Claves para gestionar efectivamente las reuniones del proyecto

Gestionar reuniones es una función muy importante del Project Manager, por lo que debe conocer las claves para gestionar efectivamente las reuniones del proyecto. A lo largo del ciclo de vida de los proyectos se ejecutan múltiples reuniones.

El Project Manager debe realizar sólo las reuniones que sean necesarias para el proyecto.

Tipos de reuniones

Reunión del lanzamiento o kick off del proyecto

Es una reunión muy importante durante el ciclo de vida del proyecto. En proyectos grandes esta reunión se realiza al final de la planificación y al comienzo de la ejecución.

Mientras que en los proyectos pequeños esta reunión puede llevarse a cabo desde el inicio del proyecto. En el caso de proyectos de múltiples fases es recomendable hacer una reunión del lanzamiento al inicio de cada fase.

La reunión del lanzamiento o reunión de kickoff sirve para comunicar los objetivos del proyecto y lograr compromisos con el equipo.

Asimismo, ayuda a explicar roles y responsabilidades de cada uno de los interesados del proyecto.

Reuniones Ejecutivas

El Project Manager también debe gestionar múltiples reuniones ejecutivas con distintos patrocinadores en una organización o con los comités que existan en la misma. Debe ser un experto en el manejo de este tipo de reuniones.

Reuniones técnicas, de levantamiento de información o requisitos 

Como Project Manager también deberás gestionar reuniones técnicas durante el ciclo de vida de los proyectos, con el objetivo de llevar a cabo el levantamiento de información o documentación de requisitos, así como aclar temas técnicos, en caso de requerirse.

Reuniones para analizar el enfoque del proyecto

Igualmente, deberás llevar a cabo reuniones para analizar el enfoque del proyecto, es decir, si el proyecto se va a ejecutar bajo un enfoque ágil o bajo un enfoque predictivo, antes denominado tradicional.

En el siguiente video acerca de las metodologías ágiles y las metodologías tradicionales, explico las diferencias entre los diferentes enfoques.

Reuniones de actualización del avance o seguimiento del proyecto

En el proyecto también se ejecutan reuniones de actualización del avance o seguimiento del proyecto para conocer el estado del mismo.

En estas reuniones se muestran los detalles del proyecto, los retrasos si existen y los temas pendientes a la fecha.

Reuniones de resolución de problemas

También se pueden llevar a cabo reuniones de resolución de problemas o para llegar a algún acuerdo durante el proyecto.

Reuniones con grupos de usuarios

Los grupos de usuarios son las personas que van a utilizar los productos, servicios o resultados del proyecto. Pueden requerirse diferentes reuniones durante la ejecución del proyecto con este grupo tan importante de interesados.

Otras reuniones

Igualmente, en los proyectos se realizan múltiples reuniones para definir cómo se va a gestionar el proyecto:

  • Reuniones para identificar:
    • Objetivos con interesados clave
    • Criterios de éxito
    • Entregables clave / resumen de hitos
    • Requisitos de alto nivel
    • La forma cómo se ejecutará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto
  • Reuniones para establecer cómo se:
    • Monitoreará y controlará el proyecto
    • Ejecutarán los controles de cambio y cómo se manejará la aceptación de los entregables
    • Evaluará la satisfacción de los interesados y cómo se transferirá la información y conocimientos del proyecto
    • Desarrollarán los planes de gestión del proyecto: alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, riesgos, comunicaciones
  • Reuniones para desarrollar el espíritu del equipo. Es muy importante como Project Manager que realices este tipo de reuniones.
  • Igualmente, se pueden realizar reuniones para formalizar el cumplimiento de los contratos.
  • También como Project Manager debes llevar a cabo reuniones para celebrar los éxitos del proyecto y para formalizar o informar el cierre del proyecto, una vez que el proyecto ha concluido o una fase de éste ha concluido.
  • Asimismo, deberían llevarse a cabo reuniones para documentar las lecciones aprendidas.

Reuniones del Framework Scrum

Dependiendo del tipo de enfoque que se utilice en el proyecto, pueden llevarse a cado reuniones específicas para ejecutar el trabajo. Tal es el caso del Framework Scrum que establece una serie de reuniones que se deben ejecutar a lo largo del proyecto.

En el siguiente video explico las reuniones que se realizan el flujo del Framework Scrum.

Modalidad de las reuniones

En los proyectos las reuniones pueden ser presenciales, es decir, cara a cara o pueden ser virtuales o remotas. En el caso de reuniones virtuales se requerirán de distintas plataformas de comunicación para su realización. Igualmente, las reuniones pueden ser formales o informales. Pudieran ser periódicas o no.

Gestionar reuniones es una habilidad muy importante del Project Manager.

Claves para gestionar efectivamente las reuniones del proyecto

Las reuniones tienen un antes, un durante y un después. A continuación, describo las claves para gestionar efectivamente las reuniones del proyecto, distribuidas en estos tres momentos.

Antes de la reunión

Identifica los objetivos de la reunión o el para qué de la reunión

La reunión debe tener objetivos claros. Prepara la agenda de la reunión o el qué de la reunión, es decir, los puntos que serán tratados. Esto con la finalidad de no divagar en la reunión sin llegar a ningún acuerdo y no hacer reuniones muy largas, con muchos temas.

Define el cuándo de la reunión, es decir, la fecha y la hora en la cual se va a ejecutar. Invita a la audiencia y confirma su asistencia a la misma.

Identifica los materiales de apoyo que requerirás o los recursos que requerirás

Esto representa el con qué vas a llevar a cabo la reunión. Pueden ser herramientas para videoconferencias, conexiones a redes, pizarrones, rotafolios, micrófonos o equipos de proyección.

Debes identificar cualquier material que necesites. Es importante que pruebes los materiales o las herramientas que necesites. También podrás requerir presentaciones y otros materiales complementarios.

Define el inicio y cierre de la reunión

Estos momentos son los que más recuerdan las personas. Un buen inicio capta la atención y el final debe ser un resumen con los acuerdos y compromisos que se llegaron en la misma.

Durante la reunión

Mantén el control de la conversación

Como Project Manager debes ser experto manteniendo el control de la conversación dentro de las reuniones. Esto para asegurarte que se cumplan los objetivos de la misma.

Debes moderar la reunión, dar la palabra si es necesario y gestionar las expectativas de los asistentes.

Adicionalmente, debes asegurarte de la participación de todos. Escuchar, observar y dirigir a todos. En algunos casos deberás gestionar los conflictos que pueden surgir dentro de la reunión.

También debes controlar el tiempo de la reunión, el inicio y su finalización. Debes lograr un uso eficiente del manejo del tiempo.

Además, deberás conocer los temas a tratar. Es decir, conocer cada uno de los aspectos del proyecto o los temas que se tocarán en la reunión para poder manejarla adecuadamente.

Debes hablar con seguridad y propiedad. Esta es una característica muy importante de los Project Managers. También debes conocer el rol de las personas que participan en la reunión, sobre todo si es la primera vez que te reúnes con esa audiencia.

Debes dirigirte a todos siempre con respeto y verificar si te explicaste. Es importante que nunca preguntes si entendieron, lo correcto es preguntar si te explicaste.

También ten en cuenta que si la reunión es para solucionar un problema, el enfoque debe ser sobre el problema, no sobre las personas que están incluidas en el problema o que generaron el problema.

Utiliza la nevera, refrigerador o congelador y sigue adelante

Técnica para reuniones

Esta es una técnica muy divertida que puede utilizarse en las reuniones para diferir aquellos puntos que no pueden resolverse en la reunión, ya que probablemente sean temas muy amplios y se requerirá una reunión específica para resolver el tema.

Para los temas que consumen mucho tiempo es importante utilizar esta técnica. Debes tomar nota acerca de esos temas que van a ir a la nevera o al congelador y utilizar una especie de rotafolio con una imagen de nevera o una pizarra electrónica para que sea más divertida la sesión.

Para cada uno de los puntos que se llevan al congelador deberás definir un responsable y la posible fecha de cuando se abordará el tema o llegar al acuerdo de que se agendará una sesión para abordar ese aspecto.

Después de la reunión

Elabora una minuta y compártela con la audiencia

En la minuta debes incluir aspectos importantes como:

  • Cuáles fueron los temas tratados en la reunión
  • Cuáles fueron los acuerdos y compromisos a los que se llegaron en la misma
  • Quiénes son los responsables de esos compromisos
  • Establecer fechas límites para la ejecución de las acciones.
  • Adicionalmente, podrás indicar cuándo será la próxima reunión.

Realiza acciones de seguimiento

Se debe realizar el seguimiento a los aspectos que se indicaron en la minuta de la reunión.

Espero que estas claves para gestionar efectivamente las reuniones del proyecto te resulten de mucha utilidad.

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