formularios y herramientas que se deben utilizar para gestionar los proyectos. También establece la gobernabilidad de los proyectos.

La PMO de Control también brinda capacitación a los miembros de la organización en materia de Gestión de Proyectos. Su control es moderado sobre la Gestión de Proyectos dentro de la organización.

Directiva

La PMO Directiva, como su nombre lo indica, tiene la responsabilidad de dirigir los proyectos dentro de la organización.

También tiene la facultad para designar los gerentes de proyectos a cada uno de los proyectos de la empresa y por tanto los líderes de los proyectos le rinden cuenta.

Este tipo de PMO tiene un nivel más elevado dentro de la organización, ya que es responsable de los resultados de los proyectos dentro de la empresa. Por tanto, ejerce un control elevado dentro de la organización.


Funciones de la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos

A continuación se muestran las funciones de la PMO desde distintas perspectivas: estratégica, autoridad, apoyo, gestión, integración y agilidad.

Perspectiva Estratégica

Puede tener la responsabilidad de la gestión de proyectos sobre toda la organización.

También puede apoyar en la alineación estratégica de la empresa, priorizar los proyectos y garantizar que los proyectos entreguen valor a la organización.

Desde la perspectiva estratégica una PMO podría tener vínculos con los sistemas de medición organizacional como es el caso del Balanced Scorecard, podría proveer valoraciones para este tipo de métodos de medición de desempeño dentro de una empresa.

Igualmente, podría gestionar la interdependencia entre los portafolios, programas y proyectos de la organización. La PMO incluso puede tener niveles elevados de responsabilidad para evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos dentro de una empresa. Esto dependerá del tipo de PMO que se implemente dentro de la organización.

Perspectiva de la Autoridad

Podría tomar decisiones sobre los proyectos, también podría liderar la transferencia de conocimientos en la organización, ya sea desde las personas que lideran los proyectos hacia la organización o de la organización hacia las personas que gestionan los proyectos.

Debería mantener los proyectos alineados a los objetivos del negocio y contar con métricas o formas de evaluar el éxito de los proyectos dentro de una organización.

También podría hacer recomendaciones sobre los proyectos e incluso tener el nivel de autoridad suficiente para poner fin a los proyectos dentro de una empresa.

Perspectiva de Apoyo

Desde esta perspectiva, las funciones de la PMO contempla la gestión de los recursos de los proyectos, establecer cuáles son sus responsabilidades, su participación y disponibilidad dentro de cada uno de los proyectos.

También puede realizar auditorías a los proyectos para verificar que se cumplan las políticas estándares y mejores prácticas que se establezcan en la organización para gestionar los proyectos.

Puede desarrollar las metodologías, políticas, procedimientos y proveer mejores prácticas.

Asimismo, puede capacitar y orientar a los miembros de la organización en materia de Gestisón de Proyectos, así como recabar las lecciones aprendidas y gestionar las comunicaciones entre los proyectos.

Perspectiva de Gestión

La PMO podría administrar o implementar las herramientas de gestión de proyectos que se van a utilizar dentro de la organización, gestionar el banco de ideas de proyectos de la empresa.

En el vídeo se muestra cómo utilizar o cómo manejar un banco de ideas de proyectos.

La PMO tiene la responsabilidad de administrar las métricas e indicadores del portafolio de la empresa y dar visibilidad del estatus del portafolio a través de un dashboard donde se muestre cómo se encuentra el estado de cada uno de los proyectos de la organización, como por ejemplo un gráfico de burbujas.

Mediante las métricas e indicadores del portafolio la PMO puede generar reportes acerca de la gestión de proyectos e informarlo a la organización.

También puede evaluar el estado de salud de los proyectos. En el vídeo se muestra cómo medir el estado de salud en los proyectos.

Perspectiva de la Integración

La PMO debe integrarse con las distintas unidades claves de apoyo de la organización para poder gestionar los proyectos:

  • Tecnologías de la Información
  • Talento humano
  • Comunicaciones
  • Legal
  • Compras
  • Seguridad de la Información
  • Riesgos
  • Planificación Estratégica
  • Auditoría
  • Finanzas
  • Otras

Cualquier unidad de apoyo dentro de la organización podría integrarse o interactuar con los proyectos en un momento determinado

También debe integrarse con la Oficina de Gestión del Cambio (CMO) de la organización y si dentro de la organización no existe una CMO debe asumir las funciones de gestionar los cambios en los proyectos. En el siguiente vídeo se muestra cómo gestionar el cambio en los proyectos.

Perspectiva de la Agilidad

Desde esta perspectiva, las funciones de la PMO contempla la búsqueda de valor mediante los proyectos que se ejecutan en la organización. Los proyectos siempre deben generar valor a la organización.

La PMO debe tener una mentalidad de colaboración con los clientes y actuar como que si fuera una empresa consultora dentro de la organización.

Debe adaptarse a las necesidades de los clientes, ser multidisciplinaria, con la capacidad de gestionar proyectos de distintas disciplinas.

También debe proporcionar herramientas ágiles a la organización para la gestión de proyectos y poder gestionar proyectos multi enfoques, es decir, proyectos tanto predictivos como adaptativos.


Esfera de influencia del Director de Proyectos

Esta esfera ilustra dónde debe estar posicionada una PMO dentro de la organización. Si se observa dentro de la esfera se tiene en primer lugar al Director o Gerente de Proyectos, el cual interactúa con el equipo del proyecto y con los directores de portafolios, programas y otros proyectos dentro de la organización, así como con los gestores de recursos.

Esfera de Influencia del Director de Proyectos
Tomado de Guía del PMBOK.
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos

La PMO se encuentra en el nivel donde están los patrocinadores, los organismos de gobernabilidad de la empresa, los comités de dirección y la Oficina de Gestión del Cambio. Nótese la posición tan importante que tiene la PMO dentro de una organización.

Luego estarían los interesados, proveedores, clientes y usuarios finales de los servicios, productos o resultados que genere el proyecto.

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