Metodología de Lecciones Aprendidas en Proyectos

En este Post te muestro una metodología para documentar lecciones aprendidas en proyectos.

La documentación de lecciones aprendidas es una buena práctica organizativa y se puede utilizar tanto para proyectos como para otros aspectos de la organización, como por ejemplo, lecciones aprendidas de un proceso o un servicio.

¿Qué son las lecciones aprendidas?

Son el conocimiento ganado que se tiene a través de la reflexión o de reflexiones sobre una experiencia o experiencias en un proyecto.

Estas experiencias o procesos pueden ser positivos o negativos.

¿Qué permiten las lecciones aprendidas?

  • Ayudan a identificar factores de éxito para proyectos futuros.
  • Identificar deficiencias que se puedan tener en la ejecución de los proyectos.
  • Mejorar la toma de decisiones futuras.
  • Identificar y resolver problemas que pudieran presentarse.

Pero lo más importante es que las lecciones aprendidas ayudan a ahorrar tiempo y dinero, ya que las personas que en el futuro ejecuten proyectos podrán consultar el registro de lecciones aprendidas. Es decir, podrán ver cuáles prácticas se deben repetir y las que no se deben repetir en proyectos similares.

Consideraciones sobre las lecciones aprendidas

Hay unas consideraciones importantes sobre las lecciones aprendidas que debes conocer:

  • Existen diversas metodologías que pueden ser utilizadas para identificar las lecciones aprendidas en proyectos.
  • Las metodologías permiten una reflexión sistemática y colectiva, ya que participan los miembros del equipo del proyecto.
  • Un aspecto importante a tener en consideración es que las lecciones aprendidas no son recomendaciones. En tal sentido, más adelante en este Post explico acerca de las recomendaciones que se derivan como consecuencia de la identificación de las lecciones aprendidas.
  • Son la identificación de una experiencia particular que se aprendió en el proyecto.
  • Es importante tener en cuenta que la identificación de lecciones aprendidas se debe llevar a lo largo de la ejecución de los proyectos, pero cuando se alcanzan hitos importantes del proyecto como, por ejemplo: al cierre de una fase, de un sprint o el cierre del proyecto se deben hacer sesiones para identificar lecciones aprendidas.
  • Las sesiones de identificación de las lecciones aprendidas se pueden llevar a cabo bajo dos modalidades: presencial o virtual.

Metodología de lecciones aprendidas en proyectos

A continuación, se presentan las tres etapas de la metodología de lecciones aprendidas en proyectos que utilizo, la cual está basada en sesiones para la identificación de las mismas. Durante las sesiones se emplea el consenso del equipo para determinar si las prácticas del proyecto son realmente lecciones aprendidas o no.

Finalmente, se deben documentar en el registro de lecciones aprendidas e identificar las métricas. Del análisis de las métricas surgen recomendaciones para la organización.

lecciones aprendidas
Metodología de lecciones aprendidas en proyectos

Etapa de Preparación:        

PASO 1: Organizar la sesión

En este paso de debe establecer la forma cómo se organizará la sesión de identificación de lecciones aprendidas y los requerimientos para la misma.

PASO 2: Invitar a los miembros del equipo del proyecto y los interesados clave

La invitación a las sesiones de identificación de lecciones aprendidas se puede realizar mediante correo electrónico, aplicaciones de mensajerías, etc. Se debe enviar la invitación con suficiente antelación.

Etapa de Ejecución

PASO 3: Identificar lecciones aprendidas

Objetivo

El objetivo de este paso es identificar para cada aspecto clave del proyecto qué prácticas se deben repetir y cuáles no en proyectos similares.

Requerimientos

Si la sesión se realiza bajo la modalidad presencial se requerirán salas de reuniones, pizarra, bolígrafos y post-it. En el caso de modalidad virtual se necesitará una aplicación para videoconferencia, una pizarra electrónica y una encuesta anónima.

Consideraciones

Se debe tener en cuenta en la etapa de identificación de las lecciones aprendidas que:

  • La sesión de trabajo debe ser por un miembro de la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) o por el líder del proyecto.
  • Si el equipo del proyecto es un equipo muy grande tal vez se tenga que reducir el número de personas que van a participar en la sesión o realizar la identificación de las lecciones aprendidas por temas específicos o por localidades.
  • Identificar por temáticas las lecciones aprendidas. Supongamos que se está evaluando cómo se gestionaron los riesgos o cómo se están gestionando los riesgos en el proyecto, entonces las personas que participan en la sesión deberán identificar qué prácticas se deben repetir y cuáles no se debe repetir para esta temática en particular.
  • Si la modalidad que se utiliza es presencial se recomienda que la identificación de lecciones aprendidas se realice de forma anónima. Para ello se le debe entregar a cada una de las personas en la sesión un post-it a fin de que indique para la temática evaluada qué prácticas se deben repetir y qué prácticas no se deben repetir.
  • Si la modalidad es virtual lo ideal es preparar con anterioridad una encuesta anónima (por ejemplo, mediante Google Form) para que las personas identifiquen las prácticas que se deben repetir y que no se deben repetir para las temáticas que se van a evaluar. El envío de esa encuesta debe ser antes de la sesión virtual donde se analizarán las lecciones aprendidas.

PASO 4: Consensuar

Una vez que los miembros del equipo del proyecto han identificado las prácticas que consideran son lecciones aprendidas para cada una de las temáticas del proyecto se debe llevar a cabo el proceso de consenso.

Para ello, se deben tomar las prácticas anónimas que identificaron los miembros del equipo del proyecto, ya sean los post-its (modalidad presencial) o en las encuestas anónimas (modalidad virtual) y analizar una a una las prácticas que fueron propuestas.

Una vez que se llegue al consenso de que cada una de esas prácticas definitivamente deben quedar registrada en el registro de lecciones aprendidas, se procederá a su documentación.

PASO 5: Documentar las lecciones aprendidas

Para la documentación de las lecciones aprendidas lo recomendable es que se haga a través de una herramienta de gestión de conocimiento pública o en un gestor de contenidos de la organización.

Esta sección en la herramienta de gestión de conocimiento o gestor de contenidos será el registro de lecciones aprendidas.

Es importante utilizar una herramienta pública dentro de la organización, porque esto facilitará a miembros futuros de la empresa la identificación de cuáles lecciones aprendidas se deben repetir y no se deben repetir en proyectos similares.

Esto ayudará a ahorrar tiempo y dinero en sus proyectos.

Clasificación de las lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas una vez que han sido documentadas en la herramienta deben ser clasificadas. La clasificación de las lecciones aprendidas se puede realizar por:

  • Prácticas que se pueden repetir y las que no se pueden repetir.
  • Temáticas y tipos de proyectos.

Pueden existir múltiples variedades de clasificaciones que se le pueden dar a las lecciones aprendidas.

También es recomendable identificar para las lecciones aprendidas los datos del proyecto, como por ejemplo:

  • Nombre del proyecto.
  • Código (si tiene algún código del proyecto).
  • Fecha en que se ejecutó el proyecto.
  • Líder del proyecto.
  • Entre otros datos.
Enlaces a documentos

La parte más importante de la documentación de las lecciones aprendidas es incluir enlaces a documentos o información de interés que ilustre la práctica utilizada.

Realmente aquí es donde se va a reflejar el conocimiento o lo que se aprendió con esa experiencia. Este aspecto lo detallo en los ejemplos de lecciones aprendidas que se muestran más abajo.

Métricas y Recomendaciones

PASO 6: Identificar métricas

Existen cualquier cantidad de clasificaciones que se pueden realizar dentro de la identificación de las lecciones aprendidas en una organización. Esto permitirá obtener las métricas de estas lecciones aprendidas.

Se pueden obtener métricas asociadas a los proyectos, programas o portafolios. También se pueden tener métricas por categorías, tipos de proyectos, unidades de la empresa que ejecutan los proyectos, entre muchas otras.

PASO 7: Identificar recomendaciones

Con el análisis y recopilación de las métricas se podrán elaborar recomendaciones a la organización o la Oficina de Gestión de Proyectos – PMO podrá elaborar recomendaciones que servirán para mejorar la Gestión de Proyectos o los procesos dentro de la empresa.

PASO 8: Documentar y difundir recomendaciones

Las recomendaciones deberán ser documentadas y difundidas en la organización para el conocimiento de todos.

Ejemplos de lecciones aprendidas en proyectos

A continuación, se muestran algunos ejemplos obtenidos con la metodología de lecciones aprendidas en proyectos. También se señala un ejemplo de un documento o información que se pudiera enlazar a una lección aprendida, el cual sirve de insumo para las personas que van a ejecutar proyectos en el futuro en la organización.

Lecciones aprendidas a repetir

  • Participación de un equipo multidisciplinario…
  • Disposición del cronograma de pruebas…
  • Sala situacional para demostraciones y pruebas…
  • Diagnóstico inicial que contemple las brechas…
  • Análisis del entorno desde el punto de vista estratégico durante la implementación del proyecto…
  • Recreación paso a paso con todos los responsables del proceso…
  • Toma decisiones en equipo…
  • Manejo de la resistencia al cambio…
  • Utilización de técnicas de manejo de conflictos…

Por ejemplo, si vemos la última lección aprendida utilización de técnicas de manejo del conflicto esta debería estar enlazada hacia un documento que indique cómo se manejaban o cuáles eran las técnicas del manejo de conflictos que se utilizaban en este proyecto.

Esto será de mucha ayuda para los miembros de la organización que ejecuten proyectos futuros en la organización y este aprendizaje les ayudará a ahorrar tiempo y dinero.

Lecciones aprendidas que no se deben repetir

  • Omisión de algunos escenarios claves para…
  • Ausencia de un demo del módulo para…
  • Dedicación parcial de los usuarios funcionales…
  • Ausencia de un informe de prevención de impacto sobre…
  • Falta de estandarización de conceptos y términos…

Redacción de las lecciones aprendidas

Fíjate que normalmente la redacción de una lección aprendida inicia con la sustantivación del verbo.

Estos ejemplos dan idea de cómo se pueden redactar las lecciones aprendidas. Nótese que no son recomendaciones.

La idea es documentar las lecciones aprendidas en una herramienta pública de la organización para que sea utilizada por otras personas en el futuro y puedan obtener la información del aprendizaje obtenido.

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