¿Qué es una Estructura Matricial?

Estructura Matricial

Si está involucrado con el mundo de los proyectos es importante que conozcas qué es una Estructura Matricial y cómo este tipo de estructura puede afectar a los proyectos.

Los proyectos que se ejecutan en las empresas se ven afectados por el marco de gobernabilidad de la organización, por sus sistemas de gestión (políticas y los procedimientos) y por la estructura organizativa.

Niveles Jerárquicos

Las organizaciones generalmente poseen tres niveles jerárquicos: un primer nivel operativo, seguido de las gerencias intermedias o mandos medios y el nivel estratégico.

El tamaño de la organización, los sistemas, sus procesos, el enfoque que le da la empresa a los proyectos, así como la prioridad de proyectos particulares determinan la forma como el Líder del Proyecto interactuará con estos tres niveles de la organización.

Estos niveles o jerarquías influyen en:

  • El nivel de autoridad que puede tener el Director del Proyecto.
  • En la forma como se van a asignar los recursos físicos y los miembros del equipo del proyecto.

Las personas que gestionan proyectos deben comprender cómo se manejan los niveles de responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad dentro de la empresa.

Esto ayudará a los Gerentes de Proyectos a utilizar de manera eficaz su poder, su influencia y su liderazgo.

Para poder ejecutar los proyectos de manera exitosa deben conocer la estructura organizativa y esto permite a los Líderes de Proyectos buscar ayuda para obtener los recursos y saber la forma como se van a manejar las comunicaciones.

Tipos de Estructura

Las estructuras organizativas pueden ser de muchos tipos y entre las denominaciones más conocidas se tienen:

  • Estructura Funcional: el proyecto se ejecuta normalmente dentro de un departamento.
  • Estructura Organizativa Proyectizada: la forma de operar es por proyectos como por ejemplo cómo funcionan las empresas de consultoría, otro buen ejemplo son las empresas de construcción.
  • Estructura Matricial.

Se debe tener en cuenta que existen otras denominaciones, pero las más comunes son estas tres.

Características de la Estructura Matricial

Es la más común a la hora de ejecutar proyectos y la que más retos supone para los líderes de los proyectos.

Veamos cómo funciona la Estructura Matricial con un ejemplo. Supongamos en una empresa se va a ejecutar un proyecto y ese proyecto implica la participación de varias personas de distintas unidades de la organización.

Se debe nombrar un Líder del Proyecto y te nombran como Gerente del Proyecto o a un compañero de trabajo lo nombran con este rol. Eso significa que tú o tu compañero deben coordinar los recursos del proyecto que incluye los miembros del equipo y los recursos físicos.

Independientemente, del cargo que tengas en la organización y de la unidad organizativa a la cual perteneces, el proyecto tiene unos objetivos que cumplir y los resultados del proyecto deben generar valor a la organización y ahora tú eres el responsable de ello.

En este momento ya ocurren varias cosas:

  • Tienes un rol de Líder del Proyecto. Supongamos que el proyecto durará ocho meses. Durante ese tiempo tendrás la responsabilidad de gestionar el proyecto y reportar los resultados a la dirección de la empresa.
  • Todos los miembros del equipo tienen sus jefes, pero también te reportarán a ti las actividades que ejecuten en el proyecto.
  • Imagina por un momento todas las situaciones que pueden ocurrir y que debes aprender a manejar en el caso de que los recursos no estén dedicados al 100% al proyecto.
  • Situaciones como confusión a nivel de a quién le reportó, mi jefe me asignó otras actividades que son prioritarias, en mi unidad tenemos otro proyecto, yo nada más no hago esto y un largo etcétera.

Las situaciones que se presenten dependerán del grado de madurez que tenga la empresa gestionando proyectos.

Tipos de Estructuras Matriciales

Las estructuras matriciales pueden ser de tres tipos:

  • Fuerte
  • Débil
  • Balanceada

En la siguiente tabla se muestra la comparación de estos tres tipos de estructuras matriciales:

Tipo de Estructura MatricialAutoridad del Director del ProyectoRolDisponibilidad de los recursosPresupuestoPoder
FuerteModerada o altaA tiempo completoModerada a altaGestionado por el Director del ProyectoRecae sobre el Director del Proyecto
DébilBajaDe manera parcial (lo realiza como parte de su trabajo, es más bien como un coordinador)BajaGestionado por el gerente funcionalRecae en el gerente funcional
BalanceadaBaja a moderadaDe manera parcial y es un trabajo que está incorporado a sus habilidades, pero no llega a ser un coordinadorBaja o moderadaGestionado de manera combinada entre el gerente funcional y el Director del ProyectoCompartido entre el Director del Proyecto y el gerente funcional

Ventajas de la Estructura Matricial

  • Los objetivos del proyecto son altamente visibles por la interacción que se tiene con las distintas unidades de la organización.
  • El Líder del Proyecto tiene contacto con todas las áreas involucradas y esto mejora la distribución de la información de manera vertical y horizontal.
  • Si es una organización Matricial Fuerte el Director del Proyecto lleva mejor el control de los recursos y tiene el apoyo de las áreas funcionales.

Desventajas de la Estructura Matricial

  • Los miembros del equipo del proyecto tienen más de un jefe.
  • Llevar a cabo el seguimiento y control es más complejo.
  • También es complejo obtener la asignación de los recursos, pues los gerentes funcionales seguramente tendrán prioridades diferentes a la del Líder del Proyecto.
  • Existen mayores posibilidades de conflicto en este tipo de organización.

Como Gestor de Proyectos debes aprender a manejar todas estas situaciones para poder cumplir con los objetivos del proyecto.

PBOs o Project Based Organizations

En las organizaciones para solventar las desventajas de las estructuras matriciales a veces se crean Organizaciones Basadas en Proyectos conocidas como PBOs o Project Based Organizations, para cumplir con los objetivos estratégicos y la ejecución exitosa en los proyectos.

En este tipo de organización se sacan a las personas de su trabajo cotidiano y se asignan 100% al proyecto hasta la conclusión del mismo, incluso pueden mudarse físicamente a una sala exclusiva para el proyecto o se separan totalmente de su función.

Si la empresa tiene un proyecto muy importante es recomendable crear una PBO para su ejecución.

Esto permite que se eliminen los obstáculos inherentes a la estructura organizativa y los niveles burocráticos.

En este caso, el regreso de los miembros del equipo del proyecto a sus funciones originales puede suponer algunos problemas como: que las personas no tengan la certeza de que van a regresar a su posición anterior, porque esta cambio o desapareció, o por qué no desean volver a ella.

En algunos casos las personas que participan en los proyectos bajo una organización PBO pueden obtener ascensos importantes una vez finalizado el proyecto.

Nuevas Formas de Organización

También se debe tener en cuenta la tendencia que existe en las nuevas formas de organización, la cual se orienta hacia organizaciones más planas, organizaciones tipos red, equipos auto organizados y virtuales.

Si eres Líder del Proyecto debes comprender las distintas formas de organización y cómo esto impacta a los proyectos.

Asimismo, debes tomar en consideración si la organización utiliza o intenta utilizar algún tipo de enfoque ágil.

Ten en cuenta que el rol de Gerente del Proyectos debe adaptarse constantemente a los cambios y a las formas de trabajar ya sea por nuevas formas de organización, nuevos enfoques, nuevas tecnologías o nuevas realidades. Por eso es un rol versátil.

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