En este Post conocerás cómo priorizar los proyectos en una empresa y algunas consideraciones de la Metodología de Priorización de Proyectos.
Tabla de Contenido
¿Qué es el Portafolio de Proyectos?
Es una agrupación de proyectos, programas y operaciones que se manejan en conjunto para lograr los objetivos y metas estratégicas de una organización.
Los Programas son agrupaciones de proyectos que tienen objetivos comunes o que comparten recursos y que se gestionan de manera agrupada para una ejecución exitosa de los mismos.
¿Por qué se debe realizar la Priorización de los Proyectos en el Portafolio de la Empresas?
Los proyectos representan tiempo y dinero para la organización, por tal motivo las organizaciones deben ejecutar sólo aquellos proyectos que les generen más valor y deben gestionarlos de manera adecuada para lograr las metas organizacionales.
Las empresas deben seleccionar y ejecutar sólo los proyectos correctos. No deben seleccionar proyectos para incluir dentro de su portafolio de manera arbitraria o discrecional, ni asignar cupos a las unidades dentro de la organización o presupuestos anuales para que ejecuten los proyectos.
Los proyectos deben derivarse de la estrategia organizacional.
Mala Práctica en la Priorización de Proyectos
Es muy mala práctica asignarle un presupuesto anual a una unidad determinada, supongamos al área de tecnología, para que defina cuáles proyectos va a ejecutar en el año.
Lo correcto es basarse en la planificación estratégica de la organización y definir cuáles son los proyectos que se van a ejecutar, mediante su priorización dentro del Portafolio.
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¿Cómo nace un proyecto?
Los proyectos tienen un antes del proyecto, el proyecto propiamente dicho y luego la puesta en operación.
Antes del proyecto
Los proyectos pueden provenir de los lineamientos estratégicos, es decir, por la definición de las iniciativas estratégicas de la empresa.
También se pueden generar por necesidades operacionales, como mejoras de la operación, actualizaciones tecnológicas o para cumplir nuevas regulaciones o leyes.
Asimismo, pueden provenir por oportunidades de negocio como cubrir incrementos de la demanda o introducir nuevos productos y servicios.
Adicionalmente, pueden provenir de las ideas que surjan en la organización por parte de los distintos colaboradores de la empresa.
Dentro de una organización todos estos posibles proyectos deben pasar por una evaluación técnica. Se les debe elaborar un caso de negocio que permita determinar su viabilidad y su costo beneficio.
Finalmente, se toma la decisión de ingresarlos en el Portafolio de Programas y Proyectos.
El proyecto
Luego vendrá la ejecución propiamente del proyecto, la cual se debe llevar a cabo siguiendo las prácticas de la Gestión de Proyectos.
Puesta en operación
Los resultados que generen los proyectos pasarán a la operación donde podrán tener mejora continua, recibir soporte o mantenimiento.
En la operación pueden surgir algunos requerimientos de mejoras o nuevos proyectos y comenzaría el ciclo nuevamente.
Tipos de Proyectos
Es importante que tengas en cuenta a la hora de priorizar proyectos dentro del Portafolio los tipos de proyectos.
Los proyectos se pueden clasificar en varios tipos como lo explico en el video de abajo.
Ruta de entrega de valor de los proyectos
A continuación, describo la ruta de entrega de valor que se debe realizar en una organización a través de la Dirección de Proyectos.
Entorno y estrategia
Ten en cuenta que las organizaciones operan en un entorno y este entorno puede afectar la estrategia empresarial.
Las organizaciones deben establecer su plan estratégico donde incluyen las iniciativas estratégicas, los objetivos y metas que quieren lograr. Estas estrategias deben convertirse en proyectos.
Es importante que todas las empresas cuenten con un plan estratégico, independientemente del tamaño de la empresa.
Adicionalmente, en la organización como mostré anteriormente puede contar con un Banco de Ideas de Proyectos.
Todas las ideas de proyectos e iniciativas estratégicas deben ser evaluadas para determinar su factibilidad. Para ello se debe elaborar un caso de negocio. En el video explico la estructura que debe contener el caso de negocio de los proyectos.
Instancia de priorización y portafolio de proyectos
Una vez que a los proyectos se le ha determinado su factibilidad deben ser presentados ante una instancia de priorización de proyectos.
Dentro de la organización esta instancia puede ser un comité o una unidad, la cual debería contar con una Metodología para la Priorización de los Proyectos y establecer con qué frecuencia se va a realizar la evaluación de los proyectos.
De la instancia de priorización de proyectos saldrán los proyectos que debe ejecutar la organización y estos proyectos deben ser los proyectos que generan más valor para la empresa.
Luego, se debe elaborar un Roadmap del Portafolio, el cual debe indicar cuáles son los proyectos que va a ejecutar la organización y cuáles son las prelaciones que existen entre estos proyectos.
Los proyectos priorizados deben ser gestionados siguiendo las mejores prácticas de la Gestión del Portafolio de Programas y Proyectos.
En el Portafolio también se deben incluir los proyectos regulatorios, los cuales no son objetos de la metodología de priorización de la organización, pues estos proyectos son de obligatorio cumplimiento.
Gestión de los proyectos
Adicionalmente, en la organización debería existir una PMO u Oficina de Gestión de Proyectos que gestione de manera adecuada el Portafolio de Programas y Proyectos. Esta unidad tan importante dentro de la organización debería contar con una herramienta que le permita gestionar el Portafolio.
Los proyectos, una vez que son adecuadamente gestionados en la organización, deben generar resultados que son entregados a la operación. Estos resultados deben generar beneficio y valor a la empresa.
Todos estos elementos constituyen a la Gobernabilidad de la Gestión del Portafolio de Proyectos.
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Metodología de Priorización de Proyectos
Para saber cómo priorizar los proyectos en una empresa es importante desarrollar una Metodología de Priorización de Proyectos.
La Metodología de Priorización de Proyectos debe contar con una serie de variables que permitan evaluar y determinar un puntaje para cada uno de los proyectos. El valor del puntaje permitirá realizar la priorización.
Las variables de la Metodología de Priorización de Proyectos deben ser fáciles y medibles. Las variables a considerar constituyen los criterios fundamentales para la priorización de los proyectos.
Ejemplos de variables de la metodología
Algunos ejemplos de variables que se pueden considerar son las siguientes:
- Alineación de cada proyecto con la estrategia empresarial, es decir, cuánto aporta a la estrategia. Es importante que la organización desarrolle un KPI que permita medir esta variable.
- Valor o beneficios que va a aportar el proyecto a la organización (expresado de forma numérica).
- Disponibilidad de los recursos para la ejecución del proyecto. Se debe considerar los tiempos que los recursos van a estar disponibles para ejecutar cada proyecto.
- Modelos económicos que permitan determinar la factibilidad de cada proyecto. Entre estos destacan el valor actual neto, la tasa interna de retorno, el período de reembolso, entre otros modelos económicos que se pueden utilizar para determinar la factibilidad de los proyectos. En el vídeo de la estructura del caso de negocio explico cuáles son estos modelos que se deben utilizar para la evaluación de los proyectos. La organización puede utilizar más de un modelo económico para evaluar sus proyectos, puede utilizar incluso combinaciones de modelos dentro de su Metodología de Priorización.
- Oportunidad para la empresa, se debe contar con un parámetro que señale si el proyecto representa una oportunidad para la organización y cuáles son los riesgos de no ejecutar el proyecto.
- Tiempo de ejecución, es necesario conocer cuánto se estima durará cada uno de los proyectos y analizarlos con las ventanas de tiempo y metas que tiene la organización de acuerdo a su plan estratégico.
- Los tipos de proyectos.
- Variables relacionadas con la industria la cual pertenece a la empresa o cualquier otro aspecto relacionado directamente con la organización.
Consideraciones de la Metodología de Priorización de Proyectos
Se deben tener en cuenta unas consideraciones importantes en la Metodología de Priorización de Proyectos:
- Todas las variables que se utilicen o que defina la organización que van a formar parte de su metodología deben utilizarse en una matriz ponderada.
- Cada variable debe tener un peso o factor de ponderación.
- Siempre la organización debe aplicar la metodología de la misma manera para todos los proyectos, es decir, de forma estándar para que todos los proyectos pasen por el mismo filtro.
- Una vez que la organización ha evaluado todos los proyectos y ha obtenido cuáles son los proyectos que tienen mayor puntaje se obtienen los proyectos que deben ser priorizados dentro del portafolio.
- Luego se debe considerar la asignación del presupuesto para los proyectos. La disponibilidad presupuestaria eventualmente puede afectar la priorización de los proyectos del portafolio.
Te invito a escuchar en mi podcast el episodio titulado: Presupuestar Efectivamente la Estrategia Empresarial.
Ten en cuenta que el Portafolio de Proyectos califica a las empresas como empresas de punta, empresas promedio o empresas rezagadas. Por eso es importante que las organizaciones definan los proyectos a ejecutar y gestionen adecuadamente su Portafolio de Proyectos.
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