¿Sabes qué debe incluir la presentación del kick off de un proyecto o presentación de lanzamiento de un proyecto? En este Post te lo explico.
Tabla de Contenido
La reunión de Kick off de un proyecto
En el vídeo de abajo, sobre cómo gestionar las reuniones del proyecto, comento que la reunión del lanzamiento o kick off del proyecto es una reunión muy importante durante el ciclo de vida de éste.
En proyectos grandes esta reunión se realiza al final de la planificación y al comienzo de la ejecución y en proyectos pequeños esta reunión puede llevarse a cabo desde el inicio del proyecto. En proyectos de múltiples fases es recomendable hacer una reunión de lanzamiento al inicio de cada fase.
La reunión de lanzamiento o reunión de kick off sirve para comunicar los objetivos del proyecto y lograr compromisos con el equipo.
Ten en cuenta que esta reunión debe ser planificada con anterioridad y se debe invitar a todos los stakeholders del proyecto o partes afectadas por el mismo, que se hayan identificado en el caso de negocio y a la fecha de realización de la presentación del kick off.
Por ser una reunión tan importante, que marca el arranque de la ejecución del proyecto, te recomiendo hacer una invitación formal a las partes interesadas.
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Estructura de la presentación del kick off de un proyecto
La estructura de presentación del kick off contiene varias secciones:
Motivación del proyecto
Es importante iniciar con la motivación del proyecto. En esta sección puedes incluir todo lo relacionado con los antecedentes y razones por las cuales originó el proyecto.
Incluso puedes indicar los beneficios que espera obtener la organización como resultado de la ejecución exitosa del proyecto. Es decir, puedes incluir el problema que solucionará y qué oportunidades representa para el negocio.
La descripción de la motivación debe ser corta y concisa, mencionando sólo aquellos aspectos relevantes que la audiencia pueda entender. Te recomiendo utilizar gráficos o dibujos de ser posible.
Objetivos del proyecto
En esta sección se puede incluir un objetivo general y los objetivos específicos del proyecto. Los objetivos deben ser cortos y fáciles de entender por la audiencia.
Alcance del proyecto
Luego se debe colocar el alcance del proyecto, es decir, mencionar en qué consiste el proyecto y qué implica el mismo.
Puede contener una lista de fases o una breve descripción de las fases o macro actividades relevantes.
Entregables del proyecto
Estos se pueden indicar mediante una lista que muestre los entregables o productos que serán generados como resultado de la ejecución de las actividades o fases del proyecto.
Si es necesario se puede dar una breve descripción o detalle de los entregables. En lugar de una lista también se puede colocar la EDT o Estructura de Desglose de Trabajo.
Cronograma del proyecto o el cronograma de hitos
Es importante incluir el cronograma resumen del proyecto. Si el proyecto se ejecuta bajo enfoque adaptativo se puede mostrar un cronograma de lanzamiento estimado como parte de la presentación.
Equipo del proyecto o la organización del proyecto
Se debe señalar quiénes conforman el equipo del proyecto o la organización del proyecto. Esta información se puede presentar mediante un organigrama del proyecto, con los roles y nombres de los miembros del equipo.
Se debe tener en cuenta el tipo de organización del proyecto, es decir, cómo funciona. La mayoría de las veces los proyectos se ejecutan en una organización matricial.
En el video te explico cómo funciona una estructura matricial en los proyectos.
Metodologías del proyecto
Otro aspecto importante a incluir en la presentación del kick off son las metodologías a utilizar, ya sean metodologías para gestionar el proyecto propiamente, metodologías de la empresa, de la industria o para el diseño del producto que generará el proyecto.
Se deben mencionar las metodologías sin entrar en detalles. Se pueden emplear gráficos para ilustrar los pasos de las metodologías.
También puedes indicar el Enfoque que se utilizará en el proyecto, es decir, si se utilizará un Enfoque Predictivo, Adaptativo o Híbrido, lo cual dependerá del contexto del proyecto.
En ese sentido, he desarrollado un curso detallado en mi Academia donde explico las consideraciones que son relevantes para determinar el enfoque a aplicar en los proyectos.
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Riesgos iniciales del proyecto
En la presentación del kick off se deben mencionar los riesgos iniciales del proyecto identificados a la fecha, tomando en cuenta los riesgos que se identificaron en el caso de negocio.
Esquema comunicacional general
Si es un proyecto donde intervienen varias empresas, es conveniente colocar cómo es el esquema comunicacional general o la integración entre las empresas.
Factores críticos de éxito
En la presentación del kick off también es importante incluir los factores críticos de éxito. Estos son una lista de factores que se deben tener en cuenta y que pueden originar efectos adversos al proyecto si no se manejan adecuadamente.
Los factores críticos de éxito deben incluir elementos que le proporcionen la visibilidad requerida al nivel ejecutivo del proyecto, como por ejemplo a los patrocinadores.
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Monitoreo y control del proyecto
También se debe señalar cómo se llevará a cabo el monitoreo y control del proyecto de acuerdo al Enfoque utilizado. En tal sentido es conveniente incluir:
- Reuniones de avance:
- Periodicidad.
- Reuniones retrospectivas, dependiendo del Enfoque utilizado.
- Reportes o informes de avances y desviación:
- Periodicidad de los reportes.
- Métricas de avance.
- Avances del período.
- Informes de actividades que incluye:
- Actividades en curso.
- Actividades críticas.
- Revisiones del cronograma.
- Riesgos identificados:
- Evaluación de riesgos.
- Acciones de mitigación.
- Seguimiento a los componentes del plan para la dirección del proyecto, es decir, cómo se realizará.
- Métricas para medir el estado de salud del proyecto.
En esta sección de monitoreo de control también es importante considerar los aspectos incluidos en el Dominio de Desempeño de la Medición del PMBOK en su séptima edición.
Próximos pasos
Finalmente, se deben indicar los próximos pasos. En esta sección se deben señalar las actividades que se van a realizar inmediatamente después del kick off.
Esto con la finalidad de que todos los participantes del proyecto sepan cómo va a iniciar la ejecución del mismo, pues una vez realizado el kick off arranca la ejecución del proyecto.
Puedes descargar una plantilla gratis de la presentación del kick off.
Reuniones del proyecto
Durante el proyecto se llevarán a cabo un importante número de reuniones.
Si el proyecto se realiza bajo un Enfoque Scrum se llevarán a cabo las reuniones propias de este Framework. Te dejo un vídeo completo sobre todas las reuniones que se realizan en Scrum.
Ten en cuenta que durante el Ciclo de Vida del Proyecto deberás realizar presentaciones ejecutivas sobre el estado del mismo. En este caso parte de la estructura de la presentación del kick off te puede ser de utilidad. Como refrescar los objetivos del proyecto, el alcance del mismo, entre otros aspectos.
Asimismo, en las presentaciones ejecutivas debes considerar las métricas y los parámetros que se establecieron en el caso de negocio para medir los beneficios que generará el proyecto.
En el siguiente vídeo te muestro un ejemplo o caso de una presentación de un kick off para un proyecto, utilizando la plantilla.
