Gestión de Proyectos

¿Qué es un proyecto?

El PMI (Project Management Institute), señala en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, conocida como PMBOK, que un proyecto es:

Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio o resultado único.

¿Por qué las empresas realizan proyectos?

Las organizaciones deciden ejecutar proyectos porque van a obtener algún tipo de beneficio o valor para la empresa.

La ejecución de proyectos les permite a las empresas tener procesos de negocios mejorados, crear nuevos productos o servicios.

Los proyectos también permiten dar respuesta a los cambios del entorno, enfrentar a la competencia y al mercado, ya que les ayudan a operativizar las estrategias.

Los proyectos son imprescindibles para el crecimiento y la supervivencia de las organizaciones y las organizaciones ejecutan proyectos porque desean obtener valor.

El mejor indicador del valor futuro de una organización es su portafolio de proyectos

Daniel Echeverría

La frase anterior significa que si una empresa no tiene proyectos en sus portafolios probablemente no tendrá valor futuro o que las organizaciones tendrá valor futuro dependiendo de su portafolio.

¿Qué implican los proyectos?

Los proyectos implican inversión de tiempo y dinero. Cuando una organización decide llevar a cabo un proyecto debe tener en cuenta que va a requerir una inversión importante de tiempo y dinero.

Por tanto, los proyectos deben ser gestionados de forma adecuada. La gestión adecuada de los proyectos les permite a las organizaciones obtener el valor esperado.

¿Cuáles son las características de los proyectos?

  • Los proyectos tienen naturaleza temporal, es decir, tienen un inicio y un fin definidos. Pero cuándo se alcanza el fin de un proyecto, el fin de un proyecto se alcanza cuando se tienen algunas de las siguientes situaciones:
    • Cuando se lograron los objetivos del proyecto para el cual fue creado. Se ejecutó el proyecto y se lograron los objetivos.
    • El fin del proyecto también se puede alcanzar de manera anticipada cuando:
      • Los objetivos del proyecto no se pueden cumplir por situaciones o incidencias que no lo permiten, ya sea por conveniencia de la organización que ya no desea ejecutar el proyecto o por alguna causa legal que no permita la continuidad.
      • La necesidad que dio origen al proyecto ya no existe.
      • El patrocinador ya no desea continuar con el proyecto.
      • Los recursos financieros o el financiamiento del proyecto se han agotado.
      • Los recursos humanos o físicos ya no estén disponibles para la ejecución del proyecto.
  • Debe tomarse en cuenta que aún cuando los proyectos son de naturaleza temporal, esto no significa que son de corto tiempo o de duración corta. Pueden tenerse proyectos cuya ejecución represente largos períodos de tiempo, incluso años.
  • Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Se pueden tener proyectos muy pequeños o muy grandes, proyectos muy simples o sencillos de ejecutar o proyectos con altos niveles de complejidad para su ejecución.
  • Los proyectos es que se crean para generar un resultado duradero.
  • El resultado de los proyectos es único, aunque pueden existir proyectos con resultados similares, cuyos entregables sean iguales o similares a otros proyectos, pero los proyectos son únicos.
  • El resultado puede ser tangible o intangible y los productos o resultados que se ejecutan un proyecto podrían modificar las operaciones existentes en una empresa.
  • Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización y pueden involucrar a una persona o muchas personas durante la ejecución, una unidad o múltiples unidades, un proveedor o múltiples proveedores.
  • Los proyectos se apoyan en los procesos y mejores prácticas de gestión de proyectos para ser más efectivos.
  • Los proyectos también impulsan el cambio en las organizaciones, es decir, ayudan a que una organización pase de un estado actual o un estado presente a un estado deseado o estado futuro.  
    • Cuando se logra el objetivo de los proyectos este cambio del estado A al estado B puede representar o puede requerir el manejo de una transición.
    • Esta transición se maneja a través de una adecuada gestión del cambio. En la siguiente gráfica muestra cómo los proyectos ocasionan cambios en las empresas que generan valor. El eje horizontal representa el tiempo y el eje vertical representa el valor.
Los Proyectos Impulsan el Cambio

Si tenemos una empresa que se encuentra en el punto A y comienza a ejecutar proyectos estos proyectos van a ocasionar cambios en la organización que la van a llevar hasta el punto B.

Los proyectos que se ejecutan en la organización deben generar valor y así la empresa con el transcurrir del tiempo habrá obtenido el valor esperado.

Los proyectos hacen posible la creación de valor del negocio por lo que generan beneficios a las empresas.

Beneficios de los Proyectos

Los beneficios en los proyectos pueden ser tangibles o intangibles:

  • Beneficios tangibles: pueden ser por ejemplo activos monetarios que se obtengan por la ejecución de los proyectos o por los productos o servicios que se generen como resultado del proyecto. Ganar participación en el mercado gracias a un proyecto.
  • Beneficios intangibles: por ejemplo el valor del prestigio que pueda ganar una empresa por la ejecución de sus proyectos, el reconocimiento de la marca o lograr registrar una marca gracias a un proyecto o incluso la alineación estratégica que pudiera generar un proyecto.

¿Qué pueden generar los Proyectos?

Los proyectos pueden generar:

  • Un producto, que puede ser un componente de otro elemento, una mejora de un elemento o el elemento en sí mismo.
  • Un servicio o la capacidad para prestar ese servicio.
  • Mejora a un producto o servicio ya existente.
  • Una infraestructura.
  • Un resultado, como por ejemplo un documento o una conclusión.

Los proyectos son los medios para alcanzar las estrategias empresariales y permiten a la organización obtener el valor que esperan.

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