Gestión del Cambio en los Proyectos

La Gestión del Cambio es conocida de diversas maneras, se conoce como Manejo del Cambio o Change Management. También se conoce como Change Integration o Integración del Cambio.

No importa la manera como llamemos a estos procesos, lo importante es que ejecutemos procesos de Gestión del Cambio en los Proyectos.

¿Qué es el Cambio?

El cambio consiste en pasar de un punto «A» a un punto «B» o de un estado actual a un estado futuro, es decir, pasar de un estado presente a un estado deseado o meta.

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¿Qué es la Gestión del Cambio?

La Gestión del Cambio consiste en el manejo de la transición para pasar del punto A al punto B.

Los cambios pueden tener diversos niveles de complejidad. Un Cambio puede ser muy sencillo, el cual nos permita llegar de manera fácil del punto A al punto B, pero pudieran incrementarse los niveles de complejidad para gestionar la transición del cambio.

Existen distintos niveles de complejidad para movernos del punto A al punto B. Incluso existen procesos de transición con complejidades muy elevadas.

Entonces, en la Gestión del Cambio debemos utilizar un Framework o un Marco de Referencia apropiado para gestionar la transición que nos permita llegar al estado meta requerido.

Es importante tener en cuenta que el cambio duele. Las personas normalmente están en su zona de confort y cuando se requiere un cambio de la forma de trabajar o cuando se requieren nuevas competencias a las personas les da flojera, fastidio o miedo que se realice un cambio en la forma como ellos trabajan, por ello la importancia de gestionar la transición en los procesos de cambio.

La Curva de Cambios de John Fischer

En esta curva se indican los distintos niveles que se pueden pasar en un proceso de cambio.

Puede ser que un cambio arranque con emoción y la gente se sienta feliz del cambio o puede ser que el cambio inicie con miedo o incertidumbre.

Las personas ofrecen resistencia si se sienten amenazas. Cuando las personas se sienten amenazadas se generan ambientes de caos.

Las personas también pueden sentir desilusión y esto genera ambientes de crisis. Esta parte de la curva de John Fisher es lo que se conoce como el valle de la desesperanza.

Luego las personas van transformando la idea, van entendiendo el cambio, lo van aceptando. Van haciendo exploración y pruebas, hasta que se van integrando.

Finalmente, sienten una nueva confianza y pueden seguir adelante. Así se llega al estado deseado.

Los Proyectos Generan Cambios

Es importante tener en cuenta que todos los proyectos generan cambios en las organizaciones. Asimismo, todos los cambios deberían ser gestionados como proyectos dentro de una empresa.

Existen varios aspectos que se afectan en una empresa cuando se realiza un cambio.

Los primeros aspectos que se afectan son las tecnologías, los procesos y las estructuras organizativas y estos a su vez afectan directamente a las personas, lo cual trae como consecuencia cambios de la cultura organizacional.

Estos aspectos hay que tenerlos en cuenta al momento de gestionar proyectos.

Entender el Cambio

Debemos conocer cuál es la situación actual (se conoce como AS IS) y conocer la situación deseada situación futura, cómo va a ser (se conoce como TO BE).

Debemos entender que implica el cambio y en función de esto definir las estrategias adecuadas para gestionarlo. Finalmente, desarrollar un plan de acción, que se conoce como el Plan de Gestión del Cambio.

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Tipos de Estrategias en un Proceso de Cambio

En un proceso de cambio se deben definir varios tipos de estrategias.

Debería haber una estrategia comunicacional para saber cuál es el mensaje vamos a hacerle llegar a las personas que estarán afectadas por el cambio que se va a realizar.

También debe existir una estrategia de patrocinio, debe haber un sponsor o patrocinador de la organización que acompañe este proceso de cambio. Debe ser una persona con credibilidad dentro de la organización que nos ayude a facilitar el cambio.

Igualmente, hay que establecer estrategias de compromisos de los interesados. Los interesados deben estar comprometidos con el cambio que se va a llevar a cabo.

Otra estrategia importante es la estrategia de preparación, prepararnos para la realización del cambio dentro de la empresa.

Asimismo, se deben definir estrategias de aprendizaje y desarrollo. Debemos capacitar a las personas de las nuevas competencias que van a requerir como consecuencia del cambio que se está llevando a cabo.

Igualmente, tenemos que definir estrategias de medición y evaluación de los beneficios que nos va a traer el cambio que estamos ejecutando.

Finalmente, hay que establecer estrategias de sostenibilidad del cambio, es decir, el cambio una vez que se ha ejecutado ha generado un resultado y ese resultado debe permanecer dentro de la organización para garantizar que se logren los beneficios esperados.

Frameworks o Marcos de Gestión del Cambio

Existen diferentes Frameworks o Marcos de referencias para gestionar el cambio como:

• El Estándar de Gestión del Cambio de la Asociación de Profesionales de Gestión del Cambio, conocido como ACMP.

• El Human Change Management Body of Knowledge o HCMBOK del Human Change Management Institute, que es como un PMBOK pero de Gestión del Cambio.

• La Guía del PMI o Project Management Institute para manejar el cambio en las organizaciones.

• La Gestión del Cambio según la norma ISO 9001 2015

• También están los marcos de referencias de Kotter y el de Prosci Adkar.

Es importante evaluar cual framework vamos a utilizar para gestionar el cambio en los proyectos.

Cada enfoque tiene aspectos interesantes que podemos considerar y una combinación de estos marcos de referencia nos pueden dar resultados muy apropiados para gestionar el cambio de un proyecto en la organización.

¿Quién debe Gestionar el Cambio en los Proyectos?

Como buena práctica debería existir en la organización una Oficina de Gestión del Cambio o Change Management Office (CMO), pero en la mayoría de los casos las empresas no cuentan con una CMO.

Entonces la responsabilidad debería recaer sobre la Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office, conocida como PMO.

Si tampoco existe una PMO o dentro de la organización, entonces el Project Manager debe tener la responsabilidad de gestionar el cambio en sus proyectos.

Es importante tener en cuenta que los proyectos ocasionan cambios en la organización y estos cambios producen valor.

Los proyectos se ejecutan porque atienden a las estrategias de la empresa, por ello generan valor a la organización.

La suma de todos los proyectos debe llevar a la organización del estado actual al estado futuro deseado y obtener el beneficio y valor esperado.

PMBOK y Gestión del Cambio

Es importante tener en cuenta que en los principios del PMBOK previstos en su séptima edición, se establece como obligatorio el principio de Gestión del Cambio.

Este principio hace referencia a que se debe habilitar el cambio para lograr la visión futura deseada que tiene la empresa.

También señala, que se debe manejar la transición del estado actual al estado deseado y así poder generar los beneficios que la organización requiere.

Igualmente, señala que se debe preparar a las personas que van a ser impactadas con el cambio para que se adapten de manera positiva a los nuevos procesos.

El principio también plantea que se tiene que manejar la sostenibilidad del cambio, para que así se logren los resultados que la organización desea.

Los Project Managers debemos saber gestionar el cambio. Tenemos que conocer cuál es el estado actual o AS IS y conocer por qué ese estado actual debe cambiar y su sintonía con la estrategia empresarial.

Debemos entender cómo va a quedar el futuro deseado o el TO BE y así poder desarrollar un Plan de Gestión del Cambio, el cual debemos integrar con el Plan de Gestión del Proyecto.

Objetivos del Plan de Gestión del Cambio

En primer lugar, se debe comunicar cuál es el cambio que se va a realizar para que las personas que van a ser afectadas comprendan las razones y la importancia por las cuales se está ejecutando el cambio.

También se debe capacitar a las personas en las nuevas competencias que requerirán como consecuencia de ese cambio que se ejecutará.

Debemos convencerlos, disuadirlos para que acepten el cambio y generar un ambiente de confianza. Que sientan que los estamos acompañando durante el proceso.

En ningún momento debemos imponer el cambio. Debemos hacerles ver que todo va a estar bien y llevarnos de la mano durante todo ese proceso de transición, para que así la aceptación del cambio sea de la mejor manera posible.

Finalmente, puedo concluir que la Gestión del Cambio es la suma de la gestión de la transición más garantizar la sostenibilidad del cambio en el futuro, con el fin de lograr los beneficios que la empresa desea.

Se debe tener en cuenta que los cambios del entorno afectan a las estrategias de las empresas y a sus proyectos, por lo que este impacto debe ser evaluado por el responsable de gestionar los cambios en los proyectos y adecuar el Plan de Gestión del Cambio.

Te invito a revisar un post muy interesante sobre cómo el entorno afecta a las estrategias de la empresa titulado ¿El entorno está afectando a tu empresa? No lo permitas, desarrolla estrategias de éxito