En este Post te explico cuándo cancelar un proyecto y las acciones que debes tener en cuenta para su cancelación.
En condiciones normales el final de un proyecto se alcanza cuando se logran los objetivos del mismo. Pero no todos los proyectos logran los objetivos.
Tabla de Contenido
Razones para cancelar proyectos
Los objetivos de los proyectos a veces no pueden ser cumplidos por diversas razones como:
- Cambio de los objetivos o necesidades de la empresa que hacen innecesaria la continuidad del proyecto.
- Cambios en la dirección de la empresa o si ésta se da cuenta de que los resultados del proyecto no aportarán el valor que se esperaba.
- Ocurrencia de alguna situación o incidente que no permita la continuidad del proyecto.
- Conveniencia de la organización, como prioridad a otras iniciativas.
- Una causa legal.
- El cliente/patrocinador/líder no desea continuar con el proyecto.
- El financiamiento para seguir patrocinando el proyecto se ha agotado.
- Los recursos de personal o del equipo (humanos) o los recursos físicos ya no están disponibles.
- No se puede conseguir alineación entre el costo y el tiempo propuesto.
- Es más rentable asignar los recursos del proyecto a otros proyectos o actividades de la empresa.
- Requisitos y especificaciones cambiantes.
Otras razones para cancelar proyectos
Tipos de proyectos
También se debe tomar en consideración el tipo de proyecto a la hora de que una empresa requiera cancelar alguno de sus proyecto.
En el video de abajo explico que existe una gran cantidad de formas de clasificar los proyectos y que esta clasificación incluso puede influir en la aprobación o cancelación de estos.
Crisis
Las empresas pueden atravesar diversas situaciones que conlleven a la cancelación de proyectos, como por ejemplo cuando ocurre una crisis y surge la necesidad de cancelarlos o priorizar nuevamente los proyectos del portafolio.
Cambios en el caso de negocio
Por otra parte, se debe revisar con frecuencia qué dice el caso de negocio durante la ejecución del proyecto, para determinar si la justificación o la necesidad sigue siendo válida, es decir, evaluar en el tiempo si el proyecto sigue siendo necesario o no para la organización.
Cambios del entorno
También se debe tener en cuenta que si el entorno cambia la estrategia cambia o si la dinámica del sector donde se encuentra la empresa cambia las necesidades de la misma.
Por ejemplo cuando la competencia obtiene antes los objetivos que se plantearon en el proyecto y por lo tanto sea necesaria su cancelación.
Por otra parte, la dinámica del entorno puede afectar los componentes del proyecto o el proyecto en su totalidad.
Podrían surgir Riesgos Emergentes que pueden convertirse en un riesgo general del proyecto. Si el Riesgo General del Proyecto es demasiado alto, la organización puede optar por cancelar el mismo.
Malas prácticas que conllevan a la cancelación de un proyecto
Existen otras razones, consideradas como malas prácticas que pueden ocasionar la cancelación de un proyecto, cuando:
- El objetivo del proyecto no se definió adecuadamente porque la información no era precisa o no se conocía el mercado en donde se llevaría a cabo el proyecto.
- Los requisitos no se identificaron de manera apropiada.
- Existe falta de comunicación con la dirección o cuando no se tiene el apoyo de esta. En este caso seguramente el proyecto no se encontraba alineado con a la estrategia empresarial.
- Existe falta de colaboración entre áreas de la organización.
- El proyecto proviene de un cupo o presupuesto asignado a una unidad organizativa o gerente de la empresa sin estar alienado con la estrategia empresarial.
- Se llevó a cabo mal la planificación y existen discrepancias entre el costo y el tiempo de ejecución.
- No existe compromiso en la organización para la ejecución del proyecto o se tiene falta de participación de los usuarios.
- Cuando no se tiene un manejo adecuado de las expectativas o estas son poco realistas.
- Falta de una gestión adecuada de los proyectos en la empresa.
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Por qué se deben cancelar los proyectos
Si alguna de las condiciones indicadas anteriormente se presenta las organizaciones tienen que cancelar los proyectos inmediatamente, ya que estos implican inversión de tiempo y dinero.
No se puede seguir invirtiendo ni tiempo, ni dinero en un proyecto que ya no se justifica.
En muchos casos, la cancelación de un proyecto puede ser una decisión difícil de tomar, sobre todo si el equipo desea continuar con su ejecución.
Buenas prácticas que disminuyen la cancelación de proyectos
Para minimizar la cancelación de proyectos es necesario involucrar a los stakeholders o interesados, identificar y validar bien las necesidades o requisitos de los proyectos.
Se deben hacer revisiones periódicas para evaluar si ha cambiado o modificado el resultado esperado del proyecto.
El caso de negocio debe actualizarse si ocurren situaciones que modifican las necesidades del proyecto y llevarse a cabo la reevaluación si es necesario.
También debe llevarse a cabo nuevamente la priorización del proyecto dentro del portafolio de la empresa.
Qué hacer cuando se requiere cancelar un proyecto
Lo primero es pensar que es mejor perder poco dinero y poco tiempo que mucho dinero y tiempo.
Por lo que se debe hacer un análisis objetivo de la situación actual del proyecto y determinar su viabilidad para continuar.
Para ello se debe realizar una evaluación del desempeño del proyecto, identificar los problemas, evaluar los tiempos de entrega vs. el presupuesto gastado y el presupuesto restante.
Una vez que se lleva a cabo el análisis del proyecto se podrá determinar si éste continúa siendo viable y decidir si se le puede dar continuidad o es mejor cancelarlo.
Al determinar que es necesario cancelar el proyecto se debe realizar su cierre formal, el cual dependiendo del proyecto podrá requerir un plan de cierre con acciones específicas a ejecutar.
Como parte del plan de cierre es conveniente evaluar los resultados obtenidos por el proyecto al momento de la cancelación e intentar sacar el máximo provecho del trabajo realizado.
Asimismo, se debe identificar cuáles entregables concluidos o que se puedan terminar pueden ser útiles para la organización o el cliente, a fin de obtener los máximos beneficios posibles.
También se deben identificar las lecciones aprendidas y actualizar el sistema de gestión de conocimientos con la información del proyecto.
Se debe tener en cuenta que los fracasos o errores generan conocimientos y experiencias que pueden ser útiles para la organización.
Igualmente, se debe tener determinar cómo se afecta la imagen de la empresa con la cancelación de un proyecto o con la negativa de cancelarlo, por ello lo adecuado es hacer un análisis para no afectar la imagen.
Quién toma la decisión de cancelar el proyecto
En muchas ocasiones la decisión de cancelar un proyecto la toma alguno de los interesados del proyecto.
Dependiendo como esté establecida la gobernabilidad de los proyectos en la empresa la decisión la podrá tomar la PMO u Oficina de Gestión de Proyectos, el gestor del portafolio de proyectos o el patrocinador.
Si es una organización pequeña puede ser que como Gestor de Proyectos te toque tomar la decisión de cancelar el proyecto en bien de la organización.
Negativa a cancelar el proyecto
Muchas veces nos enamoramos de los proyectos y queremos completarlo, por lo que el Director del Proyecto o el equipo se niegan a la posibilidad de cancelarlo.
El equipo puede sentir que se invirtió esfuerzo, tiempo y dinero para después cancelar el proyecto.
Se debe manejar la situación con el equipo cuando este se aferre a continuar el proyecto, aún cuando este ya no atienda a las necesidades de la organización, tenga problemas o falta de presupuesto.
Se debe manejar el estrés de la cancelación de los proyectos y tener en cuenta su grado de complejidad, costos e interconexión con otros proyectos del portafolio.
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Estrategias para cancelar proyectos
- Obtener el apoyo de la dirección para la cancelación.
- Determinar quiénes participarán en la decisión o evaluación para la cancelación. La PMO u Oficina de Gestión de Proyectos debería contar con un procedimiento para tal fin.
- Realizar adecuadamente el análisis de los datos del proyecto.
- Asegurarse que realmente el proyecto no puede continuar. Si de determina que se debe cancelar se debe revisar el estatus de los entregables, las habilidades de los miembros del equipo, los materiales, los resultados de las pruebas, las expectativas de los patrocinadores y cualquier otro factor que contribuyó a llevar al proyecto a un punto donde se requiere su cancelación.
- Analizar qué dicen las cláusulas de los contratos del proyecto sobre la terminación anticipada, determinar cuáles son los proveedores involucrados, la línea de tiempo para la cancelación, los gastos y daños, así como los servicios afectados. También se debe determinar qué sucederá si llegara a existir incumplimiento de los contratos.
- Determinar si el proyecto se puede diferir para otro momento, si los contratos lo permiten.
- Establecer la fecha de cancelación y de requerirse el plan de cancelación, esto dependerá de la magnitud, alcance, complejidad y cantidad de interesados involucrados en el mismo.
- Comunicar a la organización el proceso de cancelación, el estado del proyecto, la fecha de cancelación y el impacto en el portafolio y otros proyectos.
- Documentar el aprendizaje, lecciones aprendidas en el sistema de gestión de conocimientos.
- Si el proyecto puede continuar se debe determinar el nuevo tiempo para su finalización, el costo, el presupuesto y las expectativas de los interesados en el momento actual del proyecto.
Comunicar la cancelación del proyecto
Es indispensable comunicar a la organización y todos los interesados el por qué el proyecto será cancelado.
Se debe informar de manera clara y formal los motivos por los que se ha decidido llevar a cabo la cancelación del proyecto.
Esto es muy importante ya que los interesados, patrocinadores y clientes debe entender las razones de la cancelación del proyecto.
En la comunicación se deben incluir los tiempos necesarios para la cancelación, las actividades del plan de cancelación que se estarán realizando, los costos, los daños y los impactos ocasionados.
Asimismo, es conveniente comunicar las lecciones aprendidas para evitar situaciones similares en el futuro.
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