Cómo determinar el presupuesto del proyecto

En este Post te explico qué se debe incluir o cómo determinar el presupuesto del proyecto. Este tema es muy relevante que todo Gerente de Proyecto debe conocer.

¿Qué es el presupuesto del proyecto?

Es la suma de todos los costos de las actividades que conforman el proyecto. Es importante tener en cuenta que el presupuesto contempla todos los fondos autorizados para la ejecución del proyecto.

El Project Manager debe conocer los elementos que constituyen el presupuesto del proyecto, ya que tiene la responsabilidad de administrarlo y verificar que se encuentre dentro de los lineamientos del caso de negocio.

El presupuesto del proyecto debe considerar qué se señala en el acta de constitución en referencia a esta materia, así como qué establece el plan para la dirección del proyecto.

¿Cómo se determina el presupuesto del proyecto?

Se determina mediante la técnica de agregación de costos, la cual permite obtener el número final o monto final del presupuesto del proyecto.

En la imagen podrás ver todos los niveles del presupuesto del proyecto.

Cómo determinar el presupuesto del proyecto
Cómo determinar el presupuesto del proyecto | Estructura del presupuesto

Costos de las actividades

El primer nivel muestra los costos de las actividades y se deben considerar todos aquellos costos requeridos para la ejecución de cada una de ellas, como las horas hombres, los materiales, los equipos, los servicios, otros.

Paquetes de trabajo

Las actividades se agrupan en los paquetes de trabajo. Recuerda que los paquetes de trabajo son el nivel más bajo de la EDT donde el trabajo es programado, estimado, monitoreado y controlado.

Si observas en la imagen las actividades A1 y A2 se agrupan en el paquete de trabajo 1, el cual suma los costos de las actividades 1 y 2. En este caso la suma es de 15 unidades monetarias.

Cuentas de control

En el siguiente nivel se encuentran las cuentas de control para los paquetes de trabajo. Las cuentas de control deberían contar con un número identificador único o un código de cuenta. Este podría ser un código de cuenta presupuestario de la empresa o un código de cuenta definido para el proyecto.

Estos códigos identificadores proporcionan una estructura para la consolidación jerárquica de los costos del cronograma y de los recursos, es decir, son puntos de gestión en el que se integran el alcance, el presupuesto, el costo real del proyecto y el cronograma.

Las cuentas del control pueden tener varios paquetes de trabajo. Por ejemplo, la cuenta de control número 1 tiene los paquetes de trabajo 1 y 2. Ten en cuenta que un paquete de trabajo sólo puede apuntar a una cuenta de control.

Estimación del proyecto

La sumatoria de todas las cuentas de control proporcionan la estimación del proyecto, pero este valor no representa el presupuesto del proyecto. A la estimación del proyecto hay que agregarle las reservas para contingencias.

Reservas para contingencias

Las reservas para la contingencia son conocidas como provisiones para contingencias y tienen en cuenta la incertidumbre sobre los costos, es decir, asume los riesgos que se identificaron y para los cuales se desarrollan respuestas de contingencia o planes de mitigación.

Las reservas para contingencias son muy importantes y son asignaciones del presupuesto destinadas a los cambios no planificados que pudieran ocurrir, pero que son necesarios realizar. Por ejemplo, cuando existe la necesidad de reelaborar algún entregable del proyecto.

Ten en consideración que las reservas para contingencias pueden ser un porcentaje del costo estimado o una cantidad fija. Supongamos un porcentaje del 10% o una cantidad de 10 unidades monetarias.

El Project Manager debe documentar las reservas para contingencias y a medida que el proyecto va avanzando las reservas pueden utilizarse, reducirse o eliminarse.

Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento del proyecto, es decir, es una cantidad de dinero que se debe tener disponible para el proyecto.

Asimismo, las reservas para contingencias pueden asignarse a cualquier nivel. Por ejemplo, a nivel de las actividades, de los paquetes de trabajo o al proyecto total.

Línea base de costos

En el ejemplo de la imagen de arriba al sumarle a la estimación del proyecto las reservas para contingencias se obtiene la línea base de costos del proyecto, pero todavía no se tiene el presupuesto. Falta sumarle las reservas de gestión.

Reservas de gestión

Las reservas de gestión son cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen por razones de control de gestión. Se utilizan para cubrir el trabajo no previsto que pudiera surgir dentro del alcance del proyecto, es decir, son presupuestos reservados para cuando ocurren cambios de alcance o de costos.

Recuerda que los proyectos son dinámicos y pueden tener cambios en el alcance o variaciones a nivel de costos.

Si te fijas las reservas de gestión no se incluyen en la línea base del proyecto, pero forman parte del presupuesto y de los requisitos de financiamiento. Por lo tanto, también hay que tener ese dinero disponible para el proyecto.

Si se llegaran a utilizar las reservas de gestión del proyecto, porque hubo un cambio en el alcance o un cambio a nivel de costos, se deben incluir o sumar en la línea base del proyecto y en ese caso se le deberá aprobar un cambio de la línea base de costos.

Presupuesto del proyecto

Al sumarle a la la línea base las reservas de gestión se obtiene el presupuesto del proyecto.

Precio del proyecto

En el caso de las empresas que prestan sus servicios mediante proyectos deben determinar el precio del proyecto. En este caso al presupuesto del proyecto hay que sumarle el margen de ganancia, con lo que se obtendría el precio del proyecto.

Como Líder del Proyecto debes tener en cuenta todos sus aspectos para saber cómo determinar el presupuesto del proyecto.

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