Funciones del Gerente de Proyectos

El rol del Director del Proyecto está lleno de desafíos porque debe manejar las prioridades cambiantes del entorno. Por ello las funciones del Gerente de Proyectos abarca una gran cantidad de actividades para gestionar los proyectos de manera exitosa.

Como Líder del Proyecto debe comprender sus detalles, pero debe gestionarlo desde una perspectiva global.

Es decir, el Gerente del Proyecto no debe hacer micro gestión y debe proporcionar al equipo liderazgo, planificación y coordinación. Esto debe hacerlo a través de una adecuada gestión de las comunicaciones del proyecto.

Debe contar con experiencia para gestionar el proyecto, debe entender la Dirección de Proyectos y debe poseer los conocimientos necesarios para ejecutar sus proyectos de manera efectiva.

Esfera de Influencia del Director de Proyectos

En la Esfera de Influencia del Director de Proyectos se muestran todos los componentes con los cuales tiene interacción el Líder del Proyecto dentro de una empresa.

Esfera de Influencia del Director de Proyectos

La persona que ocupa este rol tan importante tiene interacción con sus equipos de proyectos, con los directores de otros proyectos, programas o portafolios y con los gerentes de recursos.

También interactúa dentro de la organización con los patrocinadores, con los entes que establecen la gobernabilidad dentro de la empresa, con los comités de dirección, con la Oficina de Gestión del Cambio (CMO) y la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos.

El Director de Proyectos también tiene interacción con los interesados, los proveedores, los clientes y usuarios finales que utilizarán los productos o servicios que se generen como consecuencia de la ejecución del proyecto.

Funciones del Líder de Proyectos

A continuación, se describen las funciones de Gerente del Proyecto desde distintas perspectivas.

Desde la perspectiva propia del proyecto, desde la perspectiva de la organización, de la industria, de la disciplina profesional, porque la gestión del proyecto está considerada como una profesión, y desde de otras disciplinas relacionadas.

Perspectiva del Proyecto

Desde esta Perspectiva el Gerente del Proyecto tiene la función de liderar al equipo para lograr los objetivos del proyecto y debe:

  • Cubrir las expectativas de los interesados.
  • Equilibrar todos los elementos del proyecto, ello contempla:
    • El alcance del proyecto o trabajo que se va a realizar durante la ejecución del proyecto.
    • La calidad con la cual se va a llevar a cabo la ejecución del trabajo.
    • Los recursos que se van a utilizar en la durante la ejecución del proyecto.
    • El cronograma o tiempo que va a durar el proyecto.
    • El presupuesto o los costos para ejecutar los trabajos del proyecto.
    • Los riesgos.
    • La satisfacción del cliente.
  • Gestionar las comunicaciones, que es una de las principales funciones del Gerente de Proyectos. En tal sentido, debe:
    • Comunicarse con todos los interesados.
    • Crear, mantener y respetar los planes de comunicación.
    • Gestionar las comunicaciones de manera predecible y consistente.
    • Entender las necesidades de comunicación que tienen todos los interesados del proyecto.
    • Hacer que las comunicaciones sean concisas, que se distribuyan de manera clara durante la ejecución del proyecto, que sean completas, que no tengan imprecisiones pero que a su vez sean simples, relevantes y que estén adaptadas a las necesidades del proyecto.
    • Informar todas las noticias importantes del proyecto, ya sean positivas o negativas.
    • Utilizar canales de retroalimentación.

Perspectiva de la Organización

Desde esta Perspectiva las funciones del Gerente de Proyectos contempla:

  • Crear una influencia positiva en la organización para satisfacer las necesidades del proyecto.
  • Permanentemente crear relaciones que ayuden al equipo del proyecto a lograr los objetivos y metas.
  • Trabajar con el patrocinador para solucionar problemas que pudieran influir en la calidad del proyecto o en la visibilidad del proyecto.
  • Aumentar la capacidad y competencia de la organización en materia de Dirección de Proyectos para ello debe realizar transferencia permanente de conocimiento y debe demostrar continuamente el valor de la Dirección de Proyectos en la organización.
  • Potenciar la eficacia de la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos.

Perspectiva de la Industria

En cuanto a esta Perspectiva el Gerente del proyecto debe:

  • Estar permanentemente informado acerca de cuáles son las tendencias de la industria y aplicar estas tendencias a sus proyectos.
  • Monitorear si en la industria para verificar si:
    • Están surgiendo nuevos productos o tecnologías.
    • Hay nuevos nichos de mercados o si los mismos están cambiando.
    • Los estándares de la industria están teniendo variaciones o están surgiendo nuevos estándares herramientas o técnicas de apoyo.
    • Pueden haber mejoras en los procesos.
    • Las fuerzas económicas pueden influir sobre el proyecto y cuáles influencias pueden estar afectando la dirección de proyectos dentro de la empresa o las estrategias de la empresa.

Desde esta perspectiva el Líder del Proyecto debe tener en cuenta que los cambios del entorno afectan a las estrategias de las empresas y a sus proyectos. Te invito a revisar un post muy interesante sobre cómo el entorno afecta a las estrategias de la empresa titulado ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas, desarrolla estrategias de éxito

Perspectiva de la Disciplina Profesional

Desde esta Perspectiva las funciones del Gerente de Proyectos incluye:

  • Orientar y educar a otros en la organización.
  • Mostrar permanentemente el valor de la dirección de proyectos a la empresa, es decir, debe actuar como un embajador sobre las ventajas de la Dirección de Proyectos.
  • Contribuir permanentemente con sus conocimientos y pericias.
  • Participar en capacitación, educación continua y desarrollo para poder gestionar los proyectos de manera adecuada con conocimientos de estas otras disciplinas

Competencias del Gerente de Proyectos

El PMI o Project Management Institute establece cuáles son las competencias que deben tener los directores de proyectos, es decir, cuáles son los conocimientos y habilidades que requieren para gestionar adecuadamente los proyectos.

Estas competencias se establecen en el Triángulo del Talento, el cual se divide en tres grupos de competencias:

  • El primer grupo de competencias está relacionado con la Dirección Técnica de Proyectos, es decir, los aspectos de Dirección de Proyectos o aspectos técnicos que requiere el Gerente del Proyecto para desarrollar su rol.
  • El bloque de competencias relacionadas con la Gestión Estratégica y de Negocio hace referencia a los conocimientos que debe tener el Líder de Proyectos sobre la industria o la organización, que le permitan mejorar el desempeño y al final entregar el valor que la empresa está esperando.
  • El grupo de competencias relacionadas con el liderazgo habla de las habilidades que debe tener el Director de Proyectos para guiar, motivar y dirigir al equipo y así lograr las metas del negocio a través de la ejecución de los proyectos.

Se puede concluir que el Líder del Proyecto tiene su cargo todos los aspectos del proyecto, que incluyen entre otros, los siguientes:

  • La creación del plan para gestionar el proyecto, el cual debe contemplar bajo cual enfoque se va a ejecutar el proyecto, es decir, si se ejecutará bajo un enfoque predictivo, adaptativo o híbrido.
  • Mantener el proyecto encaminado en términos de tiempo y presupuesto.
  • Gestionar los riesgos.
  • Proporcionar los informes de gestión precisos y oportunos del proyecto, que incluyan las métricas de desempeño del proyecto.
  • Gestionar las comunicaciones del proyecto.

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