Los proyectos representan tiempo y dinero para las empresas, por lo tanto, se espera que sean exitosos. No obstante, son muchos los factores que influyen en el éxito del proyecto. En este Post te explico estos factores.
Tabla de Contenido
Éxito del proyecto
Los proyectos son de naturaleza temporal. Al ser de naturaleza temporal el éxito del proyecto debe medirse en términos de que se complete dentro del alcance, tiempo, costos, calidad, recursos y riesgo. Es decir, tal como fue aprobado.
El proyecto también se considera exitoso si cumple con las líneas base establecidas.
Medidas de éxito del proyecto
Pero medir el éxito del proyecto en términos del alcance, tiempo, costos, calidad, recursos y riesgo, no es suficiente.
Medir el éxito de los proyectos es realmente un desafío. Por ello tradicionalmente se han utilizado las métricas de tiempo, costo, alcance y calidad como factores importantes para definir si un proyecto fue exitoso o no.
No obstante, se debe tener en cuenta que el éxito del proyecto debe medirse tomando en consideración el logro de sus objetivos.
También se debe tener en cuenta que los interesados del proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre si la conclusión del proyecto fue exitosa y cuáles factores emplear para medir su éxito.
Para medir el éxito del proyecto se deben establecer claramente sus objetivos y seleccionar aquellos objetivos que sean medibles.
Asimismo, es importante responder estas tres preguntas clave:
- ¿Cómo se define el éxito para este proyecto?
- ¿Cómo se medirá el éxito?
- ¿Qué factores pueden influir en su éxito?
Las respuestas a estas preguntas deben ser documentadas y acordadas por el Director del Proyecto y los interesados clave.
El éxito del proyecto se mide con relación a sus objetivos y criterios de éxito.
No obstante, a todo lo que te he comentado, pueden requerirse incluir criterios o factores adicionales para medir el éxito del proyecto.
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Factores que influyen en éxito del proyecto
Lo primero que debes saber es que existen diversidad de factores que influyen en éxito del proyecto, los cuales se describen a continuación.
Alineación o vinculación con la estrategia y los resultados del negocio
Los proyectos deben estar alineados con la estrategia empresarial.
Cuando los proyectos tienen alineación permanente con el negocio, las posibilidades de éxito aumentan significativamente porque permanece alineado con la estrategia.
Debes asegurarte de la alineación de tus proyectos con la estrategia empresarial. Esto ayudará a cumplir la estrategia, metas y objetivos de la organización.
También debes asegurarte que los proyectos completen su plan de gestión de beneficios y los objetivos no financieros y las medidas financieras que se documentaron en el caso de negocio, como:
- Valor actual neto (NPV)
- Retorno de la inversión (ROI)
- Tasa interna de retorno (IRR)
- Plazo de retorno de la inversión (PBP)
- Relación costo-beneficio (BCR)
El documento del caso de negocio ayuda a medir el éxito del proyecto al final del mismo versus los objetivos que se plantearon para el proyecto.
El caso de negocio identifica los factores críticos de éxito del proyecto, incluido los factores de éxito financiero.
Asimismo, el proyecto debe contar con un plan de gestión de beneficios que refleje las métricas que servirán de verificación del valor obtenido por el negocio y por tanto para la validación del éxito del proyecto.
Ten en cuenta que es posible que un proyecto pueda ser evaluado como exitoso desde el punto de vista del alcance, del cronograma y del presupuesto, pero no desde el punto de vista del negocio.
Esto puede suceder cuando cambian las necesidades del negocio o del entorno antes de finalizar el proyecto.
Asimismo, la adecuada integración de los entregables con el entorno operativo de la organización asegura el éxito del proyecto.
Impacto de la cultura
La cultura organizacional ejerce una gran influencia sobre los proyectos, debes conocer y comprender la cultura de tu organización y cómo influye en tus proyectos.
Debes saber quiénes toman las decisiones en la organización y trabajar con estas personas, esto te permitirá aumentar la probabilidad de éxito.
Se debe tener en cuenta que muchos proyectos están expuestos a ambientes multiculturales, ya sea porque participan múltiples organizaciones o poque el proyecto se ejecuta en múltiples localidades. Por lo tanto, la cultura es un factor crítico de éxito.
Los lineamientos de la PMO
Si en la organización existe una PMO u Oficina de Gestión de Proyectos esta unidad puede tener un rol que ejerce influencia sobre los proyectos y definir los criterios de éxito de éstos.
La PMO o entidad responsable de los proyectos en la empresa también debe garantizar que se cumplan los criterios de gobernabilidad y que se complete la transición de la organización del estado actual al estado deseado como consecuencia de la ejecución de los proyectos, a través de una adecuada Gestión del Cambio.
Se debe tener en cuenta que en muchas ocasiones el éxito del producto, servicio o resultado no se conoce sino hasta que ha transcurrido tiempo de la conclusión del proyecto.
En este caso la PMO o la entidad que administra el portafolio de proyectos de la empresa debe evaluar el éxito del proyecto en fechas posteriores, para determinar si se cumplieron los objetivos del negocio.
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Requisitos de aprobación del proyecto
Los requisitos de aprobación del proyecto deben considerar en qué consiste el éxito del proyecto, quién decide si es exitoso y quién firma su aprobación.
Participación activa de los interesados
Un aspecto calve para que un proyecto sea considerado exitoso es que debe lograr la satisfacción de los interesados, clientes y usuarios finales.
Es por ello, que el éxito del proyecto depende directamente de la participación de los interesados y especialmente en la determinación de sus requisitos.
En la mayoría de los casos los proyectos ocurren en una estructura matricial, donde los Directores de Proyectos tienen poca o ninguna autoridad sobre el equipo del proyecto. Por tanto, es clave su capacidad de influir oportunamente y generar alianzas con los interesados para lograr el éxito del proyecto.
En términos generales se deben identificar y gestionar adecuadamente la participación de los interesados para conocer sus intereses, necesidades, interdependencias, influencias y posible impacto en el éxito del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo. Esto ayuda a minimizar su resistencia.
Los interesados deben conocer las metas, objetivos, beneficios y riesgos del proyecto, para así incrementar su apoyo.
El equipo debe evaluar la situación del proyecto, equilibrar sus demandas y mantener una comunicación proactiva con los interesados para el éxito del mismo.
Enunciado detallado del alcance
Es otro aspecto fundamental a considerar para que un proyecto tenga éxito. El enunciado detallado del alcance permite conocer cuál es el trabajo que se realizará en el proyecto, expresado en forma de entregables, así como los supuestos, restricciones y límites y fronteras del proyecto.
La claridad sobre el alcance garantiza su éxito.
Habilidades del recurso humano
Las personas que participan en proyectos deben contar con las habilidades requeridas para ejecutar el proyecto y lograr su éxito.
Los Directores de proyectos deben tener la capacidad de identificar las personas que participarán en el equipo, sus habilidades y gestionar el trabajo que ejecutarán, el cual es un factor crítico de éxito.
Dentro de las habilidades del Director del Proyecto, se considera la capacidad para el desarrollo del espíritu del equipo, lo cual es fundamental para lograr el éxito del proyecto.
Verificar si los miembros del equipo cuentan las experiencias pertinentes también contribuye al éxito del proyecto.
Requisitos de comunicación
En materia de comunicación, se debe tener en cuenta que se deben planificar las comunicaciones y las necesidades de comunicación de los interesados, así comunicar sólo la información que contribuya con el éxito del proyecto. La falta de comunicación puede hace fracasar el proyecto.
El éxito del proyecto depende de una comunicación efectiva.
La gestión de los riesgos
Se debe llevar a cabo de manera adecuada la gestión de riesgos del proyecto.
Esto permite aumentar la probabilidad o impactos de las oportunidades y disminuir la probabilidad o impacto de las amenazas, para optimizar las posibilidades de éxito del proyecto.
Las negociaciones
Son una parte integral de la dirección de proyectos, las cuales bien realizadas incrementan las probabilidades de éxito del proyecto.
Gestión de conflictos
Los conflictos son inevitables en el ambiente de los proyectos y son muchas las causas de los conflictos en los mismos.
Por tal razón, el Director del Proyecto es clave para identificar las causas del conflicto y gestionarlos efectivamente para minimizar impactos negativos, lo cual aumenta la probabilidad de éxito.
Entrenamiento o capacitación
Capacitar a las personas del equipo del proyecto es una manera de desarrollar al equipo para alcanzar mayores niveles de competencia y desempeño. Mejorar las habilidades del equipo contribuye en asegurar el éxito del proyecto.
Gestionar el trabajo del proyecto
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto adecuadamente es un proceso clave que aumenta su probabilidad de éxito. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
Métricas de la calidad
La utilización de métricas de la calidad contribuye con el éxito del proyecto y ayuda al alcanzar la calidad esperada.
Gestionar los contratos efectivamente
Cumplir los términos y condiciones del contrato contribuye al éxito del proyecto.
Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos
Los proyectos que experimentan altos grados de cambio deben ser gestionados bajo enfoques adaptativos.
En estos entornos se intercambia información de manera dinámica con los interesados que ayudan a mitigar los riesgos, construir confianza, reduciendo los costos y aumentando la probabilidad de éxito de los proyectos.
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Consideraciones de éxito del proyecto en el PMBOK 7ma Edición
El PMBOK 7 señala que el enfoque debe ser en el valor que deben generar los proyectos, e indica textualmente que:
“El valor es el indicador DEFINITIVO del éxito del proyecto.”
PMBOK 7ma. Edición
También señala que el liderazgo efectivo promueve el éxito del proyecto y que contribuye a resultados positivos del mismo.
Otro aspecto clave que señala el PMBOK en su 7ma edición, es que el éxito del proyecto se basa en adaptarse a su contexto único, lo cual permite determinar los métodos más apropiados para gestionar el proyecto y producir los resultados deseados.
La adaptación a los objetivos únicos del proyecto, sus interesados y la complejidad del entorno contribuyen a su éxito.
También señala que el comportamiento del sistema, la interdependencia de sus elementos pueden afectar el éxito del proyecto.
