¿Qué es un caso de negocio según el PMBOK?

Si te interesa el mundo de los proyectos o te dedicas a ello debes conocer qué es un caso de negocio según el PMBOK.

En este artículo conocerás para qué sirve un caso de negocio, por qué es importante que las empresas documenten casos de negocio, cómo se inserta el caso de negocio en el ciclo de vida de los proyectos y cuál es su estructura o contenido.

Además, podrás descargar una plantilla GRATIS para documentar el caso de negocio y podrás ver un tutorial detallado para utilizar la plantilla con un ejemplo.

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¿Qué es un caso de negocio de un proyecto?

El caso de negocio o business case es un estudio documentado acerca de la viabilidad económica de un proyecto e indica:

• Cuál es la validez que tiene el proyecto y lo autoriza para su ejecución.
• Cuáles son los objetivos o las razones por las cuales se debe iniciar el proyecto en la organización.
• Cómo el proyecto contribuye con la organización y si se justifica la inversión financiera que se va a realizar.

Este documento establece cuáles son las bases financieras y cualitativas para medir el éxito de los proyectos dentro de una organización. Es un documento que se genera fuera de las fronteras del proyecto y sirve de entrada para su iniciación.

¿Cuáles son los objetivos del caso de negocio?

Entre los principales objetivos del caso de negocio se tienen:

• Tomar decisiones de alto nivel y llevar a cabo el análisis de las necesidades del negocio y el análisis costo-beneficio.
• Ayudar a tomar la decisión si el proyecto se debe realizar o no en la empresa.
• Poner límites al proyecto y señalar por qué el proyecto se está proponiendo y sobre qué base financiera se justifica.
• Señalar por qué el proyecto fue seleccionado.
• Identificar cómo el proyecto se ajusta con los objetivos estratégicos de la empresa y cómo genera valor al negocio.
• Ayudar a determinar o desarrollar los requisitos del proyecto, más adelante cuando el proyecto ya ha sido aprobado.
• Determinar el logro de los resultados de los proyectos.
• Evaluar en el tiempo si el proyecto sigue siendo necesario o no para la organización.

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¿Por qué es una buena práctica documentar casos de negocio?

Todas las empresas deben contar con un método de selección de proyectos. Esto permite escoger los proyectos que proporcionen mayores beneficios o valor a la organización y que estén alineados con el plan estratégico.

En las empresas debería existir un comité o una organización que se encargue de la selección y priorización de los proyectos.

Las organizaciones también deberían contar con una metodología que les permita llevar a cabo esta actividad tan importante en la organización.

En las empresas no se deben seleccionar proyectos de manera arbitraria, pues esto resulta inaceptable, ya que los proyectos representan tiempo y dinero. Por lo que se deben escoger solo los proyectos que van a entregar valor a la organización.

La forma de determinar si un proyecto genera valor a una empresa es a través de un caso de negocio. Asimismo, el caso de negocio debe ser el insumo para iniciar la priorización de los proyectos en una organización.

¿Quién es el responsable del caso de negocio?

El responsable del caso de negocio es el patrocinador, quien debe desarrollarlo y mantenerlo.

El líder del proyecto o gerente del proyecto debe consultar el caso de negocio durante todo el ciclo de vida del proyecto. También debe saber por qué el proyecto fue seleccionado.

Asimismo, debe cumplir con los objetivos financieros que tiene establecido el caso de negocio. Así como con las condiciones y consideraciones financieras que incluye este documento.

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¿Cuál es la diferencia entre el caso de negocio y un plan de negocio?

El caso del negocio es un documento que está alrededor o gira alrededor de una idea o acción que se va a ejecutar en una organización, como por ejemplo un proyecto.

Mientras que el plan de negocio se organiza alrededor de la empresa, viendo a la empresa de manera global.

Tanto para formular un caso de negocio como un plan de negocio se debe tener en cuenta que el entorno afecta a las empresas, sus estrategias, planes y proyectos. Te invito a revisar un post muy interesante sobre cómo el entorno afecta a las estrategias de la empresa titulado ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas, desarrolla estrategias de éxito

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¿Cómo se inserta el caso del negocio dentro del ciclo de vida de los proyectos?

En la imagen, se muestra un ciclo de vida genérico de un proyecto. En primer lugar el anteproyecto, luego el inicio del proyecto, seguido de la organización y preparación. Posteriormente, se muestra la ejecución del trabajo y finalmente se completa el proyecto.

El caso del negocio se inserta en el anteproyecto y luego el proyecto propiamente dicho es a partir de la iniciación hasta su finalización.

En la siguiente imagen se muestra cómo se inserta el caso del negocio en la etapa del anteproyecto, en una organización que utiliza un banco de ideas de proyectos.

En primer lugar, en la organización debería ocurrir una lluvia de ideas y debería contar con un comité clasificador de esas ideas que ayude a determinar si estas son proyectos o pequeñas mejoras.

Una vez que este comité ha determinado que estas ideas o algunas de estas ideas son proyectos se les debe elaborar un caso de negocio.

El caso de negocio debe ser presentado o sometido ante la instancia correspondiente que se encarga de la selección y aprobación de los proyectos. Para ello la organización debería contar con una metodología de selección y priorización de proyectos dentro del portafolio.

Una vez que el caso de negocio ha competido con las otras ideas de proyectos y ha sido seleccionado se debe incluir como nuevo en el portafolio de proyectos y así comenzar el inicio del proyecto.

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¿Cuál es la estructura de un caso de negocio?

El caso de negocio del proyecto debe tener al menos las cinco partes o secciones, las cuales se señalan a continuación.

Si te interesa puedes descargar GRATIS una plantilla para definir el caso de negocio. Al final de este artículo encontrarás un video con un tutorial completo sobre cómo llenar la plantilla, en el cual se incluye un ejemplo o caso.

1. Identificación del proyecto

Esta sección debe indicar:

• Cuál es el nombre del proyecto.
• Cuál es la organización que está proponiendo la ejecución del proyecto.
• La fecha del documento.
• Quién es el cliente. Se recomienda identificar si es un cliente interno o un cliente externo que va a utilizar los resultados, productos o servicios que se generen como consecuencia de la ejecución del proyecto.
• Quién es el patrocinador.
• Resumen ejecutivo de la idea del proyecto.

2. Necesidades del negocio

Esta sección se divide en tres partes:

Justificación del proyecto:

• Incluye la motivación de la necesidad de acción o de la ejecución del proyecto.
• Especifica el problema que se está solucionando o la oportunidad de negocio que se va a abordar. En ambos casos, ya sea un problema que se solucione o una oportunidad de negocio que se esté abordando, el caso de negocio debe indicar cuál es el valor que va a generar el proyecto para la organización.
• Las métricas que van a servir para medir el éxito del proyecto o cuáles son los indicadores que medirán el éxito del proyecto.

Interesados iniciales: que se verían afectados por la ejecución del proyecto.

Alcance del trabajo: esfuerzo a realizar en el proyecto o en qué consiste el mismo.

3. Análisis de la situación

En el análisis de la situación se debe:

• Identificar a cuáles estrategias, metas y objetivos de la empresa está alineada la idea que se está planteando en el caso de negocio. Recuérdese que todos los proyectos deben estar alineados con el plan estratégico de la organización. El Plan Estratégico de la organización debe estar vigente y acorde a la dinámica del entorno empresarial. En momentos de incertidumbre como los que se viven actualmente las organizaciones deben utilizar métodos de planificación flexibles como la Planificación por Escenarios.
• Describir cuál es la causa raíz del problema o las razones que explican la oportunidad que se va a abordar.
• Determinar cuáles son los riesgos que se conocen al momento de presentar el caso de negocio.
• Establecer cuáles son los factores críticos de éxito del proyecto, incluidos los factores de éxito financiero y cómo se va a considerar que el proyecto está siendo exitoso desde el punto de vista financiero.
• Indicar cuáles son las categorías o criterios de decisión, es decir, si el proyecto es requerido, deseable o es opcional para la organización.
• Identificar el impacto que va a tener el proyecto en la tecnología, los procesos, la estructura organizacional, la cultura y en las habilidades del personal de la empresa.
• Señalar cuáles son el conjunto de opciones a tener en cuenta, las cuales se deben estar debidamente planteadas en el caso de negocio. Las opciones pueden presentarse como acciones concretas a ejecutar o describirse como escenarios de negocio para la organización. En las opciones también podría indicarse si la organización puede estar en la capacidad de no hacer nada, de llevar a cabo el proyecto con el mínimo trabajo posible o si puede ejecutar el proyecto realizando más que el mínimo trabajo posible.

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4. Opciones recomendadas

• En el caso de que el proyecto pueda tener más de una opción recomendada, se debe resaltar para la mejor opción el resultado del análisis que indique por qué es la mejor opción.
• Cuáles son las restricciones y limitaciones que tendrían las opciones recomendadas.
• Cuáles son los supuestos estratégicos.
• Los riesgos de cada opción.
• El análisis financiero para la opción que se presente en el caso negocio o las opciones que se incluyan el mismo.
• Cuál es el enfoque de implementación, los principales hitos del proyecto y cuáles son las dependencias. Así como los roles y responsabilidades de las personas que van a participar en la ejecución del proyecto.

En cuanto a la evaluación financiera se debe tener en cuenta que existen distintos modelos económicos para la selección de los proyectos en las organizaciones.

De acuerdo a la metodología de selección y priorización de proyectos de la empresa se deben escoger cuáles son los modelos a utilizar para la selección de los proyectos.

Pudiera emplearse más de un modelo para seleccionar proyectos dentro de una organización. Por ejemplo se pueden utilizar:

• El Valor Actual Neto (NVP): el cual ayuda a seleccionar los proyectos cuando éstos tienen el mayor valor posible o el mejor NVP.
• El Retorno de la Inversión (ROI): que mide los ingresos versus los costos del proyecto, es decir, determina la rentabilidad del proyecto.
• La Tasa Interna de Retorno (IRR): en este caso la selección del proyecto sería el que tenga el retorno más alto.
• Plazo de Retorno de la Inversión (PBP) o también conocido como Período de Reembolso: en donde se selecciona el proyecto que tenga el período más corto para el retorno de la inversión.
• La Relación Costo Beneficio (BCR): que es una relación que cuando es mayor a 1 indica que los beneficios son más altos que los costos.

5. Evaluación

La evaluación del caso de negocio consiste definir un plan para medir los beneficios que el proyecto va a entregar a la organización, es decir, cómo se va a medir que el proyecto efectivamente está entregando los beneficios para los cuales fue aprobado.

El documento del caso de negocio proporciona la base para medir el éxito y el avance de los proyectos a lo largo de su ciclo de vida y esto se hace comparando los resultados con los objetivos y los criterios de éxito que se incluyen en este documento tan importante para la organización.

En el siguiente video podrás encontrar un tutorial detallado de cómo llenar la plantilla del caso de negocio, el cual incluye un ejemplo o caso práctico.

Puedes descargar la plantilla abajo en el botón