Gestión del Portafolio de Programas y Proyectos

¿Se pueden agrupar los proyectos?

Agrupar los proyectos ayuda a gestionarlos efectivamente

Programas de Proyectos

Algunas personas se preguntan si se pueden agrupar los proyectos. La respuesta es sí, para aquellos proyectos con características o elementos en común, como por ejemplo cuando los proyectos seleccionados:

  • Están alineados con los objetivos y la estrategia organizacional.
  • Son adecuados a la situación financiera de la empresa.
  • Son los más convenientes en términos de riesgo.
  • Estos generan la mayor sinergia entre si, potenciando los beneficios de su selección como subgrupo.

Otras veces es necesario agruparlos porque compiten por una cantidad de recursos (financieros, tecnológicos y humanos) que son limitados, lo que puede ocasionar demoras en la finalización de uno o más proyectos que compiten por los mismos recursos.

No agruparlos puede generar un empleo inadecuado de los recursos cuando ocurren picos de demanda o mayores costos debido a su uso ineficiente.

Programas de Proyectos

Programas

La agrupación de proyectos se conoce dentro de las mejores prácticas de Gestión de Proyectos como Programas de Proyectos.

Un Programa o grupo de proyectos relacionados, se crea para manejarlos de forma coordinada con la finalidad de obtener mayores beneficios y un mejor control, que no se obtendría si se manejan los proyectos de forma individual.

Por tanto, gestionar un Programa implica coordinar e integrar múltiples proyectos, tecnologías, aplicaciones, equipos de trabajos y organizaciones.

Los rogramas se pueden clasificar en función:

  • Del tamaño de los proyectos que lo integran (grandes, medianos o pequeños).
  • De la cantidad de proyectos que lo conforman (pocos proyectos o muchos proyectos).
  • De la interdependencia de las actividades o entregables entre los proyectos (dependientes o independientes).
  • De los objetivos que persiguen los proyectos (objetivos comunes).

En las organizaciones la Oficina de Gestión de Proyectos o PMO debería incluir dentro de sus metodologías la Gestión de Programas de Proyectos y determinar cuándo un grupo de proyectos debe gestionado como un Programa, para un uso eficiente de los recursos que intervienen en los mismos y la obtención de los beneficios esperados.

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