En este Post conocerás las claves para ser un buen Project Manager y gestionar los proyectos de manera exitosa.
Tabla de Contenido
Ser un experto gestionando el alcance del proyecto
Cono gestor de proyectos debes tener claridad de cuál es el objetivo que se persigue con el proyecto, por qué la organización quiere realizar el proyecto y cuál es su alineación con la estrategia empresarial.
Esto te permitirá saber cuál es el resultado que se espera, qué implica el proyecto y cuál es el trabajo a realizar para obtener ese resultado deseado o lo que es lo mismo el alcance del proyecto.
Debes saber de dónde viene el proyecto, qué dice el caso de negocio, qué justifica el proyecto y cómo se integra con el sistema de entrega de valor.
También debes saber qué tipo de proyecto estas gestionando.
Recuerda que sólo se debe realizar el trabajo necesario para lograr obtener el resultado esperado. No es una buena práctica agregar elementos que no se requieran dentro del proyecto, por lo que debes saber qué forma parte y qué no forma parte del trabajo a realizarse durante el proyecto, es decir, los límites del proyecto.
Esto es muy importante porque ayuda a gestionar las expectativas de los interesados.
Siempre se debe tener presente que los proyectos representan tiempo y dinero y que la organización decide ejecutar proyectos porque espera obtener valor.
Saber gestionar el alcance es muy importante porque te ayudará a identificar lo que requieres para ejecutar el proyecto, es decir los recursos físicos y de personal, así como la forma de organizar y manejar el proyecto.
Tu primer paso como gestor de un proyecto es entender qué se quiere y esto conlleva a definir el alcance del proyecto.
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Saberte manejar dentro de la empresa
Debes conocer la empresa, sus políticas, su cultura y qué tipo de organización es para gestionar proyectos. Es decir, si es una organización que opera como estructura funcional, matricial o proyectizada.
También debes saber si existe una PMO u Oficina de Gestión de Proyectos y qué tipo de PMO es para tener en cuenta las directrices sobre los proyectos que gestionas.
Igualmente, debes saber sobre quién recae el poder en la empresa y cómo se aprueban los proyectos.
Lo ideal es que exista un proceso formal sobre cómo se aprueban y priorizan los proyectos dentro del portafolio.
Debes conocer cómo es este proceso. Si es formal o informal. Si es informal debes saber quién toma las decisiones sobre la aprobación de los proyectos.
También debes tener claridad sobre quién es el patrocinador del proyecto, su rol y nivel de autoridad sobre el proyecto y en la organización.
Muchos de estos aspectos no están escritos, se observan mediante los comportamientos.
Los gestores de proyectos debemos ser muy observador para saber quiénes son los aliados del proyecto y cómo se manejan el poder y la autoridad en la empresa.
Determinar el enfoque del proyecto
Esto significa saber definir si el proyecto se desarrollará bajo un enfoque predictivo, adaptativo o híbrido. Para ello debes conocer el contexto del proyecto.
El PMBOK en su séptima edición habla sobre la Adaptación que se debe realizar en los proyectos y cómo adaptar el enfoque a la organización y a los proyectos.
Si no sabes cómo determinar el Enfoque adecuado para cada uno de tus proyectos tienes que conocer nuestro curso.
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Definir la estrategia de ejecución del proyecto.
De acuerdo al tipo de proyecto, su alcance, sus características, la organización donde se lleva a cabo y la cultura de la empresa se deberá definir la mejor estrategia de ejecución del proyecto.
La definición de una estrategia adecuada permitirá que el proyecto sea ejecutado de manera exitosa.
Debes saber guiar al equipo y entender las necesidades de los stakeholders
Debes traducir las necesidades de los stakeholders y hacer que el equipo haga el trabajo que se espera del proyecto bajo un ambiente de motivación.
Para poder guiar al equipo debes ser un mentor que lo acompañe durante todo el viaje del proyecto.
Saber gestionar el cambio que genera el proyecto.
La Gestión del Cambio idealmente debería recaer sobre la Oficina de Gestión del Cambio o CMO, pero si no existe esta figura en tu empresa o si la PMO no ejerce esta función tú debes ejerce esta función.
Debes saber manejar la transición o el cambio que genera el proyecto. Para ello debes conocer cómo se lleva a cabo la Gestión del Cambio en los proyectos.
Ten en cuenta que un proyecto puede generar un cambio sencillo o un cambio muy complejo en una organización.
La transición que genera el cambio como consecuencia de la ejecución del proyecto y la sostenibilidad del cambio debe ser gestionada para garantizar su éxito y el logro del valor que espera obtener la empresa.
Resolución de problemas
Esta es una clave muy importante. Lo primero que debes saber es que se debe aislar el problema de las personas, poner foco en la situación de manera objetiva y no en quién genera el problema.
Si el problema definitivamente se debe a una persona ya se debe evaluar la situación.
Todo problema debe ser analizado y buscarle la solución de manera coherente con los principios y valores de la empresa y del equipo de trabajo.
A veces no es fácil abordar los problemas con objetividad, muchas veces nos sentimos diversas emociones con los problemas como el enojo como primera reacción ante un problema y está bien, luego que pase el enojo ya se debe pensar con mayor serenidad y buscar la solución de manera objetiva.
Si te cuesta resolver problemas puedes conversar con otra persona sobre el tema. Además es importante conocer y aplicar técnicas de resolución de problemas.
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Manejo adecuado de las comunicaciones
Esta habilidad es obvia en la gestión de proyectos, porque los gestores de proyectos deben saber qué comunicar, cómo comunicar y cuándo comunicar.
También deben saber cuándo escalar alguna situación que transciende de sus límites o nivel de autoridad.
Se debe tener claro hasta dónde la autoridad de un gestor de proyectos le permite comunicar y qué mensajes puede comunicar.
Siempre se debe usar un lenguaje respetuoso, educado y amable.
Asimismo, se debe saber comunicar las decisiones e instrucciones de manera coherente, con autoridad y amabilidad al mismo tiempo, como un guía que facilita el proceso.
Igualmente, se debe tener en cuenta cómo es el manejo de las comunicaciones internas en la empresa y el caso que el proyecto sea para un cliente estas recomendaciones son mucho más importantes.
Manejo adecuando de las reuniones
Las reuniones son claves para lograr algunos objetivos del proyecto y estas deben ser manejadas de manera que permita el logro de esos objetivos.
Los gestores de proyectos deben saber guiar las reuniones hacia el logro de los objetivos y gestionarlas como un profesional.
Gestionar adecuadamente el contrato o los contratos del proyecto
Los gestores de proyectos deben hacer un manejo adecuado de los contratos cuando se presta servicios a un cliente o cuando un proveedor le presta servicios para sus proyectos.
Estas claves, cualidades o habilidades son esenciales para ejecutar proyectos exitosos, además de por supuesto aplicar las mejores prácticas de Gestión de Proyectos.
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