Gestión de Proyectos en entornos VUCA

En este Post conocerás aspectos clave para la Gestión de Proyectos en entornos VUCA.

Qué significa VUCA

Las letras de la sigla VUCA significan lo siguiente:

  • V = Volatilidad = Volatility
  • U = Incertidumbre = Uncertainty
  • C = Complejidad = Complexity
  • A = Ambigüedad = Ambiguity

La volatilidad hace referencia a entornos cambiantes, donde los cambios ocurren a gran velocidad y muchas veces son inesperados.

La incertidumbre denota que el futuro es incierto y se requiere hacer suposiciones.

La complejidad corresponde a la dificultad que se tiene para tomar decisiones, ejecutar acciones y entender el sistema. También hace referencia a la gran cantidad de variables que pueden encontrarse en un sistema.

La ambigüedad se refiriere a la duda y desconfianza.

El término VUCA fue creado por la escuela del ejército de los EEUU luego de la guerra fría y en los años 90 comenzó a ganar popularidad. Posteriormente, este término comenzó a utilizarse en el campo de la estrategia empresarial.

Ambiente donde se desempeñan las empresas

En un mundo tan convulsionado hace que los ambientes donde se desempeñan las empresas estén pasando de la estabilidad a la inestabilidad, de la certidumbre a la incertidumbre, de la sencillez a la complejidad y de la claridad a la ambigüedad.

Es por ello que el entorno donde se desempeñan las empresas o donde se ejecutan los proyectos son entornos caracterizados por estos ambientes VUCA, de ellí la importancia de saber gestionar los proyectos cuando nos encontremos en este tipo de entornos.

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Complejidad en el contexto de los proyectos

En el contexto donde se ejecutan los proyectos, existen elementos que generan complejidad. Estos elementos son:

  • La gente o las personas que participan en la ejecución de los proyectos.
  • Las geografías o los lugares donde ejecutarán.
  • Los recursos que se requieren para desarrollar los proyectos.
  • Los mercados en donde se introducirán los productos, servicios o resultados que generen los proyectos.
  • Los procesos que se requieren llevar a cabo durante los proyectos.
  • El entorno donde operan los proyectos o donde se va a ejecutar.
  • La innovación y las tecnologías requeridas para la ejecución de los proyectos.

Todos estos factores pueden causar elementos de complejidad para el desarrollo de los proyectos. En particular, las tecnologías disruptivas ocasionan niveles de complejidad elevados en la ejecución de los proyectos.

En la actualidad, nos encontramos en la industria 4.0 que introduce una serie de nuevas tecnologías que van a generar nuevos y diversos proyectos, que seguramente van a tener elementos de complejidad.

Entre las nuevas tecnologías destacan la big data, la realidad aumentada, la impresión 3D, los servicios de cloud computing, la ciberseguridad, el internet de las cosas, la inteligencia artificial, la block chain, la robótica, entre otras.  

Estas tecnologías sin duda van a cambiar el mundo y van a generar una gran diversidad de proyectos, con niveles elevados de complejidad en el corto plazo y en la ejecución de proyectos en el mediano y largo plazo.

Navegando la Complejidad según el PMI

El PMI, en su Guía Práctica Navegando la Complejidad establece tres categorías de la complejidad y las causas asociadas a esta.

En primer lugar, habla de una categoría correspondiente al comportamiento humano. En ese sentido, señala que el comportamiento individual, el comportamiento grupal organizacional y político, así como el manejo de las comunicaciones, sumado con el control, diseño y desarrollo organizacional, pueden generar complejidad en los contextos donde se ejecutan los proyectos.

También habla acerca del comportamiento de los sistemas donde se llevan a cabo los proyectos. Hace referencia a la conectividad que existe entre los elementos de esos sistemas, así como las dependencias y la dinámica propia del sistema, pueden generar complejidad en el contexto donde se ejecutan los proyectos.

Como tercera categoría de esta Guía del PMI se encuentra la ambigüedad y señala que las causas asociadas a la ambigüedad son la incertidumbre y la aparición de cambios los cuales están asociados con la volatilidad.

PMBOK 7ma. Edición y los entornos VUCA

La Guía del PMBOK en su séptima edición, incluye 12 Principios de Dirección de Proyectos y 8 Dominios de Desempeño. En estas secciones de la guía del PMBOK 7 se incluyen elementos relacionados con los entornos VUCA.

En tal sentido, cuenta con un Principio para Navegar la Complejidad y otro Principio relacionado con la Adoptar la Adaptabilidad y la Resiliencia, que tiene que ver con el manejo de la volatilidad. Por su parte, en el Dominio de Desempeño de la Incertidumbre habla sobre los elementos VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad).

Por lo tanto, los Directores de Proyectos o los Líderes de Proyectos deben saber cómo se ejecuta la Gestión de Proyectos en entornos VUCA.

Impactos de los entornos VUCA en los elementos del proyecto

A los proyectos que se ejecutan en entornos VUCA se les debe determinar cuál es el impacto sobre los distintos aspectos de estos, tales como:

  • Caso de Negocio: ¿Cómo podría verse afectado el caso del negocio de un proyecto? ¿Requiere ser modificado como consecuencia del entorno VUCA? ¿Cuál es el impacto que se tiene en este documento tan importante del proyecto? 
  • Valor o Beneficios: ¿Cuál es el valor o beneficios que se esperan del proyecto, y si bajo el contexto VUCA, el proyecto seguirá generando el mismo valor o los mismos beneficios que se tenían previstos?
  • Oportunidades y amenazas: ¿Se generan oportunidades y amenazas en el contexto donde se está ejecutando el proyecto?
  • Interesados: ¿Se afectan los interesados del proyecto? ¿Sus necesidades van a cambiar de acuerdo a este contexto VUCA?
  • Estilo de liderazgo: ¿Cuál estilo de liderazgo que se debe aplicar de acuerdo a los elementos que aparezcan en el entorno VUCA?
  • Equipo de trabajo: ¿Cómo se debe gestionar el equipo del trabajo en el entorno VUCA que vive el proyecto?
  • Ciclo de vida del proyecto: ¿Cuál ciclo de vida se debe aplicar a un proyecto en un entorno de esta naturaleza?
  • Planificación: ¿Cómo se debe planificar y cómo se debe llevar a cabo el trabajo del proyecto?
  • Necesidades de calidad: ¿Cuáles son las necesidades de calidad en un contexto VUCA?
  • Gestión del Cambio: ¿Cuáles estrategias para implementar el cambio se van a ejecutar? El foco en proyectos en entornos VUCA debe ser la Gestión del Cambio para manejar efectivamente la transición en un entorno complejo.

Adaptación en entornos VUCA

La adaptación se realiza a los proyectos de acuerdo al contexto donde se estén ejecutando. Los Líderes de Proyectos o Gerentes de Proyectos deben manejar continuamente la complejidad en los proyectos y de acuerdo a esta utilizar los enfoques y planes que le permitan gestionar el proyecto de manera exitosa.

En referencia a los enfoques del proyecto es muy importante conocer bien el entorno del proyecto, ya que acuerdo al contexto del proyecto se debe determinar cuál es el enfoque que debe aplicar.

En mi Academia tengo un curso que ayuda analizar las variables del contexto del proyecto y determinar si el proyecto se puede ejecutar bajo un enfoque tradicional, ágil o híbrido. El curso incluye un modelo y una plantilla descargable para determinar el enfoque apropiado para los proyectos.

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Actitud y habilidades del líder del proyecto para gestionar proyectos en entornos VUCA

El Líder del Proyecto siempre debe pensar que se está en un proceso de transformación continuo. Por tanto, debe tener una actitud positiva y disposición para aprender de los errores.

También debe tener una actitud flexible, proactiva y calmada para manejar los elementos que se presenten en un entorno VUCA. Asimismo, tiene que tener una actitud analítica y reflexiva.

Ahora veamos cuáles son las habilidades que debe tener el Líder del Proyecto un entorno VUCA:

  • Capacidad de articular y definir la visión para manejar la volatilidad que se presenta en este tipo de entornos.
  • Ofrecer dirección al equipo del proyecto y así evitar crisis que pudieran surgir en un entorno VUCA.
  • Brindar apoyo al equipo cuando no sepan qué deben hacer.
  • Resolver constantemente los problemas y tener la capacidad exploratoria para resolver la incertidumbre.
  • Contar con un estilo de liderazgo decisivo que le proporcione guía y orientación al equipo de trabajo.
  • Involucrar al equipo en todo el proceso de transformación y asegurar la certeza a través del establecimiento de procesos claros para que los miembros del equipo sepan qué deben hacer en todo momento.

En términos generales la Gestión de Proyectos en entornos VUCA debe abordar la volatilidad teniendo visión de futuro, la incertidumbre a través del entendimiento, la complejidad proporcionando claridad al equipo de trabajo y la ambigüedad a través de enfoques ágiles.

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