Claves para gestionar el contrato del proyecto

Contratos con terceros

Los proyectos con terceros deben ejecutarse mediante un contrato, por ello es importante conocer las claves para gestionar el contrato del proyecto.

Cuando se ejecutan proyectos con terceros el Project Manager puede estar del lado del prestador del servicio o del lado del receptor del servicio.

Gestionar los contratos es una de las múltiples habilidades que debe tener un Director de Proyectos.

Consideraciones que se deben tener para gestionar los contratos

  • En primer lugar, se debe tener en cuenta que un proyecto puede tener múltiples contratos y estos pueden ser secuenciales o no.
  • Los contratos determinan los hitos entregables y responsabilidades que se deben cumplir durante la ejecución del proyecto.
  • También determinan la complejidad o simplicidad del mismo.
  • En los proyectos muy grandes se puede tener un contrato marco que regula el proyecto y este puede tener anexos o subcontratos para los aspectos específicos del proyecto.
Contratos en proyectos grandes
  • Asimismo, podría tenerse un proyecto muy grande con sub-proyectos donde se puedan tener contratos para cada uno de los proyectos.
Contratos en proyectos muy grandes
  • Los contratos cumplen leyes locales nacionales o internacionales. Pueden ser regionales para múltiples países o múltiples subcontratistas.
  • Los aspectos que no se incluyen dentro del contrato no se podrán exigir.
  • Legalmente los contratos también permiten la evaluación del prestador del servicio o del vendedor.
  • Si el Project Manager se encuentra del lado del vendedor el contrato será utilizado para evaluar su desempeño, pero si se encuentra del lado del receptor del servicio, el contrato se debe utilizar para evaluar el desempeño del proveedor que le está prestando el servicio.
  • Los contratos son jurídicamente vinculantes, por lo que deben establecer de forma clara los productos servicios o entregables que van a proporcionar durante la ejecución del proyecto.
  • El ciclo de vida del contrato puede iniciar o finalizar a lo largo de las fases del proyecto como se muestra en la imagen.
Ciclo de vida del contrato del proyecto
  • El contrato obliga al vendedor a proveer los productos, servicios y entregables que en él se especifican y obliga al comprador a pagar por estos.

Como interactúa el Project Manager con el contrato del proyecto

Los Project Managers administran el contrato del proyecto o parte de éste. También participan en su elaboración, en aquellos aspectos que tienen que ver con el alcance y la gestión del proyecto.

Por su parte, el área de legal se encargará de revisar los aspectos que incluya el Director del Proyecto sobre el alcance y la gestión del proyecto y definir otras cláusulas que protegerán a la empresa.

Cuando el Director del Proyecto participa en la elaboración del contrato le será mucho más fácil gestionar el proyecto.

Además de que es una buena práctica que los Project Managers participen en el desarrollo y revisión de los contratos del proyecto.

¿Qué sucede si asigna al Project Manager a un proyecto donde el contrato ya fue firmado?

El Director del Proyecto debe revisar detalladamente el contrato y entender todos y cada uno de los aspectos que en él se señalan para que pueda gestionarlo de manera adecuada.

Qué debe contener el contrato del proyecto

El Project Manager o Gerente del Proyecto debe asegurarse que el contrato contenga lo siguiente:

Aspectos relacionados con el trabajo a ejecutar en el proyecto

  • El enunciado del trabajo o los entregables que se van a estar proporcionando.
  • El cronograma o los hitos, en términos generales engloban el plazo de ejecución del proyecto.
  • Los informes de desempeño o la forma como se va a evaluar el desempeño del prestador del servicio.
  • Los criterios:
    • De inspección, si aplica al proyecto la realización de inspecciones.
    • De calidad y los de aceptación.
    • Para la aprobación de los subcontratistas en el caso que se tenga un proveedor principal y este vaya a trabajar con sub-contratistas. En ese caso el Project Manager debe asegurarse que estos subcontratistas cuenten con la experiencia necesaria para prestar el servicio requerido dentro del proyecto.
  • Si el Project Manager está del lado del prestador del servicio debe asegurase que las personas que van a trabajar en el proyecto puedan prestar el servicio requerido, ya que tendrán interacción con el cliente y deberá gestionarlos para que el proyecto obtenga los resultados esperados.
  • Cómo se van a manejar las solicitudes de cambio durante la ejecución del proyecto y cuáles son los acuerdos de niveles de servicios (SLAs) que se incluirán durante la ejecución del proyecto.
  • Los términos y condiciones generales para la ejecución del proyecto, así como la inclusión de procedimientos específicos que se requieran de acuerdo a la naturaleza del proyecto.
  • Las exclusiones del proyecto. Debe quedar explícitamente señaladas en el contrato qué cosas no se incluyen dentro del trabajo del proyecto.
  • El contrato debe indicar el manejo del Product Service Delivery (PSD) o el Global Service Delivery (GSD), si aplica. Esto es una habilidad adicional que deben tener los Project Managers para gestionar los proyectos.

Aspectos relacionados con los pagos del proyecto

  • El precio y las condiciones de pago. Tal vez el Project Manager, ya sea del receptor del servicio o del proveedor de servicios, no participe en la definición de los precios o las condiciones de pago. Esto dependerá de la organización en la que el Gerente del Proyecto se desempeñe. Pero si debe conocer cuáles son estos precios y las condiciones de pagos porque deberá administrar el contrato. Probablemente, deba aprobar los pagos si está del lado del receptor del servicio o gestionar los cobros si se encuentra del lado del proveedor de los servicios.
  • Las cláusulas de impuestos y obligaciones fiscales, las garantías y soportes futuros del producto o servicio.
  • Incentivos y sanciones dependiendo del tipo de contrato.

Otros aspectos

  • Seguros y garantías de cumplimiento si se requieren. Como prestador del servicio el Project Manager debe asegurarse que el proyecto está entregando todo lo pautado en el contrato. Esto para evitar que sean ejecutadas las fianzas de cumplimiento.
  • Cláusulas de finalización o de salida anticipada, las cuáles expresan las razones por las cuales podría darse una finalización anticipada.
  • Los mecanismos de resolución de controversias.
  • Las regulaciones laborales y de seguridad ocupacional. De quién es la obligación con las personas que van a estar trabajando en el proyecto.
  • Las indemnizaciones, en caso de requerirse.
  • Las cláusulas de fuerza mayor, las cuales muestran cómo proceder ante una situación imprevista. Es importante que queden explícitamente todas las posibles causas de fuerza mayor que imposibilitarían la ejecución del contrato.
  • Cláusulas de confidencialidad de la información, ya sea protegiendo la información del receptor del servicio que le va a proveer al prestador de servicios o en el caso que el prestador del servicio esté proporcionando metodologías o información que es de su propiedad. Es importante mantener protegida la información para ambas partes.
  • Las penalidades por incumplimiento de los acuerdos de niveles de servicios (SLAs). Cuáles serían el tipo de contraprestaciones que tendría que recibir el receptor del servicio en el caso de qué prestador del servicio no esté cumpliendo con los SLAs.

Asimismo, se podrán incluir otras cláusulas dependiendo de las necesidades de protección que tengan las partes que van a participar en la ejecución del contrato.

El Project Manager debe tener en consideración las claves para gestionar el contrato del proyecto para manejarlos de de manera eficiente.

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