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Conectar la estrategia con la ejecución
Hace algún tiempo una persona me escribió preguntando acerca de cómo se hace para conectar la estrategia con la ejecución. Por ello el nombre de este Post del cielo a la tierra o de la estrategia a la ejecución de proyectos.
Le contesté que los proyectos son los medios para lograr las estrategias, por lo tanto, estas se deben descomponer en uno o más proyectos para conectarse con la ejecución.
La pregunta me hizo reflexionar, pues parece que somos bastante buenos para planificar, definir rumbos, visiones de futuro o de cambio, pero en muchos casos no somos tan buenos para concretar las acciones que permitirán alcanzar esa visión de futuro.
Planificación Estratégica
En primer lugar, debemos definir la visión de la empresa (hacia dónde queremos llegar) y la misión (el por qué existe la organización).
También debemos realizar el análisis del entorno para poder definir las estrategias y objetivos organizacionales. El análisis del entorno es clave en la definición de las estrategias empresariales.
Si el entorno donde opera tu empresa está marcado por la incertidumbre te invitamos revisar nuestro artículo ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas desarrolla estrategias de éxito.
Una vez definidas las estrategias y los objetivos se deben determinar las acciones que permitirán alcanzarlos.
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De la estrategia a la ejecución de proyectos (operacionalización de las estrategias)
¿Cómo podemos operacionalizar o aterrizar las estrategias en acciones? En otras palabras ¿cómo podemos descomponer las estrategias en proyectos que se puedan ejecutar?
A continuación se presenta una batería de preguntas aplicables a cada estrategia (Sin orden específico).
Esta batería de preguntas es útil para evaluarla las estrategias desde diferentes puntos de vista, a fin de aterrizar u operacionalizar las estrategias en acciones concretas para su ejecución:
Recursos y capacidades requeridas
- ¿Cuenta la empresa con el talento humano, los recursos financieros y tecnológicos para alcanzar las estrategias previstas?
- En caso negativo ¿Qué se puede hacer para contar con tales recursos?
- ¿El talento humano posee las competencias requeridas?
- En caso negativo ¿Qué se puede hacer?
- ¿Se requiere de algún servicio o apoyo especial para lograr las estrategias?
- ¿Ese servicio o apoyo es interno o externo?
- ¿Se cuenta con el apoyo / patrocinio para lograr las estrategias?
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Evaluación del impacto
- ¿Cuánto debe cambiar la operación, los procesos, la tecnología o los equipos para lograr alcanzar las estrategias?
- ¿Se puede cambiar la operación, es factible?
- ¿Los procesos actuales soportan las estrategias previstas?
- ¿Los procesos son flexibles o adaptables?
- ¿Se puede modificar, ampliar o sustituir la tecnología?
- En caso afirmativo ¿Cómo se hará la modificación, ampliación o sustitución de la tecnología?
Análisis interno
- ¿Se conocen las fortalezas y debilidades que permitan lograr o afectar las estrategias?
- ¿Cómo se pueden aprovechar las fortalezas y minimizar las debilidades?
- ¿Existe relación o integración entre la estrategia evaluada con otras estrategias o con otros esfuerzos de la organización?
Experiencias previas
- ¿En el pasado se intentó ejecutar estrategias similares?
- ¿Qué funcionó bien y qué no funcionó?
- ¿Se pueden repetir las acciones realizadas en el pasado?
- ¿Los miembros de la organización han tenido experiencia en la implementación de estrategias similares?
- ¿Conocen las estrategias actuales planteadas?
- ¿Quiénes participaron en la ejecución de estrategias anteriores?
- ¿Existen bases de datos de conocimiento sobre la ejecución de estrategias similares en el pasado?
Oficina de Gestión del Cambio (CMO)
- Se cuenta con un equipo de gestión del cambio u Oficina de Gestión del Cambio (CMO) que apoye en la conexión de la estrategia con la ejecución?
- ¿Se conoce el impacto de la transición que generará cada proyecto?
- En caso negativo de las preguntas anteriores ¿Qué se puede hacer al respecto?
Preguntas adicionales y otras técnicas
- Se pueden formular otras preguntas para evaluar las estrategias.
- La evaluación se puede llevar a cabo con el personal de la empresa, incluyendo a la Oficina de Proyecto (PMO) y a la Oficina de Gestión del Cambio (CMO)
- También se pueden utilizar técnicas como focus groups, reuniones de tormentas de ideas, etc.
Resultados
Las respuestas o combinaciones de respuestas a las preguntas anteriores se podrían traducir en acciones concretas.
Algunas de estas acciones son equivalentes a proyectos que nos llevarán del cielo a la tierra o de la estrategia a la ejecución de proyectos.
Una Gestión de Proyectos ejecutada de forma apropiada permitirá el logro de las estrategias y por lo tanto generación de valor.
El Portafolio de Proyectos de la organización
Los proyectos que surjan de la evaluación realizada a las estrategias, podrán ser agrupados para ser gestionados de forma más eficiente en programas de proyectos, que junto con otros programas, proyectos y algunas actividades operativas conformarán el portafolio de la organización.
De acuerdo al contexto de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM) que plantea el PMI, la ejecución de proyectos debe estar soportada con una adecuada Gestión del Cambio Organizacional.
La siguiente figura, la cual muestra el triángulo OPM o el universo OPM, señala la interacción de todos los elementos que permiten conectar la estrategia con la ejecución de proyectos.
La figura es una adaptación realizada a la imagen del Contexto Organizacional de la Gestión de Portafolio propuesta por el PMI en la Managing Change In Organizations: A Practice Guide 2013.
En conclusión esta suma de esfuerzos permitirán el logro de las estrategias empresariales y la generación de valor.
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