Plan de Gestión de Beneficios

En este Post explico en qué consiste el Plan de Gestión de Beneficios del Proyecto según el PMBOK.

Es un documento de negocio de la Dirección de Proyectos, el cual contiene una explicación que describe los procesos para crear, maximizar y mantener los beneficios proporcionados por el proyecto.

El Plan de Gestión de Beneficios se utiliza para medir si se han alcanzado los beneficios del proyecto tal como fue planificado.

Qué es un beneficio

Es una consecuencia de las acciones, comportamientos, productos, servicios y resultados que genera el proyecto y proporciona valor a la organización patrocinadora y a los beneficiarios previstos del proyecto.

Los beneficiarios previstos normalmente son: los usuarios finales, clientes o la sociedad, dependiendo del tipo de proyecto.

Documentos de negocio de la Dirección de Proyectos

Los documentos de negocio, incluyen entre otros, al Plan de Gestión de Beneficios y al Caso de Negocio. Estos documentos son fuentes de información sobre los objetivos del proyecto y cómo éste contribuirá con las metas de la empresa.

El Plan de Gestión de Beneficios utiliza los datos e información del Caso de Negocio y de la evaluación de necesidades, como por ejemplo la estimación de costos versus los beneficios obtenidos por el proyecto.

En algunas organizaciones el Plan de Gestión de Beneficios se mantiene a nivel del programa. Por tanto, el Director del Proyecto debe trabajar con los directores de programas para asegurar que los documentos de dirección del proyecto estén alineados con los lineamientos del programa.

En la imagen se muestran los documentos críticos del negocio y del proyecto.

Documentos de negocio de la Dirección de Proyectos
Imagen tomada del PMBOK 6ta. Edición

Punto de revisión de fase

El Plan de Gestión de Beneficios es uno de los documentos que se revisa en los puntos de revisión de fase al final de cada una.

Permite comparar el desempeño y avance del proyecto con los documentos del proyecto y de negocio como: el Caso de Negocio, el Acta de Constitución del Proyecto, el Plan para la Dirección del Proyecto y el Plan de Gestión de Beneficios.

Qué describe el Plan de Gestión de Beneficios

  • El plan previsto para obtener los beneficios esperados o establecidos en el caso de negocio.
  • El modo y momento en que se entregarán los beneficios objetivo del proyecto y cómo se medirán.
  • Los mecanismos para medir los beneficios.
  • Los individuos o grupos que se beneficiarán con la entrega de los resultados del proyecto, los cuales se consideran como interesados.
  • Elementos clave de los beneficios (ejemplos):
    • Beneficios objetivos: valor financiero (expresado como Valor Actual Neto – VPN), valor tangible e intangible que se espera ganar con la ejecución del proyecto.
    • Alineación estratégica: qué tan alineados están los beneficios que se esperan obtener del proyecto con las estrategias de la empresa.
    • Plazo para obtener los beneficios: por fases, a corto plazo, largo plazo, continuos. Esto ayuda a determinar las fechas de las adquisiciones y parte de los requisitos contractuales.
    • Dueño de los beneficios: persona responsable de monitorear, registrar e informar los beneficios obtenidos en el transcurso del plazo establecido en el plan.
    • Métricas: medidas a emplear para verificar los beneficios obtenidos (directas o indirectas).
    • Supuestos: factores que se espera estén disponibles o visibles.
    • Riesgos: para obtener los beneficios.
    • Cómo el valor del negocio como consecuencia del proyecto se vuelve parte de las operaciones permanentes de la empresa: incluye las métricas a utilizar. Las métricas permiten realizar la verificación del valor del negocio y validan el éxito del proyecto.

Cómo desarrollar el Plan de Gestión de Beneficios

Se debe desarrollar en etapas tempranas del ciclo de vida del proyecto o antes del proyecto con la definición de los beneficios objetivo a alcanzar.

Su desarrollo y mantenimiento es iterativo. Complementa al Caso de Negocio, el Acta de Constitución del Proyecto y al Plan para la Dirección del Proyecto.

El Director del Proyecto trabaja con el patrocinador para asegurar que se mantenga actualizado a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Cómo el PMBOK 7 describe la entrega de beneficios

El siguiente flujo muestra cómo el PMBOK 7 describe la entrega de beneficios:

Los componentes del sistema de entrega de valor –> Generan los entregables que producirán resultados (consecuencia final) –> Estos a su vez generan beneficios (ganancias obtenidas por la organización) –> Crean VALOR (algo que tiene mérito, importancia o utilidad).

El PMBOK 7 señala que el valor y los beneficios pueden definirse en términos cualitativos y cuantitativos.

Los beneficios del proyecto deben obtenerse en el plazo que se planificaron.

El PMBOK Séptima Edición aclara cómo es la entrega de beneficios planificada en comparación con la entrega real de beneficios, como se muestra en el siguiente flujo:

El caso de negocio identifica el valor como los beneficios que se entregará por ejecutar el proyecto –> Durante el ciclo de vida del proyecto se deben medir los beneficios entregados y el valor de esos beneficios –> Se debe comparar esa información con el caso de negocio –> El resultado de la comparación genera información que puede justificar la continuación del proyecto o en algunos casos su cancelación.

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