Si necesitas conocer cuáles son las Ceremonias de Scrum en este Post te las explico todas. También se conocen reuniones del Framework Scrum.
Tabla de Contenido
Flujo Scrum
El diagrama muestra el Flujo Scrum.
Para iniciar un proyecto, ya sea bajo un enfoque adaptativo conocidos como ágil o bajo un enfoque predictivo conocido como tradicional, se debe presentar un Caso de Negocio. En este se incluye la justificación del negocio para el proyecto.
En el enfoque Scrum, el Product Owner analiza y confirma la justificación del proyecto. Luego el Product Owner debe crear una declaración de la visión del proyecto y obtener la aprobación de aquellas personas que toman las decisiones claves en la organización. Como por ejemplo: ejecutivos, directivos o algún consejo o comité de administrativo del proyecto o del programa, incluso la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos.
Posteriormente, el Product Owner desarrolla el Backlog Priorizado del Producto, el cual contiene una lista de los requerimientos del negocio y del proyecto, ordenados por orden de importancia. Esta lista está en forma de Historias de Usuario.
Historias de Usuarios
Las Historias de Usuarios son una forma simple de documentar los requerimientos y funcionalidades que desea el usuario final. Son descripciones cortas escritas desde la perspectiva de la persona que necesita una nueva funcionalidad, producto o servicio.
Los requerimientos expresados en las Historias de Usuarios son oraciones breves, sencillas y fáciles de entender. Un ejemplo de una historia de usuario para la implementación de un sistema de inversión sería:
“Como gerente de finanzas quiero que el sistema requiera de mi aprobación para toda inversión que sea superior a un millón de dólares”.
Los Sprints
El siguiente paso en el flujo de Scrum consiste en realizar la Planificación del Sprint donde se consideran las Historias de Usuario de alta prioridad para incluirlas en el Sprint.
Luego el Equipo de Scrum trabaja en la creación de los entregables mediante incrementos del producto.
Durante el Sprint también se llevan a cabo las Daily Standups o reuniones diarias, las cuales son unas reuniones breves y concretas donde los miembros del equipo discuten el progreso diario al final del Sprint.
Luego se lleva a cabo la Revisión del Sprint donde se hace una demostración de los entregables al Product Owner y los Stakeholders relevantes. El Product Owner acepta los entregables, sólo si cumplen con los criterios de aceptación predefinidos.
El ciclo de la Sprint termina con la Reunión Retrospectiva del mismo, donde el equipo analiza la forma de manejar los procesos y el rendimiento, a medida que se avanza al siguiente Sprint, hasta concluir el proyecto.
Al concluir todos los Sprints se realiza la Revisión del Proyecto.
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Cuáles son las Ceremonias de Scrum
Son muchas reuniones que incluye el Enfoque Scrum. A continuación, se describen cada una de estas reuniones.
Reunión de Visión del Proyecto
Esta reunión se realiza entre el Product Owner y los Stakeholders o Interesados. Ayuda a identificar el contexto empresarial, los requerimientos del negocio y las expectativas de los Stakeholders. Esto a fin de que se pueda desarrollar una eficaz declaración de la visión del proyecto que es conocida como Project Vision Statement.
Durante la reunión se revisa el Caso de Negocio del proyecto y se crea la declaración de la visión, que sirve de inspiración y proporciona enfoque para todo el proyecto. Esta declaración identifica las necesidades del negocio que son aquellos resultados que se espera cumpla el proyecto.
La Visión del Proyecto debe ser bien estructurada y debe explicar las necesidades empresariales, así como lo que el proyecto busca cumplir.
Un ejemplo de una declaración de visión de un proyecto, siguiendo con el mismo ejemplo de la implementación del sistema de inversión, sería:
“Desarrollar un sistema de inversión con límites de aprobación, fácil de usar y con una interfaz gráfica agradable”.
Esta reunión no tiene un Time Box definido.
Recuerda que en Scrum se tienen algunos tiempos asignados o tiempos específicos para algunas reuniones del Flujo de Scrum.
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Taller de Historias de Usuarios
Antes de la Reunión de Revisión del Backlog Priorizado del Producto puede llevarse a cabo el Taller de Historias de Usuarios. El Scrum Master facilita estas sesiones donde el Equipo Principal Scrum interviene y en ocasiones se recomienda incluir a otros Stakeholders.
En estos talleres se ayuda al Product Owner a dar prioridad a los requerimientos y permite que el Equipo Principal de Scrum tenga una perspectiva compartida de los criterios de aceptación.
Esto asegura que las Épicas y las Historias de Usuarios describan la funcionalidad desde el punto de vista de los usuarios, que sean fáciles de entender y que se puedan calcular de forma segura.
Recuerda que las Épicas son unas Historias de Usuarios que, por su gran tamaño, el equipo las descompone en Historias de Usuarios con un tamaño más adecuado para gestionarlas bajo los principios y técnicas ágiles. Algunas Historias de Usuarios tal vez sean demasiado extensas o amplias como para poderse manejar dentro de un solo Sprint.
Los Talleres de Historias de Usuarios son útiles en la comprensión de las expectativas de los usuarios. Son excelentes para la formación de los equipos y también facilitan la preparación y la planificación del próximo Sprint.
Un Taller de Historias de Usuario es útil para discutir y aclarar todos los elementos de un producto. En estas sesiones generalmente se profundizan detalles más pequeños para garantizar la calidad.
Estos talleres no tienen un Time Box definido.
Reuniones del Grupo de Enfoques o Focus Group
Ten en cuenta que cuando se crea el Backlog Priorizados del Producto a veces pueden llevarse a cabo dos reuniones.
Una de esas reuniones son las del Grupo de Enfoques o Focus Group, las cuales ayudan a el desarrollo de Épicas e Historias de Usuario. Estas conducen a un producto de mejor calidad, que contribuye a la satisfacción de las expectativas de los usuarios.
En esta reunión se pueden refinar y crear las Épicas. Son una sesión guiada por un moderador para que las personas puedan ofrecer sus opiniones, percepciones o valoraciones sobre un producto, servicio o resultado deseado.
Estas reuniones se realizan normalmente para la planificación, evaluación o mejora de un producto o servicio.
Son una técnica para entender las necesidades y expectativas del usuario respecto al producto que se propone.
Estas reuniones no tienen un Time Box definido.
Reuniones de Grupos de Usuarios
La otra reunión que puede llevarse a cabo cuando se crea el Backlog Priorizado del Producto son las reuniones de Grupos de Usuarios. En estas reuniones se discuten las Épicas apropiadas y esto ayuda a la formulación de los criterios de aceptación para el producto. También proporcionan información valiosa para el desarrollo de las Épicas.
Ten en cuenta que la Reunión del Grupo de Usuarios es de vital importancia para evitar trabajos costosos que pudieran resultar por la falta de claridad sobre las expectativas y exigencias.
Estas reuniones incluyen a los Stakeholders relevantes, principalmente a los usuarios o clientes del producto, los cuales brindan al Equipo Principal de Scrum información de primera mano sobre sus expectativas.
Ayudan a promover un sentido de compromiso con el proyecto, así como un entendimiento común entre el Equipo Principal de Scrum y los Stakeholders relevantes.
Para estas reuniones no se tiene un Time Box definido.
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Reunión de Revisión del Backlog Priorizado
Qué es el Backlog Priorizado del Producto
El Backlog Priorizado del Producto es una lista con todos los requerimientos iniciales del producto que se va a desarrollar. Es decir, es una pila o un montón de trabajo.
El Backlog Priorizado del Producto contiene las Historias de Usuario priorizadas y esta información es pública. Por lo tanto, todos los miembros del equipo pueden verla, así como las personas que están fuera del Equipo Scrum.
El Backlog Priorizado del Producto se actualiza y se refina continuamente. Por ello se llevan a cabo estas reuniones en las que se analiza cualquier cambio o actualización al Backlog y se incorpora al mismo, según sea necesario.
Ten en cuenta que es una reunión formal y durante el proceso de refinamiento se ayuda al Equipo a Scrum a repasar todo el consenso sobre el refinamiento. Además, debe realizarse durante todo el proyecto, es decir, una actividad continua del Product Owner.
El Product Owner puede incluir nuevas Historias de Usuarios o volver a priorizar las Historias de Usuarios vigentes. También los Miembros del Equipo del Proyecto Scrum o los Stakeholders pueden proporcionar sugerencias sobre nuevas Historias de Usuarios al Product Owner.
El Product Owner es quien está encargado de que se lleve a cabo la Reunión de Revisión del Backlog Priorizado del Producto.
Importancia de la reunión de Revisión del Backlog Priorizado
La importancia de estas reuniones radica en que:
- El Equipo de Scrum entiende los requisitos del cliente y esto ayuda al equipo a familiarizarse y a entender las Historias de Usuario.
- Ayuda a conocer cuáles son las Historias de Usuario de mayor prioridad, para que de esta forma puedan ser refinadas por el Equipo Scrum.
- Permiten estimar adecuadamente el esfuerzo que requiere a medida que se refinan las Historias de Usuario.
El Equipo Scrum asignará o actualizará las estimaciones a alto nivel del esfuerzo que se requiere para ejecutar cada una de ellas.
Las reuniones de Revisión del Backlog Priorizado del Producto garantizan que se eliminen aquellas Historias de Usuarios que son irrelevantes. En estas reuniones también pueden definirse los criterios de aceptación y los criterios de terminación de los entregables. Asimismo, se identifican y evalúan riesgos y las posibles respuestas a los riesgos de alta prioridad.
Esta reunión no tiene un Time Box establecido.
Reunión de Planificación de Lanzamiento
Estas reuniones se llevan a cabo para desarrollar un Plan de Lanzamiento. Este plan incluye las funcionalidades útiles que serán entregadas al cliente.
El objetivo principal de estas sesiones es hacer que el equipo cuente con una visión general de los lanzamientos y del calendario de entrega del producto que se estará desarrollando y que puedan alinearse con las expectativas del Product Owner y los Stakeholders relevantes. Principalmente con el Patrocinador o Sponsor del proyecto.
Ten en cuenta que los lanzamientos dependen de las estrategias de la organización y la relación que existe con el lanzamiento de los productos que tiene prevista la empresa. Es decir, algunas organizaciones prefieren llevar a cabo despliegues continuos, otras prefieren llevar a cabo los despliegues por etapas. Dependiendo de la estrategia de la organización los lanzamientos en los proyectos pueden estar guiados por:
- La funcionalidad que se desea poner en producción.
- Algunas fechas predefinidas.
En el Framework Scrum se promueve la toma de decisiones iterativas basadas en información, en lugar de por una planificación anticipada y detallada, como ocurre en los enfoques tradicionales o en cascadas. Es decir, no se necesita un plan detallado de lanzamiento para todo el proyecto. Por lo que el plan puede actualizarse constantemente a medida que la información relevante está disponible.
Estos cronogramas, aunque son tentativos y están sujetos a cambios, son de suma importancia para evaluar si habrá posibilidades de que los proyectos cumplan con los plazos requeridos y para mostrar las dependencias.
Estas reuniones no cuentan con un Time Box definido.
Reunión de Planificación del Sprint
Los Sprint empiezan con una Reunión de Planificación. En esta sesión se consideran las Historias de Usuarios de alta prioridad para su inclusión en el Sprint. El Equipo Principal de Scrum crea el Sprint Backlog que contiene todas las tareas que serán completadas en un Sprint. Esto representa la planificación del trabajo a realizar.
El equipo revisa las Historias de Usuario comprometidas para el Sprint. Luego identifica las actividades accionables o las tareas que son necesarias para implementar los entregables y cumplir con los criterios de aceptación de los usuarios.
El Product Owner se encuentra presente durante esta reunión en caso de que se necesite alguna aclaratoria relacionada con las Historias de Usuarios que fueron comprometidas.
Partes de la Reunión de Planificación del Sprint
La Reunión de Planificación del Sprint se divide en dos partes. Una primera parte de definición del objetivo y una segunda parte de identificación y estimación de las tareas.
En la primera parte de la reunión o definición del objetivo, el Product Owner explica las Historias de Usuarios de más alta prioridad o los requerimientos que están en el Backlog Priorizado del Producto. El Equipo Scrum en colaboración con el Product Owner se compromete con las Historias de Usuario. Es decir, define cuál es la meta del Sprint.
La segunda parte de la reunión consiste en la identificación y estimación de las tareas. El Equipo Scrum decide cómo va a completar los elementos que fueron seleccionados del Backlog Priorizado del Producto del producto para cumplir con la meta del Sprint.
El Equipo Scrum estima el esfuerzo que es necesario para completar las tareas. Estima los esfuerzos en función del personal y de los recursos necesarios para llevar a cabo todas las tareas del Sprint.
El esfuerzo se estima desglosando las Historias de Usuarios comprometidas en tareas específicas y se compilan en una Lista de Tareas. Las Historias de Usuarios comprometidas se incluyen en el Backlog Priorizado del Producto al que se le dará seguimiento.
El esfuerzo estimado se expresa en términos de los Criterios de Estimación que fueron acordados por el equipo.
Algo importante en el Enfoque Scrum es que cada miembro del equipo utiliza la lista de tareas con el esfuerzo estimado (o lista de tareas que están asociadas a las Historias de Usuarios) que van a ser incluidas en el Sprint para seleccionar las tareas que planea trabajar en el Sprint. Esto lo hace con base a sus habilidades y su experiencia, por eso es que son equipos auto organizados.
Sprint Backlog
El Equipo Scrum elabora el Sprint Backlog, que es la lista de actividades y elabora el Sprint Burndown Chart que es una gráfica que muestra la cantidad de trabajo pendiente en el Sprint actual.
La Reunión de Planificación del Sprint brinda oportunidades al equipo para que identifique y evalúe riesgos que pueden presentarse y también para que implemente las respuestas a los riesgos de alta prioridad.
Estas reuniones tienen un ⏰ Time Box asignado de 8 horas, para un Sprint de un mes de duración.
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Reunión de Riesgos
Los riesgos se pueden priorizar con el apoyo del Product Owner, quien convoca al Equipo Scrum a una reunión para tal fin. Opcionalmente, se pueden invitar a otros Stakeholders relevantes para que participen en esta reunión.
El equipo pudiera reunirse para dar prioridad a distintos riesgos con base a una evaluación subjetiva del impacto que tiene el riesgo sobre los objetivos del proyecto.
Esta reunión no cuenta con un Time Box definido.
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Reunión Diaria o Daily Standup
Durante el Sprint se llevan a cabo las Daily Standups o Reuniones Diarias que son muy breves y concretas. En estas reuniones los miembros del equipo discuten el progreso diario.
Los miembros del Equipo Scrum se actualizan los unos a los otros referente a sus progresos y sobre los impedimentos que pudieran estar enfrentando. En estas reuniones todos los miembros del equipo informan sobre lo que hicieron el día anterior, lo que van a hacer hoy y cualquier problema que les impida completar las tareas en el Sprint actual.
Objetivo de la Daily Standup
La Daily Standups es organizada por el Scrum Master y el objetivo es informar sobre cómo avanza el proyecto respondiendo a las siguientes tres preguntas:
- ¿Qué he hecho desde la última reunión?
- ¿Qué tengo planeado hacer antes de la siguiente reunión?
- ¿Qué impedimentos u obstáculos, si los hubiera, estoy enfrentando en la actualidad?
Al enfocarse en estas tres preguntas todo el equipo puede tener una comprensión clara de la situación del trabajo. En ocasiones se pueden discutir otros elementos, pero se mantiene al mínimo en razón del tiempo asignado que tiene la reunión.
Es muy recomendable, de ser posible, que los miembros del equipo den en respuesta a las dos primeras preguntas en forma cuantificable, en lugar de dar largas respuestas cualitativas.
En las Daily Standups los miembros del Equipo Scrum hablan abiertamente sobre los impedimentos para completar sus tareas y buscan la ayuda de otros miembros del equipo. Los miembros con más experiencia del Equipo Scrum también pueden ayudar a aquellos que tengan relativamente menos experiencia y conocimiento del proyecto o de la tecnología.
Esta reunión permite que los miembros del equipo den reportes sobre su progreso en el Sprint y les permite planificar las actividades del día. La duración de la reunión es muy corta y se busca que todos los integrantes del Equipo Scrum estén presentes.
Regla de la Daily Standup
Una regla importante es que la reunión no se cancela o se retrasa si uno o más miembros no pueden asistir. El Equipo Scrum pudiera también discutir con el Scrum Master los riesgos específicos relacionados a sus tareas durante los Daily Standups.
Esta reunión es altamente focalizada y tiene un ⏰ Time Box de 15 minutos.
Los miembros del equipo pueden organizar reuniones adicionales después de la Daily Standup con la finalidad de abordar temas que requieran mayor discusión.
Reunión de Revisión del Sprint
Estas reuniones se convocan al final de cada Sprint y el Equipo de Scrum presenta los entregables o los logros del mismo, incluyendo las nuevas funcionalidades o los productos elaborados al Product Owner y los Stakeholders relevantes.
Esto brinda una oportunidad para que el Product Owner y los Stakeholders inspeccionen lo que se ha completado hasta el momento y determinen si deben realizarse cambios en el proyecto o en los procesos en futuros Sprints.
El Product Owner acepta los entregables sólo si cumplen con los criterios de aceptación predefinidos. Éste revisa el producto o los incrementos del producto para compararlos con los criterios de aceptación acordados en las Historias de Usuarios y acepta o rechaza las Historias de Usuario completadas.
La Reunión de Revisión del Sprint tiene un ⏰ Time Box de 4 horas en un Sprint de un mes.
Reunión de Retrospectiva del Sprint
El ciclo del Sprint termina con una Reunión de Retrospectiva donde el equipo analiza las formas de mejorar los procesos y el rendimiento, a medida que se va avanzando hasta el siguiente Sprint. Es el último paso de un Sprint.
Lecciones Aprendidas en el Sprint
El Scrum Master y el Equipo Scrum se reúnen para analizar las lecciones aprendidas durante todo el Sprint. Esta información se documenta en forma de lecciones aprendidas que pueden aplicarse a futuros Sprints. Frecuentemente, como resultado de esta discusión, puede haber Mejoras Aceptadas.
El Equipo Scrum utiliza la Retrospectiva del Sprint para identificar lo que salió bien y lo que no salió bien en el Sprint, con el objetivo de aprender y mejorar Sprints futuros. Esto proporciona una oportunidad para que el Scrum Master trabaje con el equipo y esté más preparado para el próximo Sprint. Esto también garantiza que la colaboración sea aún más eficaz en el próximo Sprint.
Durante esta reunión el Equipo Scrum reflexiona sobre el Sprint anterior en relación a los procesos que se siguieron, las herramientas empleadas, la colaboración y los mecanismos de comunicación. Así como otros aspectos de interés para el proyecto.
Todos los miembros del Equipo Scrum asisten a la reunión que es organizada y moderada por el Scrum Master. Se recomienda que asista el Product Owner aunque no es obligatorio.
Un integrante del equipo se debe desempeñar como secretario y documentar las discusiones y los elementos para acciones a futuro. Es esencial celebrar esta reunión un entorno abierto y relajado, a fin de fomentar la completa participación de todos los miembros del equipo.
Objetivos de la Retrospectiva del Sprint
Los objetivos primordiales de la reunión son identificar tres elementos específicos, las cosas que el equipo necesita:
- Seguir haciendo: mejores prácticas.
- Empezar a hacer: mejoras en los procesos.
- Dejar de hacer: problemas de procesos y embotellamientos.
Estas áreas se analizan y se crea una Lista de Mejoras Accionables Aceptadas.
Esta reunión tiene un ⏰ Time Box de 4 horas para un Sprint de un mes.
Reunión de Retrospectiva del Proyecto
Esta reunión se realiza cuando concluye el proyecto. Los Stakeholders y miembros del Equipo Principal de Scrum se reúnen para hacer una Retrospectiva del Proyecto e identificar, documentar e internalizar las lecciones aprendidas.
En la reunión los participantes documentan las lecciones aprendidas y realizan revisiones en busca de oportunidades para mejorar los procesos y atender ineficiencias.
La Reunión de la Retrospectiva del Proyecto es una reunión para determinar las formas en que la colaboración y la eficacia del equipo pueden mejorarse en futuros proyectos. También se analizan las oportunidades positivas, negativas y potencialidades para mejorar.
Tanto las Reuniones de Retrospectiva del Sprint y Retrospectiva del Proyecto crean un ambiente de introspección, aprendizaje y capacidad de adaptación que conllevan a un ambiente de trabajo innovador y creativo.
Esta reunión no tiene un Time Box asignado.
Sesiones de Scrum de Scrums (SoS)
En proyectos grandes pueden existir varios Equipos Scrum realizando Sprints en paralelo. Entonces se requiere coordinar los distintos Sprints, por lo que es necesario llevar a cabo Sesiones de Scrum de Scrums, conocidas como SoS.
Estas reuniones se realizan con la finalidad de coordinar los esfuerzos entre los distintos Equipos de Scrum. Los miembros del Equipo Scrum tienen la oportunidad de discutir los problemas que tienen un impacto en el proyecto.
Esta discusión y resolución oportuna de los problemas en las reuniones de Scrum de Scrums mejora en buena medida la coordinación entre los distintos Equipos de Scrum y reduce también las necesidades de rediseñar o volver a realizar el trabajo.
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¿Qué Enfoque aplico a mis proyectos Ágil o Tradicional?
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