Errores en las Licitaciones de los Proyectos

En algunas ocasiones se cometen errores en las Licitaciones de los Proyectos que pueden perjudicar a los proyectos y a las empresas. Asegúrate que en tu empresa no se comentan estos errores.

Las licitaciones se ejecutan para algunos los proyectos. Normalmente, cuando los productos o servicios a adquirir son de grandes proporciones para las empresas o cuando las normativas internas o externas, por las que se rigen las organizaciones, así lo exigen.

Documentos de las Licitaciones

Para llevar a cabo los procesos de las licitaciones se utilizan documentos, con la finalidad de solicitar propuestas a los posibles contratistas, vendedores o proveedores.

Los términos que se utilizan en los procesos de adquisiciones pueden variar en función de la industria o la región donde se lleva a cabo el proceso.

Debes tener en cuenta que dependiendo del producto o servicio a adquirir los documentos de las licitaciones pueden varias desde una Solicitud de Información (RFI), una Solicitud de Cotización (RFQ) o una Solicitud de Propuesta (RFP).

  • La Solicitud de Información (RFI): se utiliza cuando se necesita más información de los productos o servicios que se desean adquirir. Normalmente va seguido de una RFQ o RFP.
  • La Solicitud de Cotización (RFQ): se emplea cuando es necesario tener más información sobre cómo los proveedores pueden satisfacer los requisitos del comprador y cuánto costará el producto o servicio.
  • Un RFP o Solicitud de Propuesta: se emplea cuando se tiene un problema en el proyecto y la solución no es fácil de determinar. El RFP es más formal que los otros documentos y tiene estrictas condiciones en cuanto al contenido, la línea de tiempo y las respuestas que se requieren de los vendedores.

En algunas ocasiones se utilizan mal estos términos y se habla por ejemplo de un RFP cuando en realidad es un RFQ. Evita cometer estos errores y utiliza los términos correctos.

Documentación de las Licitaciones

Además, de los documentos de las licitaciones se tiene la documentación de las licitaciones como por ejemplo el Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones conocido como SOW. En el video te explico qué es Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones.

También como parte de la documentación de las licitaciones se tienen los Criterios de Selección de los Proveedores, los cuales describen la forma cómo serán evaluadas las propuestas de los oferentes, incluyendo los criterios y los pesos o puntos para la evaluación.

Errores en las Licitaciones de los Proyectos

El comprador tiene la responsabilidad de estructurar los documentos de las adquisiciones de forma adecuada. Esto facilitará el trabajo de los vendedores para que puedan dar una respuesta precisa y completa y así poder hacer una mejor una mejor evaluación de las respuestas de los oferentes.

El nivel de detalle de los documentos depende del valor de las adquisiciones y de los riesgos asociados. Pero precisamente aquí es donde se comenten la mayor cantidad de errores en los procesos licitatorios.

A continuación, se presentan algunos de los errores en las licitaciones de los proyectos.

Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones Ambiguo

Muchas veces el Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones es ambiguo, poco preciso o incompleto. En ese sentido, se debe hacer el mayor esfuerzo posible para que sea claro, detallado o completo.

Que no quede lugar a dudas, aunque haya oportunidad de hacer preguntas durante el proceso de la licitación. Es ético documentar claramente el Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones.

Lo recomendable es que el Director del Proyecto participe en la definición del Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones.

En ocasiones los procesos de las adquisiciones se delegan al área de compras de las empresas, que no necesariamente tienen el conocimiento técnico del proyecto. Por lo que esto debe ser un trabajo en conjunto.

Cuando sólo el área de compras participa en el proceso, los oferentes experimentados al leer los documentos de las adquisiciones se percatan de ello.

Uso de términos internos de la empresa o poco conocidos

Otro error común es el uso de términos internos de la empresa o poco conocidos que pueden confundir a los oferentes.

En el caso de los oferentes, por ser los expertos a los que recurre el comprador, lo recomendable es que utilicen en sus respuestas los términos estándares de la industria y las buenas prácticas.

En ambos casos lo recomendable es emplear términos universales.

Poca claridad en los objetivos de los Niveles de Servicio

Muchas veces en las licitaciones los objetivos de los Niveles de Servicio (SLA) no se expresan con claridad o son incoherentes. Las personas que redacten los niveles de servicios y los documentos de los procesos de adquisiciones deben comprender cómo se ejecutará el proyecto para poder definirlos de manera apropiada.

Míralo desde este punto de vista el intercambio de información en un proceso de licitación es una conversación a través de los diversos documentos, donde las partes se deben entender sin mayor dificultad.

Ventaja del proveedor actual

En los casos cuando:

  • Se tiene un proveedor actual, pero se decide llevar a cabo un proceso licitatorio para continuar con las siguientes fases, y se tiene previsto invitar a participar al proveedor actual, y a otros oferentes, o
  • Se vaya a invitar a participar en un proceso licitatorio a un proveedor que anteriormente haya trabajado con la organización

Se debe actuar de forma ética, pues un proveedor que ya haya trabajado con la empresa tendrá ventaja por la información que posee, ya que conoce la cultura y forma de operar de la empresa.

Ten en consideración que los procesos licitatorios se deben ejecutar en igualdad de condiciones para los participantes.

Ambigüedad en la información

La data e información debe ser completa para que el oferente pueda estimar de forma adecuada.

Ten en cuenta que se puede perder un buen proveedor o un buen precio si no está clara toda la información. Esto puede ocurrir porque el oferente desiste de participar o porque no pudo sustentar bien su oferta por fallas en los documentos de la licitación.

Si un oferente participa en un proceso poco claro y percibe como ambigua la información, aún cuando participe en la etapa de preguntas y aclaratoria de dudas, interpretará al proyecto como riesgoso. Por lo que se cubrirá con Reservas de Contingencias para los riesgos. Pero también se cubrirá con las Reservas de Gestión para cubrir el trabajo no previsto que pudiera surgir dentro del alcance del proyecto.

Si el alcance del trabajo se define claramente, el oferente no tendrá que protegerse ante una incertidumbre que está causando el comprador.

En el siguiente video te explico cómo determinar el presupuesto del proyecto, con todos los detalles sobre las Reservas de Contingencias y las Reservas de Gestión.

Por otra parte, si el Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones y los Documentos de las Licitaciones no son claros, puede llevar a los oferentes a cometer errores en sus propuestas.

Esto puede dificultar la aplicación de los criterios de selección y se podría escoger al proveedor equivocado.

Tiempos para responder a las licitaciones

Otro tema a considerar en las licitaciones son los tiempos para responder que se otorgan a los oferentes.

Estos deben ser adecuados, pues es muy laborioso atender a los procesos licitatorios y es un error común el poco tiempo que se da para poder elaborar la información o para hacer las preguntas del proceso. Se le deba dar suficiente tiempo a los oferentes para analizar y responder al proceso.

Para ello el cronograma de la licitación debe ser bien pensado, ya que otro error común tener cronogramas muy ajustados.

Dependiendo la magnitud de la contratación que requieran los proyectos el proceso de licitación puede durar varios meses.

Invitar a oferentes a participar a última hora

Otro error es invitar a oferentes a última hora para participar en el proceso de licitación. Esto no es ético.

Respuestas a las preguntas confusas o incompletas

Por otra parte, la respuesta a los oferentes durante el ciclo de preguntas y respuestas debe ser clara y profesional. Atendiendo lo que se pregunta, así se haya indicado en la documentación enviada al oferente.

Un error común son las respuestas confusas o incompletas. Esto le resta profesionalismo al proceso, además de que no es ético.

Yo he visto respuestas en algunos procesos que las califico incluso como una falta de respeto para con los oferentes. Esto no debe hacerse, si requieres llevar a cabo procesos licitatorios para tus proyectos estos deben ser impecables.

Dividir entregables para varios proveedores

Ten en cuenta que a veces es posible o es factible para la empresa dividir entregables para varios proveedores. Pero ten cuidado en no dividir los entregables que se ejecutan de forma integrada. Esto seguramente se convertirá en un dolor de cabeza más adelante en la ejecución del proyecto.

He visto algún ejemplo de esta situación. No lo hagas en tus licitaciones. Si eres oferente entiende los riesgos a los que te enfrentas en caso de ser seleccionado para desarrollar un entregable parcial o en combinación con otro proveedor que tal vez no conoces.

Búsqueda inapropiada de oferentes

Otro error común es que buscar posibles oferentes por Internet, pero que no están en la región o territorio de la empresa y los invitan a participar en el proceso de licitación.

Por tanto, antes de invitarlos a participar a una licitación se deben considerar aspectos como: la territorialidad, las leyes para la contratación y las monedas de pago, para ver si los oferentes están en la capacidad de ofertar sus productos, bienes o servicios.

Invitar oferentes como relleno

No es aceptable bajo ningún concepto invitar oferentes como relleno para los procesos de compras, con el objeto de cumplir con la cuota de número de oferentes que requiere el proceso. Esto no es ético y es un error que se comete en algunos casos.

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Respuesta de los oferentes

Desde el punto de vista del oferente este debe responder con claridad, atendiendo los lineamientos de los documentos de la licitación y en los tiempos acordados.

Además, debe explicar de forma clara cómo se realizará la entrega del bien, producto servicio que se ofrece.

Plan de Gestión de las Adquisiciones

Por todo lo anterior es que se debe hacer un Plan de Gestión de las Adquisiciones. Este Plan debe ser bien llevado para evitar errores en las licitaciones de los proyectos y evitar retrasos o tener que declararlas desiertas. Este plan contiene las actividades que se deben realizar durante todo el proceso de adquisición.

Llevar adecuadamente las licitaciones permite que el contrato describa de forma clara y precisa los productos, servicios o resultados que el vendedor está de acuerdo en proporcionar. Lo cual a su vez permite cumplir con las leyes y regulaciones que rigen las adquisiciones y facilitando la ejecución del proyecto.

Si te interesa conocer las claves para gestionar los contratos del proyecto te dejo un video sobre el tema.

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