Qué es la Gestión de Proyectos

En este Post conocerás qué es la Gestión de Proyectos y qué abarca. En primer lugar, debes saber que también se le denomina Gerencia de Proyectos, Administración de Proyectos o Dirección de Proyectos.

Qué es la Gerencia de Proyectos

Según el PMBOK en su 7ma Edición la Gestión de Proyectos consiste en:

“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.” En esta definición también se señala que “Se refiere a que esta disciplina permite orientar el trabajo del proyecto para entregar los resultados previstos”. Asimismo, indica que “los equipos del proyecto pueden lograr los resultados utilizando una amplia gama de enfoques (como, por ejemplo, los enfoques predictivos, híbridos y adaptativos)”.

PMBOK 7MA. EDICIÓN

En el siguiente video sobre Metodologías Ágiles vs. Tradicionales te explico en qué consisten los enfoques predictivos, híbridos y adaptativos.

Para qué sirve la Dirección de Proyectos

La administración de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar los proyectos de manera eficaz y eficiente, facilitando que se cumplan los objetivos del negocio y satisfaciendo las expectativas de los interesados. Además, ayuda a aumentar las posibilidades de éxito de los proyectos.

Llevar a cabo una gestión de proyectos eficaz y eficiente es considerada una competencia estratégica de la empresa, ya que el resultado de los proyectos contribuye con los objetivos del negocio, a que la empresa pueda competir de manera eficaz en el mercado y a responder de forma adecuada al impacto del entorno sobre las empresas.

También ayuda a que las empresas entreguen los productos adecuados en el momento adecuado, a responder a los riesgos de forma oportuna, a optimizar los recursos de la organización y a equilibrar las restricciones del proyecto. Asimismo, contribuye a gestionar el cambio organizacional que generan los proyectos de mejor manera, entre muchos otros beneficios.

Se debe tener en cuenta que gestionar proyectos de manera deficiente genera retrabajos y sobrecostos para las empresas. También genera fallas de calidad, incumplimientos de los plazos de entrega, expansión no controlada de los proyectos, insatisfacción de los interesados, incumplimiento de los objetivos del proyecto e incluso la pérdida de la reputación de las empresas.

La Dirección de Proyectos aporta valor a las empresas de manera consistente y por ello a nivel mundial las organizaciones adoptan estas prácticas para mantener la competitividad.

Por tanto, se ha convertido en una disciplina imprescindible en la realidad actual de los entornos de negocio.

Los entornos de las empresas son dinámicos y cambiantes y por ello las empresas deben gestionar presupuestos ajustados, escasez de recursos, tecnologías en constantes cambios y tiempos de implementación cortos.

Qué abarca la Gestión de Proyectos

La Administración de Proyectos abarca diversos aspectos, que se señalan a continuación:

Procesos de Dirección de Proyectos

La Gerencia de Proyectos contempla la aplicación e integración de mamera adecuada de los Procesos de Dirección de proyectos que se van a utilizar en el mismo. Los cuales nos ayudan a gestionar su ciclo de vida.

Los Procesos de Dirección de Proyectos son Gestión de:

  • La Integración
  • El Alcance
  • El Cronograma
  • Los Costos
  • La Calidad
  • Los Recursos
  • Las Comunicaciones
  • Los Riesgos
  • Las Adquisiciones
  • Los Interesados

Ciclo de Vida de los Proyectos

En la siguiente imagen podrás ver el ciclo de vida genérico de los proyectos. Antes del ciclo de vida se tiene lo que se conoce como el anteproyecto, luego comienza el ciclo de vida del proyecto donde se lleva a cabo la iniciación del mismo, luego se realiza su organización y preparación, para posteriormente llevar a cabo la ejecución del trabajo del proyecto. Una vez que se realiza el trabajo se completa el proyecto y se realiza su cierre formal.

Ciclo de vida de los proyectos

Aspectos se deben considerar en la Gestión de Proyectos

A continuación, se muestran qué aspectos se deben considerar en la Dirección de Proyectos, los cuales son muchos y van desde qué es un proyecto hasta cómo cancelar un proyecto.

La siguiente imagen muestra el Mapa de la Dirección Organizacional de Proyectos, con la visión completa de esta fascinante profesión.

Mapa de la Dirección Organizacional de Proyectos

Entorno

Las empresas operan en un entorno. Ese entorno se divide en entorno externo y entorno interno.

En la imagen puedes ver que el entorno externo es el que se representa con el borde verde y contempla la Economía, el entorno competitivo, las restricciones legales, etc.

El entorno interno, representado por el borde rojo está sujeto a las políticas de la empresa, sus procedimientos, metodologías, marcos de referencia, estructuras de gobernabilidad, la cultura, los elementos de gestión, la estructura organizativa, etc.

Se debe tener en cuenta que los proyectos dentro de las empresas la mayoría de las veces se ejecutan en una estructura matricial.

Estrategias

Las empresas analizan el entorno para poder definir sus estrategias. Luego las estrategias se deben convertir en proyectos para poder conseguir los objetivos estratégicos que se planteó la organización. Es decir, los proyectos son los medios para lograr las estrategias.

Se debe tener en consideración que el entorno en el que operan las empresas es complejo, afectan a las estrategias y también afectan a los proyectos.

Además, surgen riesgos emergentes que pueden cambiar hasta los modelos de negocio de las empresas y afectar sus proyectos.

Por ello hay que aprender a gestionar proyectos en entornos VUCA, que están marcados por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad.

Banco de Ideas de Proyectos

Las organizaciones pueden tener bancos de ideas de proyectos. Estos son repositorios donde registran las ideas, ya sea que provengan de las estrategias o ideas de proyectos que surjan en la organización. Estas ideas que surjan en la organización deben ser contrastadas con la estrategia empresarial.

Formulación y Evaluación de Proyectos

Dependiendo del tipo de proyectos de la empresa, como los proyectos de inversión, puede ser necesario llevar a cabo el proceso de Formulación y Evaluación de Proyectos para obtener financiamiento para la ejecución de los mismos.

Si te interesa saber más sobre la Formulación y Evaluación de Proyectos tengo un curso GRATIS en mi academia de introducción a este tema.

Caso de Negocio y Priorización de Proyectos

En las empresas se debería elaborar un caso de negocio para los proyectos que se vayan a ejecutar y posteriormente presentarlos ante la instancia de priorización de los proyectos de la organización. La cual debería contar con una metodología para la priorización de los proyectos en el portafolio.

Portafolio de Programas y Proyectos

Los proyectos priorizados se deben incluir en el portafolio de proyectos de la empresa y estos proyectos deben ser los que más valor generen para la organización.

Los proyectos deben ser gestionados dentro del Portafolio de Programas y Proyectos de la empresa, aplicando la Dirección de Proyectos y todas sus buenas prácticas.

Se debe tener en consideración que en el portafolio de proyectos se pueden incluir proyectos para cumplir con estipulaciones regulatorias. Algunas industrias estarán más sujetas a regulaciones que otras.

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

En la organización debería existir una Oficina de Gestión de Proyectos. Esta unidad debe gestionar el portafolio de proyectos de la empresa con buenas prácticas de Dirección de Proyectos y utilizar una herramienta para gestionar el portafolio.

Los resultados de los proyectos gestionados mediante la Administración de Proyectos y sus metodologías serán entregados a las operaciones, generando así beneficios y valor para la empresa.

Todos estos elementos proporcionan la gobernabilidad para gestionar los proyectos en una organización.

Gerente de Proyectos

Normalmente, para gestionar proyectos en una empresa se nombra a un Director de Proyectos.

El cual tiene la función de gestionar los proyectos de manera exitosa hasta su conclusión. Para ello aplicará las prácticas de Dirección de Proyectos acordes al contexto del proyecto y también definirá las estrategias de ejecución del mismo.

Si te interesa la Gestión de Proyectos y quieres saber más te invito a ver los siguientes videos:

  • Por qué estudiar Gerencia de Proyectos.
  • Por qué me gusta ser Project Manager.

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